Ændringsanmodning (ændring af arbejdsomfang)

Praktisk vejledning: Ændringsanmodning (ændring af arbejdsomfang)

En ændringsanmodning (ændring af arbejdsomfang) er en skriftlig registrering af en aftalt ændring af arbejde, der allerede er omfattet af en kontrakt eller en arbejdsbeskrivelse. Den identificerer den oprindelige kontrakt, beskriver ændringen og registrerer eventuelle justeringer af pris og tidsplan.

Hvad den bruges til

Klienter og entreprenører bruger en ændringsanmodning, når arbejdsomfanget skal udvides, indskrænkes eller ændres, efter at projektet er gået i gang. Den bruges sammen med den oprindelige aftale, såsom en freelance-arbejdsbeskrivelse, en aftale om software- eller webudvikling, en generel rammeaftale for uafhængige entreprenører, en underentreprenøraftale eller en aftale om kreativt arbejde eller fotografering. Ændringsanmodningen registrerer, hvad der er ændret, så begge parter arbejder ud fra den samme opdaterede plan.

Brug den til en afgrænset ændring af et eksisterende projekt, f.eks. tilføjelse af en funktion, fjernelse af en leverance eller en ændret tidsfrist. Hvis ændringen er så omfattende, at den svarer til et nyt projekt, kan en ny arbejdsbeskrivelse være mere overskuelig. Hvis parterne ønsker at afslutte arbejdet fuldstændigt, kan en opsigelsesmeddelelse eller et dokument om gensidig ophævelse være mere passende.

Tjek den oprindelige kontrakt for en ændringsprocedure, før du bruger denne formular. Nogle kontrakter kræver, at ændringer underskrives af navngivne personer, nummereres fortløbende eller godkendes, før arbejdet påbegyndes. Reglerne for skriftlige ændringer varierer mellem lande og regioner, så tjek de lokale krav, når ændringen er væsentlig.

Hvem bruger den

• En klient, der beder en freelancer eller et bureau om at tilføje, fjerne eller ændre leverancer.
• En web- eller softwareudvikler, der dokumenterer ekstra funktioner, der er anmodet om midt i projektet.
• En entreprenør, der registrerer en ændret tidsplan efter en forsinkelse eller ændring i kravene.
• En hovedentreprenør, der aftaler en ændring i arbejdsomfanget med en underentreprenør.
• En fotograf eller kreativ professionel, der registrerer yderligere optagelser, redigeringer eller anvendelser.

Vilkår, I skal aftale

Kontrakt eller arbejdsbeskrivelse

Identificér den aftale, der ændres, ved titel og dato, og medtag eventuelt nummeret på arbejdsbeskrivelsen. Dette knytter ændringsanmodningen til det rette dokument, når en klient har flere projekter med den samme entreprenør.

Nummer på ændringsanmodning

Giv hver ændringsanmodning et unikt nummer, f.eks. ÆA-01, ÆA-02 osv. Fortløbende nummerering gør det lettere at spore hele historikken for ændringer og den aktuelle samlede pris.

Beskrivelse af ændringen

Beskriv præcist, hvad der tilføjes, fjernes eller ændres, i termer, der er specifikke nok til, at begge parter senere kan kontrollere, om det er blevet leveret. Nævn det, som ændringen erstatter i det oprindelige omfang.

Prisjustering

Angiv beløbet og valutaen for stigningen eller faldet, og gør det klart, om det er et fast beløb eller et skøn. Hvis det er hensigtsmæssigt, kan du notere den ændrede samlede kontraktpris under “Yderligere vilkår og bestemmelser”.

Justering af tidsplan

Registrer eventuelle ændringer af tidsfrister, milepæle eller den endelige leveringsdato. Hvis tidsplanen ikke ændrer sig, skal du angive dette, så ingen af parterne antager, at der er givet ekstra tid.

Virkning på resten af kontrakten

En ændringsanmodning efterlader normalt alle andre vilkår i den oprindelige aftale uændrede. Hvis betalingstidspunkt, acceptkriterier eller andre vilkår også ændres, skal dette beskrives under “Yderligere vilkår og bestemmelser”.

Almindelige fejl

• At påbegynde det ekstra arbejde, før ændringsanmodningen er underskrevet. At blive enige om omfang, pris og tidspunkt på forhånd mindsker senere uenighed om, hvad der blev godkendt.
• At beskrive ændringen i vage termer som “mindre opdateringer”. Oplist de specifikke funktioner, sider, leverancer eller opgaver, der er involveret.
• At undlade at udfylde prisjusteringen eller skrive den uden en valuta. Angiv beløbet, valutaen og hvorvidt det forhøjer eller nedsætter kontraktprisen.
• At glemme at forholde sig til tidsplanen. Selv en lille ændring kan påvirke senere milepæle, så noter de nye datoer eller bekræft, at ingen ændres.
• At bruge inkonsistente eller ens numre på ændringsanmodninger. Før en simpel logbog over hver ændringsanmodning og dens status.
• At lade formularen underskrive af en person, der ikke har bemyndigelse til at godkende ændringer. Tjek den oprindelige kontrakt for, hvem der har bemyndigelse til at godkende ændringer på vegne af den pågældende part.

Før du skriver under

• Bekræft titel, dato og nummer på kontrakten eller arbejdsbeskrivelsen op imod det underskrevne originaleksemplar.
• Kontrollér, at nummeret på ændringsanmodningen følger rækkefølgen af tidligere ændringer.
• Læs beskrivelsen af ændringen, og bekræft, at den stemmer overens med det, begge parter har drøftet.
• Bekræft prisjusteringen, valutaen og den opdaterede samlede pris, hvis I følger den.
• Gennemgå tidsplanjusteringen og dens virkning på senere milepæle.
• Tjek den oprindelige kontrakts ændringsprocedure, og bekræft, at hver underskriver har bemyndigelse til at godkende ændringen.