Thư Chấm Dứt Hợp Đồng Lao Động

Hướng dẫn thực tế: Thư Chấm Dứt Hợp Đồng Lao Động

Thư Chấm Dứt Hợp Đồng Lao Động là văn bản thông báo của người sử dụng lao động cho người lao động biết việc làm của họ sẽ chấm dứt. Thư nêu chức danh, ngày làm việc cuối cùng, cách thức thực hiện thời hạn báo trước và các khoản thanh toán cuối cùng, cùng tài sản công ty cần hoàn trả.

Văn bản này dùng để làm gì

Người sử dụng lao động dùng thư này để thông báo rõ ràng bằng văn bản cho người lao động rằng việc làm của họ sắp chấm dứt, đồng thời giải thích các bước thực tế tiếp theo. Thư thường được lập sau các hồ sơ lao động trước đó, chẳng hạn thư mời làm việc ban đầu, kế hoạch cải thiện hiệu suất hoặc biên bản giao thiết bị làm việc từ xa. Một lá thư rõ ràng giúp người lao động hiểu ngày làm việc cuối cùng, khoản lương cuối cùng và những gì họ cần hoàn trả.

Dùng thư này khi người sử dụng lao động đã đưa ra quyết định cuối cùng và đã thực hiện quy trình nội bộ của mình. Nếu người lao động xin nghỉ việc, thư xin thôi việc phù hợp hơn. Nếu người sử dụng lao động và người lao động thỏa thuận các điều kiện nghỉ việc, chẳng hạn một khoản thanh toán thỏa thuận, thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động có thể thích hợp hơn.

Việc chấm dứt hợp đồng lao động được quy định chặt chẽ ở nhiều nơi. Quy định về thời hạn báo trước, lý do được phép, việc tham vấn, khoản lương cuối cùng và giấy tờ bắt buộc có thể khác nhau giữa các quốc gia và khu vực, và cũng có thể phụ thuộc vào hợp đồng lao động hoặc thỏa ước tại nơi làm việc. Hãy kiểm tra quy định địa phương và hỏi luật sư có chuyên môn hoặc chuyên gia tư vấn lao động trước khi gửi, đặc biệt nếu việc cho thôi việc có thể bị phản đối.

Ai sử dụng văn bản này

• Chủ doanh nghiệp nhỏ chấm dứt việc làm của nhân viên sau khi tái cơ cấu.
• Quản lý nhân sự xác nhận quyết định cho thôi việc bằng văn bản.
• Người sử dụng lao động chấm dứt việc làm sau khi kế hoạch cải thiện hiệu suất không đạt kết quả.
• Quản lý xác nhận việc kết thúc một vị trí có thời hạn hoặc vị trí thử việc.
• Người sử dụng lao động sắp xếp việc hoàn trả máy tính xách tay, điện thoại hoặc thiết bị khác từ một nhân viên làm việc từ xa sắp nghỉ.

Các điều khoản cần thống nhất

Chức danh

Nêu chức danh hiện tại của người lao động như trong hồ sơ lao động. Điều này giúp xác định vị trí đang bị chấm dứt, đặc biệt khi một người từng đảm nhận nhiều vị trí.

Ngày làm việc cuối cùng

Ghi ngày làm việc cuối cùng. Kiểm tra để bảo đảm ngày này phản ánh mọi thời hạn báo trước bắt buộc theo hợp đồng lao động và quy định địa phương.

Thời hạn báo trước và các khoản thanh toán cuối cùng

Giải thích cách thực hiện thời hạn báo trước, chẳng hạn làm việc trong thời gian báo trước hoặc trả lương thay cho thời gian báo trước, và thời điểm thanh toán lương cuối cùng, tiền cho ngày nghỉ phép chưa sử dụng cùng các khoản khác. Giữ mô tả khách quan và thống nhất với bộ phận tính lương.

Lý do chấm dứt (nếu nêu)

Ô này không bắt buộc. Nếu nêu lý do, hãy viết ngắn gọn, đúng sự thật và thống nhất với các hồ sơ trước đó. Một số nơi yêu cầu phải nêu lý do, trong khi ở những nơi khác thì không bắt buộc.

Tài sản công ty cần hoàn trả

Liệt kê các vật dụng cần hoàn trả, chẳng hạn máy tính xách tay, điện thoại, thẻ nhân viên hoặc chìa khóa, kèm ngày và cách thức hoàn trả. Nêu các tài khoản hoặc quyền truy cập sẽ bị đóng.

Phúc lợi và các nghĩa vụ tiếp tục

Nếu muốn đề cập phúc lợi, thư giới thiệu hoặc nghĩa vụ bảo mật tiếp tục, hãy thêm một ghi chú ngắn trong mục “Điều khoản và quy định bổ sung”. Hãy kiểm tra quy định địa phương trước khi mô tả cách chấm dứt phúc lợi.

Lỗi thường gặp

• Gửi thư trước khi hoàn tất quy trình nội bộ. Hãy bảo đảm mọi cuộc họp, cảnh báo hoặc tham vấn bắt buộc đã được thực hiện trước.
• Đặt ngày làm việc cuối cùng không đủ thời hạn báo trước bắt buộc. Hãy kiểm tra hợp đồng lao động và quy định địa phương trước khi chọn ngày.
• Mô tả khoản lương cuối cùng một cách mơ hồ. Hãy nêu những khoản sẽ được thanh toán và thời điểm thanh toán, và xác nhận với bộ phận tính lương trước khi gửi.
• Đưa ra lý do mâu thuẫn với hồ sơ hoặc đánh giá hiệu suất trước đó. Hãy giữ lý do chính xác, ngắn gọn và nhất quán, hoặc bỏ qua khi không bắt buộc.
• Dùng ngôn ngữ cảm tính hoặc phán xét. Giọng điệu tôn trọng, khách quan sẽ rõ ràng hơn và thể hiện sự tôn trọng đối với người lao động.
• Quên tài sản công ty và quyền truy cập hệ thống. Hãy liệt kê thiết bị cần hoàn trả và xác nhận thời điểm đóng các tài khoản.

Trước khi ký

• Đối chiếu tên, chức danh và thông tin việc làm của người lao động với hồ sơ nhân sự.
• Kiểm tra ngày làm việc cuối cùng so với điều khoản báo trước trong hợp đồng và quy định địa phương.
• Xác nhận khoản lương cuối cùng, ngày phép chưa sử dụng và các khoản khác với bộ phận tính lương.
• Xem lại mọi lý do được nêu để bảo đảm chính xác và nhất quán với các hồ sơ trước đó.
• Liệt kê tài sản công ty cần hoàn trả, kèm ngày và cách thức hoàn trả.
• Kiểm tra quy định lao động tại địa phương và hỏi luật sư có chuyên môn hoặc chuyên gia tư vấn lao động trước khi gửi nếu việc chấm dứt có thể bị khiếu nại.