Afleverings- og godkendelsesattest

Praktisk vejledning: Afleverings- og godkendelsesattest

En færdiggørelses- og acceptattest er en skriftlig optegnelse af, at en klient har modtaget og accepteret arbejde eller leverancer i henhold til en kontrakt eller arbejdsbeskrivelse. Den angiver acceptdatoen, eventuelle udestående punkter og den endelige betaling, der nu forfalder.

Hvad den bruges til

Klienter og entreprenører bruger denne attest ved afslutningen af et projekt eller en fase for at dokumentere, at det aftalte arbejde er leveret og accepteret. Den knytter sig til den oprindelige aftale, såsom en freelance-arbejdsbeskrivelse, en software- eller webudviklingsaftale, en rammeaftale for uafhængige entreprenører, en underentreprenøraftale, en kreativ eller fotografisk kontrakt eller en konsulentaftale. En fælles acceptattest kan hjælpe med at afslutte projektet og udløse den endelige faktura.

Brug den, når klienten er klar til at bekræfte accept – enten fuldt ud eller med anførte undtagelser. Hvis klienten endnu ikke er tilfreds, og arbejdet kræver ændringer, bør du først notere problemerne og aftale de næste skridt. Hvis selve omfanget ændrede sig under projektet, skal der muligvis underskrives en ændringsanmodning, før accepten gives.

Tjek den oprindelige kontrakt for acceptprocedurer, såsom testperioder, acceptkriterier eller regler for stiltiende accept. Virkningen af at acceptere arbejde, herunder i forhold til garantier og senere krav, varierer mellem lande og regioner og afhænger af kontrakten. Spørg en kvalificeret advokat, hvis projektet er omfattende, eller der er uenighed om kvaliteten.

Hvem bruger den

• En klient, der bekræfter, at et websted, en app eller et softwareprojekt er leveret som aftalt.
• En freelancer eller et bureau, der beder klienten om at underskrive for et fuldført projekt eller en milepæl.
• En konsulent, der afslutter et rådgivningsforløb efter levering af en endelig rapport.
• En hovedentreprenør, der accepterer en underentreprenørs afsluttede arbejdspakke.
• En fotograf eller kreativ professionel, der dokumenterer klientens godkendelse af de endelige billeder eller medier.

Vilkår, I skal aftale

Kontrakt eller arbejdsbeskrivelse

Identificér den aftale, arbejdet blev udført under, ved titel og dato. Medtag eventuel arbejdsbeskrivelse eller projektnummer, så attesten knytter sig til det rette forløb.

Accepteret arbejde eller leverancer

Oplist det, der accepteres, såsom specifikke faser, funktioner, filer eller rapporter, og hvornår de blev leveret. Vær specifik nok til, at begge parter kan se, hvad der er omfattet, og hvad der ikke er.

Acceptdato

Registrér den dato, hvor klienten accepterer arbejdet. Denne dato kan være vigtig for garantiperioder, supportforpligtelser eller betalingstidspunkter i henhold til den oprindelige aftale.

Udestående punkter eller undtagelser

Dette felt er valgfrit. Brug det til at opliste eventuelle mindre punkter, der mangler at blive fuldført eller rettet, med forventede datoer, hvis det er muligt. Hvis det lades tomt, antydes det, at intet er udestående, så tjek omhyggeligt.

Endelig betaling, der nu forfalder

Angiv det beløb og den valuta, der nu skal betales, samt betalingstidspunktet. Hvis en del af betalingen tilbageholdes, indtil udestående punkter er færdiggjorte, skal dette siges tydeligt.

Garanti og support efter accept

Mange aftaler indeholder en support- eller rettelsesperiode efter accept. Hvis du ønsker at bemærke dette, kan du tilføje en kort henvisning under “Yderligere vilkår og bestemmelser”.

Almindelige fejl

• At underskrive accepten uden først at gennemgå eller teste arbejdet. Tjek hver enkelt leverance op imod det aftalte omfang og eventuelle acceptkriterier først.
• At beskrive det accepterede arbejde for bredt, f.eks. “projektet”. Oplist de omfattede faser, funktioner eller filer, så senere spørgsmål kan besvares.
• At udelade kendte problemer fra feltet for udestående punkter. Registrér dem med en måldato, selvom de virker mindre.
• At opgive et endeligt betalingsbeløb, der ikke stemmer overens med kontrakten og ændringsanmodninger. Genberegn ud fra den oprindelige pris, eventuelle justeringer og allerede foretagne betalinger.
• At glemme ændringsanmodninger, der er underskrevet under projektet. Sørg for, at det accepterede arbejde afspejler det endelige, opdaterede omfang.
• At lade en person underskrive, som ikke er autoriseret til at acceptere arbejde på vegne af klienten. Tjek, hvem der kan godkende leverancer i henhold til den oprindelige aftale.

Før du skriver under

• Bekræft kontraktens eller arbejdsbeskrivelsens titel, dato og nummer.
• Gennemgå hver enkelt opført leverance i forhold til det aftalte omfang, ændringsanmodninger og eventuelle acceptkriterier.
• Tjek acceptdatoen, og hvordan den relaterer sig til eventuelle garanti- eller supportperioder.
• Oplist alle udestående punkter eller undtagelser med måldatoer, hvor det er muligt.
• Genberegn den endelige betaling, der forfalder, herunder valuta, tidspunkt og eventuelt tilbageholdt beløb.
• Tjek den oprindelige kontrakts acceptprocedure og lokale krav, og spørg en kvalificeret advokat, hvis der er tvist om kvaliteten.