Konfidentsiaalse teabe tagastamise või hävitamise akt

Praktiline juhend: Konfidentsiaalse teabe tagastamise või hävitamise akt

Konfidentsiaalse teabe tagastamise või hävitamise akt on kirjalik kinnitus, et teabe saaja on konfidentsiaalsed materjalid tagastanud, hävitanud või kustutanud. Aktis märgitakse konfidentsiaalsusleping, hõlmatud teave, selle käsitlemise viis ja võimalikud allesjäetud koopiad.

Milleks see on mõeldud

Inimesed ja ettevõtted kasutavad seda akti projekti, läbirääkimiste või koostöösuhte lõpus, kui konfidentsiaalne teave tuleb tagastada või hävitada. Akt järgneb konfidentsiaalsuskokkuleppele, näiteks vastastikusele või ühepoolsele konfidentsiaalsuslepingule, töötaja konfidentsiaalsuse ja leiutiste loovutamise lepingule, sõltumatu töövõtja raamteenuste lepingule või konsultatsiooni- ja nõustamisteenuste lepingule. Akt annab teabe avaldanud poolele kirjaliku tõendi selle kohta, mida tema teabega tehti.

Kasutage seda siis, kui leping lõpeb, tehing jääb ära või teabe avaldanud pool palub oma materjalid tagasi. Akt fikseerib, mida teabe saanud pool kinnitab olevat teinud; see ei tõenda iseenesest, et kõik koopiad on kadunud. Kui peamine küsimus on kahtlustatav väärkasutus või leke, võib vaja olla teistsugust reageerimist ja professionaalset nõu.

Kontrollige konfidentsiaalsuslepingust tagastamise või hävitamise nõudeid, sealhulgas tähtaegu, viise ja lubatud allesjäetavaid koopiaid. Dokumentide säilitamise, andmete käsitlemise ja isikuandmete eeskirjad erinevad riikide ja piirkondade lõikes, seega kontrollige kohalikke nõudeid enne, kui kustutate dokumente, mida võib olla vaja säilitada.

Kes seda kasutab

• Ettevõte, kes hindas konfidentsiaalsuslepingu alusel võimalikku tehingut, mis jäi ära.
• Töövõtja või konsultant, kes tagastab tellimuse lõpus kliendi materjalid.
• Lahkuv töötaja, kes kinnitab, et ettevõtte dokumendid ja failid on tagastatud või kustutatud.
• Teavet avaldanud pool, kes soovib kirjalikku kinnitust, et tema teavet enam ei hoita.
• Tarnija või partner, kes lõpetab ühisprojekti, milles jagati konfidentsiaalseid andmeid.

Kokkulepitavad tingimused

Konfidentsiaalsusleping

Märkige leping pealkirja ja kuupäevaga, näiteks vastastikune konfidentsiaalsuslepe või teenuslepingu konfidentsiaalsust käsitlev jaotis. Nii on akt seotud kohustustega, millele see vastab.

Hõlmatud teave ja materjalid

Kirjeldage teabe liike ja vorme, milles see esines, näiteks paberdokumendid, failid, e-kirjad, näidised või joonised. Konkreetsus aitab mõlemal poolel mõista, mida akt hõlmab.

Tagastatud, hävitatud või kustutatud ning mil viisil

Märkige, mida iga teabeliigiga tehti, näiteks tagastati kulleriga, purustati või kustutati seadmetest ja pilvesalvestusest. Mainige varukoopiaid ja jagatud kettaid, kui need olid hõlmatud.

Lõpetamise kuupäev

Märkige kuupäev, mil tagastamine või hävitamine lõpetati. Kui seda tehti etappide kaupa, kasutage viimase sammu lõpetamise kuupäeva.

Allesjäetud koopiad ja põhjus (kui neid on)

See väli on valikuline. Kui mõni koopia jäetakse alles, näiteks raamatupidamise või dokumentide säilitamise eesmärgil arhiveeritud koopia, märkige, mis alles jäetakse, miks ja et see jääb konfidentsiaalseks.

Konfidentsiaalsuse jätkumine

Materjalide tagastamine või hävitamine ei lõpeta tavaliselt kohustust hoida teavet konfidentsiaalsena. Kui soovite märkida, et algsed kohustused kehtivad edasi, lisage see jaotisse „Täiendavad tingimused ja sätted”.

Levinud vead

• Teabe liiga ebamäärane kirjeldamine, näiteks „kõik materjalid”. Loetlege peamised teabeliigid ja vormid, et teabe avaldanud pool saaks ulatust kontrollida.
• Koopiate unustamine e-postis, varukoopiates, jagatud kaustades või isiklikes seadmetes. Enne allkirjastamist otsige läbi kõik kohad, kus teavet võidi hoida.
• Allkirjastamine enne, kui tagastamine või hävitamine on tegelikult lõpule viidud. Lõpetage kõigepealt iga samm ja märkige seejärel lõpetamise kuupäev.
• Teadlikult allesjäetud koopiate märkimata jätmine. Märkige, mis alles jäetakse ja miks, selle asemel et jätta mulje, nagu oleks kõik hävitatud.
• Dokumentide hävitamine, mida võib olla vaja muudel põhjustel säilitada. Kontrollige kõigepealt lepingut ja kohalikke dokumentide säilitamise nõudeid.
• Akti laskmine allkirjastada isikul, kes ei tea, mida tehti. Allkirjastaja peaks suutma kinnitada kogu organisatsioonis tehtud samme.

Enne allkirjastamist

• Kontrollige konfidentsiaalsuslepingu pealkirja ja kuupäeva.
• Kontrollige lepingu tagastamise või hävitamise nõudeid, sealhulgas viise ja tähtaegu.
• Otsige läbi kõik salvestuskohad, sealhulgas e-post, varukoopiad, pilveteenused ja meeskonnaliikmete kasutatavad seadmed.
• Märkige iga teabeliigi kohta, mis tagastati, hävitati või kustutati ja mil viisil.
• Loetlege kõik allesjäetud koopiad, nende säilitamise põhjus ja see, kuidas neid kaitstakse.
• Kontrollige kohalikke dokumentide säilitamise ja andmete käsitlemise eeskirju ning kui teave on väga tundlik või vaidlus on tõenäoline, küsige nõu kvalifitseeritud juristilt.