Carta de Advertencia Escrita al Empleado

Guía práctica: Carta de Advertencia Escrita al Empleado

Una carta de advertencia escrita al empleado es una notificación formal por escrito del empleador a un empleado sobre un problema concreto de conducta o de rendimiento. Describe el problema, las conversaciones previas, la mejora que se espera para una fecha de revisión y las posibles consecuencias.

Para qué sirve

Los empleadores utilizan esta carta para dejar constancia de una preocupación laboral en términos claros y objetivos. Indica al empleado cuál es el problema, qué se ha tratado ya, qué debe cambiar y cuándo se revisará su evolución. Un registro claro puede ayudar a ambas partes a entender en qué punto se encuentran y reducir posteriores desacuerdos sobre lo que se dijo.

A menudo se utiliza junto con otros documentos laborales. Puede seguir a un plan de mejora del rendimiento o dar lugar a uno, remitir al puesto y las funciones descritos en una carta formal de oferta de empleo y verificación laboral, o tratar el cuidado de los elementos enumerados en un acuerdo de trabajo remoto y asignación de equipos. Utilícela para un problema concreto que el empleado pueda corregir; una controversia amplia o la decisión de poner fin a la relación laboral requieren otros documentos.

Los procedimientos disciplinarios, las reuniones obligatorias, el derecho a responder o a estar acompañado y el tiempo que las advertencias permanecen en el expediente varían según el país, la región y el lugar de trabajo. Consulte los requisitos locales y las políticas internas de su organización antes de emitir la carta, y pregunte a un abogado cualificado si el asunto es grave o es objeto de controversia.

Quién lo utiliza

• Un responsable o supervisor que aborda un problema reiterado de conducta o de asistencia.
• Un equipo de recursos humanos que documenta una etapa de un procedimiento disciplinario.
• El propietario de una pequeña empresa que deja constancia por escrito de una preocupación sobre un empleado.
• Un empleador que hace el seguimiento de un plan de mejora del rendimiento que no ha dado resultados.
• Un empleado que recibe la advertencia y quiere entender lo que se espera de él y la fecha de revisión.

Condiciones que deben acordarse

Puesto

Identifique el puesto del empleado para que las expectativas de la carta se refieran a sus funciones reales. Utilice la denominación que figura en los registros laborales y, cuando proceda, mencione las funciones que corresponden a ese puesto.

Problema de conducta o de rendimiento

Describa lo ocurrido, con fechas y ejemplos concretos. Cíñase a hechos verificables, como horarios, plazos incumplidos o incidentes determinados, en lugar de juicios generales sobre la actitud o el carácter.

Conversaciones o advertencias previas

Indique cualquier conversación anterior, recordatorio verbal o advertencia escrita, con sus fechas. Si es la primera vez que se plantea el problema, deje el campo vacío o indíquelo claramente.

Mejora esperada y fecha de revisión

Indique qué debe hacer el empleado de forma distinta y cuándo revisará el empleador su evolución. Siempre que sea posible, formule una expectativa medible, como una hora de llegada o un objetivo de finalización.

Posibles consecuencias si no hay mejora

Explique qué medidas adicionales podrían adoptarse si el problema persiste, remitiendo a la política interna cuando exista. Describa las consecuencias con exactitud y evite amenazas que no se ajusten a la política ni a las reglas locales.

Respuesta del empleado

Si el empleado puede hacer comentarios sobre la advertencia o adjuntar una respuesta por escrito, explique cómo en «Términos y Disposiciones Adicionales». También puede incluir allí una breve nota sobre cómo plantear preguntas o solicitar apoyo.

Errores frecuentes

• Describir el problema en términos generales, como «mala actitud», sin ejemplos. Indique fechas, incidentes y su efecto en el trabajo.
• Plantear varios problemas sin relación entre sí en una misma carta. Los problemas distintos pueden quedar más claros en cartas separadas o en secciones claramente numeradas.
• Fijar una expectativa que no se puede medir o una fecha de revisión poco realista. Dé al empleado un objetivo justo y concreto.
• Indicar consecuencias que van más allá de la política interna o de las reglas locales. Compruebe qué medidas adicionales permiten realmente sus procedimientos.
• Emitir la carta sin haber hablado antes del problema con el empleado cuando sus procedimientos exigen una reunión. Siga su propio proceso.
• No conservar una copia firmada o con acuse de recibo. Deje constancia de cuándo recibió el empleado la carta.

Antes de firmar

• Compruebe en sus registros el nombre y el puesto del empleado.
• Verifique la exactitud de cada fecha y ejemplo de la descripción del problema.
• Revise las notas de conversaciones o advertencias previas y menciónelas correctamente.
• Asegúrese de que la mejora esperada sea concreta y de que la fecha de revisión sea razonable.
• Compare las consecuencias indicadas con su política interna y con el contrato de trabajo.
• Consulte los requisitos locales sobre los pasos disciplinarios y pregunte a un abogado cualificado si el asunto podría dar lugar a un despido.