Напомняне за плащане на просрочена фактура

Практическо ръководство: Напомняне за плащане на просрочена фактура

Напомнянето за просрочено плащане по фактура е писмено искане до клиент да плати фактура, чийто срок за плащане е изтекъл. В него се идентифицира фактурата, посочва се просрочената сума, обяснява се как да се извърши плащането и се предлага нова дата за плащане.

За какво служи

Свободни практики, изпълнители и бизнеси, предоставящи услуги, използват това напомняне, когато клиентът не е платил фактура навреме. Обикновено то се изпраща в рамките на съществуващо споразумение за услуги, като например генерално споразумение за услуги с независим изпълнител, задание за свободна практика, договор за софтуер или уеб разработка, консултантски договор, творчески или фотографски договор, или договор с подизпълнител. Напомнянето документира искането по любезен, делови начин, който запазва работните взаимоотношения.

Използвайте го като ранна, учтива стъпка, когато плащането се забави. Ако няколко напомняния са останали без отговор и въпросът се е превърнал в официален спор, по-строгото писмо за изискване или професионалният съвет може да са по-подходящи. Ако клиентът оспорва самата работа, може да помогне разрешаването на този въпрос първо, например с удостоверение за завършване и приемане.

Преди да изпратите напомнянето, проверете оригиналния договор за условия за плащане, такси за забавяне и евентуална процедура за разрешаване на спорове. Правилата относно таксите за забавено плащане, лихвите и събирането на вземания се различават в различните държави и региони, затова проверете местните изисквания, преди да споменавате каквито и да било такси. Посъветвайте се с квалифициран юрист, ако сумата е значителна или плащането е отказано.

Кой го използва

• Фрийлансър, който проследява неплатена фактура за извършена работа.
• Малка агенция или студио, които напомнят на клиент за просрочено плащане по проект.
• Консултант, който изисква плащане за вече предоставени консултантски услуги.
• Подизпълнител, който иска от основния изпълнител плащане за доставена работа.
• Счетоводител или офис мениджър, който изпраща напомняния от името на бизнес, предоставящ услуги.

Условия за договаряне

Номер и дата на фактурата

Идентифицирайте фактурата точно както е издадена, с нейния номер и дата. Ако няколко фактури са просрочени, избройте всяка една от тях — в това поле или в „Допълнителни условия и разпоредби“.

Просрочена сума

Посочете неоплатената сума и валута. Ако част от фактурата е платена, посочете първоначалната обща сума, получената сума и остатъка, така че клиентът да може да я съпостави с неговите записи.

Първоначален падеж

Запишете датата на плащане, посочена във фактурата или в договора. Това помага на клиента да види колко дълго плащането е било просрочено.

Начин на плащане

Дайте ясни инструкции за плащане, като например данни за банков превод или линк за плащане, както и основанието, което клиентът трябва да използва. Проверете отново данните за сметката, преди да ги изпратите.

Искана дата за плащане

Предложете нова, разумна дата за плащане. Запазете учтив и практичен тон и проверете договора и местните правила, преди да посочите каквито и да било последици при по-нататъшно забавяне.

Такси за забавяне или лихви

Споменавайте такси за забавяне само ако договорът ги предвижда и местните правила го позволяват. Ако ги включите, опишете основанието в „Допълнителни условия и разпоредби“, вместо да добавяте неизяснени суми.

Често срещани грешки

• Изпращане на напомнянето без проверка дали плащането вече е постъпило. Направете съгласуване на записите си предварително, за да избегнете неудобно уточнение.
• Посочване на грешен номер на фактура, сума или дата на падеж. Копирайте данните от самите фактури, така че клиентът да може да я намери бързо.
• Добавяне на такси за забавяне или лихви, които договорът не предвижда. Проверете условията за плащане и местните правила, преди да споменавате каквито и да било такси.
• Използване на агресивен или заплашителен тон в първото напомняне. Ясното и учтиво искане често води до по-бърз отговор и защитава взаимоотношенията.
• Предоставяне на непълни или неверни данни за плащане. Включете сметката, основанието и всеки метод, който се очаква клиентът да използва.
• Изпращане на напомнянето до лице, което не се занимава с плащанията. Проверете кой отговаря за фактурите от страна на клиента и му изпратете копие, ако е уместно.

Преди подписване

• Потвърдете номера, датата и сумата на фактурата спрямо вашите счетоводни записи.
• Проверете дали вече е получено частично или пълно плащане.
• Проверете първоначалния падеж спрямо фактурата и условията за плащане в договора.
• Проверете отново точността на инструкциите за плащане и основанието.
• Изберете разумна искана дата за плащане и прегледайте тона на напомнянето.
• Проверете договора и местните правила, преди да споменавате такси за забавяне, и се консултирайте с квалифициран юрист, ако вземането е значително или оспорвано.