Thư Cảnh Báo Vi Phạm Bằng Văn Bản Dành Cho Nhân Viên

Hướng dẫn thực tế: Thư Cảnh Báo Vi Phạm Bằng Văn Bản Dành Cho Nhân Viên

Thư Cảnh Báo Vi Phạm Bằng Văn Bản Dành Cho Nhân Viên là thông báo chính thức bằng văn bản của người sử dụng lao động gửi người lao động về một vấn đề cụ thể liên quan đến hành vi hoặc hiệu suất làm việc. Thư mô tả vấn đề, các lần trao đổi trước đó, mức cải thiện cần đạt trước ngày xem xét và các hệ quả có thể xảy ra.

Văn bản này dùng để làm gì

Người sử dụng lao động dùng thư này để ghi nhận một mối lo ngại tại nơi làm việc bằng ngôn ngữ rõ ràng, khách quan. Thư cho người lao động biết vấn đề là gì, những gì đã được trao đổi, điều gì cần thay đổi và khi nào tiến triển sẽ được xem xét. Một hồ sơ rõ ràng có thể giúp hai bên hiểu tình hình hiện tại và giảm bất đồng về sau về những gì đã nói.

Thư thường được dùng cùng với các hồ sơ lao động khác. Thư có thể được lập sau hoặc dẫn đến một kế hoạch cải thiện hiệu suất, dẫn chiếu vai trò và nhiệm vụ được mô tả trong thư đề nghị việc làm chính thức và xác nhận việc làm, hoặc đề cập đến việc bảo quản các thiết bị được liệt kê trong thỏa thuận bàn giao thiết bị làm việc từ xa. Hãy dùng thư cho một vấn đề xác định mà người lao động có thể khắc phục; một tranh chấp rộng hơn hoặc quyết định chấm dứt việc làm cần các văn bản khác.

Thủ tục kỷ luật, các cuộc họp bắt buộc, quyền phản hồi hoặc có người đi kèm, và thời gian lưu cảnh báo trong hồ sơ có thể khác nhau giữa các quốc gia, khu vực và nơi làm việc. Hãy kiểm tra quy định địa phương và chính sách nơi làm việc của bạn trước khi gửi thư, và hỏi luật sư có chuyên môn nếu vấn đề nghiêm trọng hoặc đang bị tranh chấp.

Ai sử dụng văn bản này

• Quản lý hoặc người giám sát xử lý một vấn đề lặp lại về hành vi hoặc chuyên cần.
• Bộ phận nhân sự ghi nhận một bước trong quy trình kỷ luật.
• Chủ doanh nghiệp nhỏ ghi lại bằng văn bản một mối lo ngại về nhân viên.
• Người sử dụng lao động theo dõi một kế hoạch cải thiện hiệu suất chưa mang lại kết quả.
• Người lao động nhận cảnh báo và muốn hiểu rõ các kỳ vọng cũng như ngày xem xét.

Các điều khoản cần thống nhất

Chức danh

Xác định vị trí của người lao động để các kỳ vọng trong thư gắn với vai trò thực tế. Dùng chức danh trong hồ sơ lao động và, khi phù hợp, dẫn chiếu các nhiệm vụ áp dụng cho vai trò đó.

Vấn đề về hành vi hoặc hiệu suất

Mô tả những gì đã xảy ra, kèm ngày tháng và ví dụ cụ thể. Chỉ nêu những sự việc có thể kiểm chứng, chẳng hạn thời gian, thời hạn bị trễ hoặc sự việc cụ thể, thay vì nhận xét chung chung về thái độ hay tính cách.

Các lần trao đổi hoặc cảnh báo trước đó

Ghi chú mọi cuộc trao đổi, lời nhắc nhở bằng miệng hoặc cảnh báo bằng văn bản trước đó, kèm ngày tháng. Nếu đây là lần đầu tiên vấn đề được nêu ra, hãy để trống ô này hoặc ghi rõ điều đó.

Mức cải thiện cần đạt và ngày xem xét

Nêu những gì người lao động cần làm khác đi và thời điểm người sử dụng lao động sẽ xem xét tiến triển. Đặt kỳ vọng có thể đo lường được khi có thể, chẳng hạn giờ đến làm hoặc mục tiêu hoàn thành công việc.

Hệ quả có thể xảy ra nếu không cải thiện

Giải thích các bước tiếp theo có thể được thực hiện nếu vấn đề tiếp diễn, dẫn chiếu chính sách nơi làm việc nếu có. Mô tả hệ quả một cách chính xác và tránh những lời đe dọa không phù hợp với chính sách hoặc quy định địa phương.

Phản hồi của người lao động

Nếu người lao động có thể đưa ý kiến về cảnh báo hoặc đính kèm phản hồi bằng văn bản, hãy mô tả cách thực hiện trong mục “Điều khoản và quy định bổ sung”. Cũng có thể ghi tại đó một lưu ý ngắn về cách đặt câu hỏi hoặc yêu cầu hỗ trợ.

Lỗi thường gặp

• Mô tả vấn đề bằng những từ chung chung như “thái độ kém” mà không có ví dụ. Hãy nêu ngày tháng, sự việc và ảnh hưởng đến công việc.
• Nêu nhiều vấn đề không liên quan trong một lá thư. Các vấn đề riêng biệt có thể rõ ràng hơn khi được nêu trong các thư riêng hoặc các mục được đánh số rõ ràng.
• Đặt kỳ vọng không thể đo lường hoặc ngày xem xét không thực tế. Hãy đưa ra cho người lao động một mục tiêu công bằng, cụ thể.
• Nêu các hệ quả vượt quá chính sách nơi làm việc hoặc quy định địa phương. Hãy kiểm tra những bước tiếp theo mà quy trình của bạn thực sự cho phép.
• Gửi thư mà chưa trao đổi vấn đề với người lao động trong khi quy trình của bạn yêu cầu một cuộc họp. Hãy tuân theo quy trình của chính bạn.
• Không lưu bản sao có chữ ký hoặc xác nhận đã nhận. Hãy ghi lại thời điểm người lao động nhận được thư.

Trước khi ký

• Đối chiếu tên và chức danh của người lao động với hồ sơ của bạn.
• Kiểm tra độ chính xác của từng ngày tháng và ví dụ trong phần mô tả vấn đề.
• Xem lại ghi chú của các lần trao đổi hoặc cảnh báo trước đó và dẫn chiếu chính xác.
• Bảo đảm mức cải thiện cần đạt là cụ thể và ngày xem xét là hợp lý.
• So sánh các hệ quả được nêu với chính sách nơi làm việc và hợp đồng lao động.
• Kiểm tra quy định địa phương về các bước kỷ luật và hỏi luật sư có chuyên môn nếu vấn đề có thể dẫn đến việc cho thôi việc.