Attest for tilbagelevering eller makulering af fortrolige oplysninger

Praktisk vejledning: Attest for tilbagelevering eller makulering af fortrolige oplysninger

En erklæring om returnering eller tilintetgørelse af fortrolig information er en skriftlig bekræftelse på, at en modtager har returneret, tilintetgjort eller slettet fortroligt materiale. Den identificerer fortrolighedsaftalen, den omfattede information, hvordan den er blevet håndteret, og eventuelle beholdte kopier.

Hvad den bruges til

Personer og virksomheder bruger denne erklæring ved slutningen af et projekt, en forhandling eller et samarbejde, når fortrolig information skal returneres eller tilintetgøres. Den følger en fortrolighedsaftale såsom en gensidig eller ensidig hemmeligholdelsesaftale, en medarbejderaftale om fortrolighed og opfindelser, en rammeaftale for uafhængige konsulenter eller en konsulentaftale. Erklæringen giver den udleverende part en skriftlig dokumentation for, hvad der er sket med deres information.

Brug den, når aftalen udløber, når en handel ikke bliver til noget, eller når den udleverende part beder om at få sit materiale tilbage. Den registrerer det, som modtageren oplyser at have gjort; den beviser ikke i sig selv, at enhver kopi er væk. Hvis hovedproblemet er mistanke om misbrug eller lækage, kan der være brug for en anden reaktion og professionel rådgivning.

Tjek fortrolighedsaftalen for krav om returnering eller tilintetgørelse, herunder frister, metoder og tilladte beholdte kopier. Regler om opbevaring af oplysninger, datahåndtering og personoplysninger varierer mellem lande og regioner, så tjek lokale krav, før du sletter oplysninger, du muligvis skal beholde.

Hvem bruger den

• En virksomhed, der har evalueret en potentiel handel under en hemmeligholdelsesaftale, som ikke blev til noget.
• En entreprenør eller konsulent, der returnerer klientmateriale ved afslutningen af et samarbejde.
• En fratrædende medarbejder, der bekræfter, at virksomhedens dokumenter og filer er blevet returneret eller slettet.
• En udleverende part, der anmoder om skriftlig bekræftelse på, at deres information ikke længere opbevares.
• En leverandør eller partner, der afslutter et fælles projekt, som involverede deling af fortrolige data.

Vilkår, I skal aftale

Fortrolighedsaftale

Identificér aftalen ved titel og dato, såsom en gensidig hemmeligholdelsesaftale eller fortrolighedsafsnittet i en tjenesteydelseskontrakt. Dette knytter erklæringen til de forpligtelser, den reagerer på.

Omfattet information og materiale

Beskriv kategorierne af information og de former, de havde, såsom papirdokumenter, filer, e-mails, prøver eller tegninger. Det at være specifik hjælper begge parter med at forstå, hvad erklæringen dækker.

Returneret, tilintetgjort eller slettet, og hvordan

Angiv, hvad der blev gjort med hver kategori, for eksempel returneret med kurér, makuleret eller slettet fra enheder og cloudlagring. Nævn sikkerhedskopier og delte drev, hvis de var inkluderet.

Dato for fuldførelse

Registrér den dato, hvor returneringen eller tilintetgørelsen blev afsluttet. Hvis arbejdet blev udført i etaper, bruges datoen, hvor det sidste skridt blev fuldført.

Beholdte kopier og årsag, hvis nogen

Dette felt er valgfrit. Hvis der beholdes kopier, såsom en arkiveret kopi gemt af regnskabsmæssige eller dokumentationsmæssige årsager, angives hvad der beholdes, hvorfor, og at det forbliver fortroligt.

Fortsat fortrolighed

Returnering eller tilintetgørelse af materiale afslutter normalt ikke pligten til at holde informationen fortrolig. Hvis du vil bemærke, at de oprindelige forpligtelser fortsætter, kan du tilføje det under “Yderligere vilkår og bestemmelser”.

Almindelige fejl

• At beskrive informationen alt for vagt, såsom “alt materiale.” Oplist hovedkategorierne og formaterne, så den udleverende part kan kontrollere omfanget.
• At glemme kopier i e-mails, sikkerhedskopier, delte mapper eller personlige enheder. Gennemsøg alle steder, hvor informationen kan være blevet gemt, før du underskriver.
• At underskrive, før returneringen eller tilintetgørelsen rent faktisk er fuldført. Afslut hvert skridt først, og registrér derefter fuldførelsesdatoen.
• At udelade kopier, der bevidst beholdes. Angiv hvad der gemmes og hvorfor, i stedet for at antyde, at alt blev tilintetgjort.
• At tilintetgøre oplysninger, der muligvis skal gemmes af andre årsager. Tjek aftalen og lokale krav til opbevaring af oplysninger først.
• At lade en person underskrive, som ikke ved, hvad der er blevet gjort. Underskriveren bør være i stand til at bekræfte de skridt, der er taget på tværs af organisationen.

Før du skriver under

• Bekræft fortrolighedsaftalens titel og dato.
• Tjek aftalens krav om returnering eller tilintetgørelse, herunder metoder og frister.
• Gennemsøg alle lagringssteder, herunder e-mail, sikkerhedskopier, cloudtjenester og enheder brugt af teammedlemmer.
• Registrér hvad der blev returneret, tilintetgjort eller slettet, og hvordan, for hver informationskategori.
• Oplist eventuelle beholdte kopier, årsagen til at de gemmes, og hvordan de vil blive beskyttet.
• Tjek lokale regler om opbevaring af oplysninger og datahåndtering, og spørg en kvalificeret advokat, hvis informationen er yderst følsom, eller der er sandsynlighed for en tvist.