Thư Chấp Nhận Đơn Xin Thôi Việc

Hướng dẫn thực tế: Thư Chấp Nhận Đơn Xin Thôi Việc

Thư Chấp Nhận Đơn Xin Thôi Việc là thư phản hồi của người sử dụng lao động xác nhận đã nhận được đơn xin thôi việc của người lao động. Thư ghi lại ngày làm việc cuối cùng đã được xác nhận, các khoản thanh toán và phúc lợi cuối cùng, cùng mọi công việc cần bàn giao hoặc tài sản công ty cần hoàn trả.

Văn bản này dùng để làm gì

Người sử dụng lao động dùng thư này sau khi người lao động nộp đơn xin thôi việc, dù là thư xin thôi việc tiêu chuẩn có thời hạn báo trước hay thư xin thôi việc ngay lập tức. Thư xác nhận việc xin thôi việc bằng văn bản và nêu các sắp xếp thực tế cho việc nghỉ của người lao động, để hai bên có chung một hồ sơ về các mốc ngày và bước tiếp theo đã thống nhất.

Dùng thư này khi người lao động đã quyết định nghỉ và người sử dụng lao động muốn xác nhận các chi tiết. Đây không phải văn bản phù hợp để chấm dứt việc làm theo sáng kiến của người sử dụng lao động, đàm phán gói trợ cấp thôi việc hoặc giải quyết tranh chấp về lý do nghỉ việc. Nếu các bên thỏa thuận về các khoản thanh toán mới hoặc từ bỏ các yêu cầu, một thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động chi tiết hơn có thể phù hợp hơn.

Quy định về thời hạn báo trước, thời điểm trả lương cuối cùng, ngày phép tích lũy, phúc lợi và việc hoàn trả tài sản có thể khác nhau giữa các quốc gia và khu vực, và hợp đồng lao động hoặc chính sách nơi làm việc có thể đặt thêm yêu cầu riêng. Hãy kiểm tra quy định địa phương trước khi nêu số tiền hoặc ngày tháng, và hỏi luật sư có chuyên môn nếu việc nghỉ việc đang bị tranh chấp hoặc liên quan đến số tiền đáng kể.

Ai sử dụng văn bản này

• Người sử dụng lao động hoặc quản lý xác nhận đã nhận đơn xin thôi việc của nhân viên.
• Bộ phận nhân sự ghi nhận ngày nghỉ việc và các sắp xếp về khoản lương cuối cùng.
• Chủ doanh nghiệp nhỏ không có bộ phận nhân sự riêng phản hồi một đơn xin thôi việc.
• Người sử dụng lao động nhận được đơn xin thôi việc ngay lập tức và cần xác nhận ngày làm việc cuối cùng thực tế.
• Người lao động muốn có xác nhận bằng văn bản về ngày làm việc cuối cùng và các khoản thanh toán cuối cùng đã thống nhất.

Các điều khoản cần thống nhất

Chức danh

Nêu chức danh người lao động đang đảm nhận để thư khớp rõ ràng với đơn xin thôi việc và hồ sơ lao động. Dùng chức danh ghi trong hợp đồng lao động hoặc hồ sơ hiện hành thay vì cách gọi không chính thức.

Ngày nhận đơn xin thôi việc

Ghi thời điểm người sử dụng lao động nhận được đơn xin thôi việc, có thể khác với ngày ghi trên thư của người lao động. Ngày này có thể quan trọng khi tính thời hạn báo trước, vì vậy hãy đối chiếu với email, thư hoặc hồ sơ khác mà bạn đã nhận.

Ngày làm việc cuối cùng được xác nhận

Nêu ngày dự kiến kết thúc việc làm của người lao động. Nếu người sử dụng lao động đã đồng ý một ngày sớm hơn hoặc muộn hơn ngày người lao động đề xuất, hãy ghi rõ để không bên nào dựa vào một ngày khác.

Các khoản thanh toán và phúc lợi cuối cùng

Mô tả những gì người lao động sẽ nhận, chẳng hạn lương cuối cùng, tiền cho ngày nghỉ phép chưa sử dụng hoặc ngày kết thúc phúc lợi, và thời điểm dự kiến thanh toán. Giữ mô tả khách quan và đối chiếu từng khoản với hồ sơ tính lương và quy định địa phương.

Công việc bàn giao và tài sản cần hoàn trả

Liệt kê công việc cần bàn giao và mọi tài sản công ty cần hoàn trả, chẳng hạn máy tính xách tay, chìa khóa, thẻ ra vào hoặc tài liệu. Nêu ngày hoặc thời điểm hoàn trả, chẳng hạn ngày làm việc cuối cùng.

Các sắp xếp bổ sung

Những chi tiết như buổi phỏng vấn nghỉ việc, yêu cầu thư giới thiệu hoặc cách liên lạc với người lao động sau khi nghỉ có thể được ghi trong mục “Điều khoản và quy định bổ sung”. Tránh thêm các nghĩa vụ mới mà các bên chưa trao đổi.

Lỗi thường gặp

• Xác nhận ngày làm việc cuối cùng khác với ngày người lao động nêu trong đơn xin thôi việc mà không giải thích lý do. Nếu ngày thay đổi, hãy nêu ngày đã thống nhất và cách hai bên thống nhất.
• Ghi khoản lương cuối cùng bằng những từ chung chung như “tất cả các khoản đến hạn”. Hãy nêu tên từng khoản, chẳng hạn lương hoặc ngày phép chưa sử dụng, để người lao động biết sẽ nhận được gì.
• Quên nhắc đến tài sản công ty cho đến khi người lao động đã rời đi. Hãy đưa thiết bị, chìa khóa và thông tin truy cập vào thư.
• Dùng thư để nêu thêm phàn nàn mới về hiệu suất hoặc hành vi của người lao động. Hãy giữ thư tập trung vào việc xác nhận đơn xin thôi việc và các sắp xếp cho việc nghỉ.
• Sao chép thời hạn báo trước hoặc ngày thanh toán từ một quốc gia hoặc mẫu khác mà không kiểm tra quy định địa phương. Yêu cầu khác nhau giữa các quốc gia và khu vực.
• Gửi thư mà không lưu bản sao hoặc hồ sơ gửi. Hãy lưu thư cùng đơn xin thôi việc gốc của người lao động.

Trước khi ký

• Đối chiếu tên, chức danh của người lao động và ngày nhận đơn xin thôi việc với hồ sơ của bạn.
• Xác nhận ngày làm việc cuối cùng khớp với những gì đã thống nhất với người lao động.
• Kiểm tra khoản lương cuối cùng, ngày phép chưa sử dụng và ngày kết thúc phúc lợi với bộ phận tính lương.
• Liệt kê từng tài sản công ty và mọi công việc bàn giao mà người lao động cần hoàn thành.
• Xem lại hợp đồng lao động và chính sách nơi làm việc về điều khoản báo trước hoặc khoản lương cuối cùng.
• Kiểm tra quy định địa phương về thời điểm trả lương cuối cùng và thời hạn báo trước; hỏi luật sư có chuyên môn nếu việc nghỉ việc đang bị tranh chấp.