Удостоверение за връщане или унищожаване на поверителна информация

Практическо ръководство: Удостоверение за връщане или унищожаване на поверителна информация

Удостоверението за връщане или унищожаване на поверителна информация е писмено изявление, че получателят е върнал, унищожил или изтрил поверителни материали. В него се посочват споразумението за конфиденциалност, обхванатите данни, начинът на тяхното третиране и всички запазени копия.

За какво служи

Хората и фирмите използват това удостоверение в края на проект, преговори или работно отношение, когато поверителната информация трябва да бъде върната или унищожена. То следва споразумение за конфиденциалност, като например двустранно или едностранно споразумение за неразгласяване, споразумение за конфиденциалност и прехвърляне на изобретения с работник или служител, основен договор за услуги с независими изпълнители или договор за консултация. Удостоверението дава на разкриващата страна писмен запис за това какво е направено с нейната информация.

Използвайте го, когато споразумението приключи, когато дадена сделка пропадна или когато разкриващата страна поиска обратно своите материали. То регистрира това, което приемащата страна твърди, че е направила; само по себе си то не доказва, че всяко едно копие е изтрито. Ако основният проблем е евентуална злоупотреба или изтичане на информация, може да е необходима друга реакция и професионален съвет.

Проверете споразумението за конфиденциалност за изисквания относно връщането или унищожаването, включително крайна дата, методи и разрешени запазени копия. Правилата относно съхранението на записи, обработването на данни и личната информация се различават в различните държави и региони, затова проверете местните изисквания, преди да изтриете записи, които може да се наложи да запазите.

Кой го използва

• Компания, която е оценила потенциална сделка по споразумение за неразгласяване, което в крайна сметка не се е осъществило.
• Изпълнител или консултант, връщащ клиентски материали в края на ангажимент.
• Напускащ служител, потвърждаващ, че фирмените документи и файлове са върнати или изтрити.
• Разкриваща страна, която изисква писмено потвърждение, че нейната информация вече не се съхранява.
• Доставчик или партньор, приключващ съвместен проект, който е включвал споделени поверителни данни.

Условия за договаряне

Споразумение за конфиденциалност

Идентифицирайте споразумението по заглавие и дата, като например двустранно споразумение за неразгласяване или раздела за конфиденциалност в договор за услуги. Това свързва удостоверението със задълженията, на които то отговаря.

Обхваната информация и материалите

Опишете категориите информация и носителите, на които тя се е съхранявала, като хартиени документи, файлове, имейли, мостри или чертежи. Конкретното описание помага и на двете страни да разберат какво обхваща удостоверението.

Върнати, унищожени или изтрити и по какъв начин

Посочете какво е направено с всяка категория, например върнати с куриер, нарязани на шредер или изтрити от устройства и облачно пространство. Споменете резервните копия (бекъпи) и споделените дискове, ако те са били включени.

Дата на приключване

Запишете датата, на която връщането или унищожаването е приключило. Ако работата е извършена на етапи, използвайте датата, на която е завършена последната стъпка.

Запазени копия и причини за това (ако има такива)

Това поле е незадължително. Ако се запазват копия, като например архивно копие за счетоводни цели или за съхранение на записи, посочете какво се запазва, защо и че то остава поверително.

Продължаваща конфиденциалност

Връщането или унищожаването на материали обикновено не прекратява задължението за запазване на поверителността на информацията. Ако желаете да отбележите, че първоначалните задължения продължават да действат, добавете го в „Допълнителни условия и разпоредби“.

Често срещани грешки

• Описване на информацията твърде смътно, като например „всички материали“. Избройте основните категории и формати, така че разкриващата страна да може да провери обхвата.
• Забравяне на копия в имейли, резервни копия, споделени папки или лични устройства. Направете търсене във всяко място, където може да е била съхранявана информацията, преди да подпишете.
• Подписване преди връщането или унищожаването действително да е приключило. Първо завършете всяка стъпка и след това запишете датата на приключване.
• Пропускане на умишлено запазени копия. Посочете какво се запазва и защо, вместо да внушавате, че всичко е унищожено.
• Унищожаване на записи, които може да е необходимо да се запазят по други причини. Първо проверете споразумението и местните изисквания за съхранение на записи.
• Каране на някого да подпише, без да знае какво е направено. Лицето, което подписва, трябва да може да потвърди предприетите стъпки в рамките на цялата организация.

Преди подписване

• Потвърдете заглавието и датата на споразумението за конфиденциалност.
• Проверете изискванията на споразумението за връщане или унищожаване, включително методите и крайните срокове.
• Потърсете във всички места за съхранение, включително имейли, резервни копия, облачни услуги и устройства, използвани от членовете на екипа.
• Запишете какво е върнато, унищожено или изтрито и по какъв начин за всяка категория информация.
• Избройте всички запазени копия, причината за тяхното запазване и как ще бъдат защитени.
• Проверете местните правила относно съхранението на записи и обработването на данни и се консултирайте с квалифициран юрист, ако информацията е изключително чувствителна или е вероятно да възникне спор.