Формуляр за нареждане за промяна (промяна в обхвата на работата)

Практическо ръководство: Формуляр за нареждане за промяна (промяна в обхвата на работата)

Формулярът за поръчка за промяна (промяна в обхвата на работата) представлява писмен запис на договорена промяна на работа, която вече е обхваната от договор или техническо задание (statement of work). В него се идентифицира първоначалният договор, описва се промяната и се записва всякакво коригиране на цената и графика.

За какво служи

Клиентите и изпълнителите използват поръчка за промяна, когато работата трябва да се разшири, свие или промени след стартирането на проекта. Тя се използва заедно с първоначалното споразумение, като например техническо задание за фрийлансър, договор за разработка на софтуер или уебсайт, рамков договор за услуги с независим изпълнител, договор за подизпълнител или творчески/фотографски договор. Поръчката за промяна отразява какво се е променило, така че двете страни да работят по един и същ актуализиран план.

Използвайте я за конкретна промяна в съществуващ проект, като например добавена функционалност, премахнат резултат от работата или променен краен срок. Ако промяната е толкова голяма, че се равнява на нов проект, ново техническо задание може да бъде по-ясно. Ако страните искат да прекратят работата напълно, уведомление за прекратяване или документ за взаимно прекратяване може да са по-подходящи.

Преди да използвате този формуляр, проверете първоначалния договор за процедура за извършване на промени. Някои договори изискват промените да бъдат подписани от определени лица, номерирани последователно или одобрени преди започване на работата. Правилата относно писмените изменения се различават в различните държави и региони, затова проверете местните изисквания, когато промяната е значителна.

Кой го използва

• Клиент, който иска от фрийлансър или агенция да добави, премахне или модифицира резултати от работата.
• Уеб или софтуерен разработчик, който документира допълнителни функционалности, поискани в хода на проекта.
• Изпълнител, който отразява коригиран график след закъснение или промяна в изискванията.
• Основен изпълнител, който договаря промяна в обхвата с подизпълнител.
• Фотограф или творчески специалист, който описва допълнителни фотосесии, обработки или начини на използване.

Условия за договаряне

Договор или техническо задание

Идентифицирайте споразумението, което се променя, по заглавие и дата, и включете номера на техническото задание (ако има такова). Това свързва поръчката за промяна с правилния документ, когато клиентът има няколко проекта с един и същ изпълнител.

Номер на нареждането за промяна

Дайте на всяка поръчка за промяна уникален номер, като например CO-01, CO-02 и т.н. Последователното номериране улеснява проследяването на цялата история на промените и текущата обща цена.

Описание на промяната

Опишете точно какво се добавя, премахва или променя, като използвате достатъчно конкретни термини, така че и двете страни да могат по-късно да проверят дали то е било доставено. Споменете всичко, което промяната заменя в първоначалния обхват.

Коригиране на цената

Посочете сумата и валутата на увеличението или намалението и пояснете дали това е фиксирана сума или приблизителна оценка. Ако е полезно, отбележете актуализираната обща цена по договора в „Допълнителни условия и разпоредби“.

Промяна в графика

Запишете всяка промяна в крайните срокове, междинните етапи (милстоуни) или датата за крайно предаване. Ако графикът не се променя, посочете го изрично, за да не предполага никоя от страните, че е било предоставено допълнително време.

Въздействие върху останалата част от договора

Поръчката за промяна обикновено запазва всички останали условия на първоначалното споразумение непроменени. Ако сроковете за плащане, критериите за приемане или други условия също се променят, опишете това в „Допълнителни условия и разпоредби“.

Често срещани грешки

• Започване на допълнителната работа преди подписването на нареждането за промяна. Предварителното договаряне на обхвата, цената и сроковете намалява вероятността от последващи спорове относно това какво е било одобрено.
• Описване на промяната с неясни термини като „дребни актуализации“. Избройте конкретните функционалности, страници, резултати или задачи, които са предмет на промяната.
• Оставяне на полето за коригиране на цената празно или попълването му без посочване на валута. Посочете сумата, валутата и дали тя увеличава или намалява цената по договора.
• Пропускане на въпроса с графика. Дори една малка промяна може да засегне последващите етапи, затова запишете новите дати или потвърдете, че няма промяна.
• Използване на несъвместими или дублиращи се номера на поръчките за промяна. Поддържайте опростен регистър на всяка поръчка за промяна и нейния статус.
• Формулярът да бъде подписан от лице, което няма право да одобрява промени. Проверете в първоначалния договор кой е упълномощен да договаря промени от всяка страна.

Преди подписване

• Потвърдете заглавието, датата и номера на договора или техническото задание спрямо подписания оригинал.
• Уверете се, че номерът на поръчката за промяна следва последователността на предходните промени.
• Прочетете описанието на промяната и се уверете, че то отговаря на обсъденото между двете страни.
• Проверете корекцията на цената, валутата и актуализираната обща сума, ако я проследявате.
• Прегледайте корекцията на графика и нейното въздействие върху следващите етапи.
• Проверете процедурата за промени в първоначалния договор и се уверете, че всеки подписал се е упълномощен да одобрява промяната.