Maksetähtaja ületanud arve meeldetuletus

Praktiline juhend: Maksetähtaja ületanud arve meeldetuletus

Maksetähtaja ületanud arve meeldetuletus on kirjalik palve kliendile tasuda arve, mille maksetähtaeg on möödunud. Meeldetuletuses märgitakse arve, tasumata summa, makseviis ja pakutakse uut maksekuupäeva.

Milleks see on mõeldud

Vabakutselised, töövõtjad ja teenindusettevõtted kasutavad seda meeldetuletust siis, kui klient ei ole arvet õigeks ajaks tasunud. Tavaliselt saadetakse see olemasoleva teenuste kokkuleppe alusel, näiteks sõltumatu töövõtja raamteenuste lepingu, vabakutselise tööde mahu kirjelduse, tarkvara ja veebiarenduse lepingu, konsultatsiooni- ja nõustamisteenuste lepingu, fotograafia-, videograafia- ja loomingulise meedia lepingu või allhankelepingu alusel. Meeldetuletus fikseerib palve viisakal ja faktipõhisel viisil, mis hoiab koostöösuhet.

Kasutage seda varajase ja viisaka sammuna, kui makse hilineb. Kui mitmele meeldetuletusele ei ole vastatud ja asi on muutunud ametlikuks vaidluseks, võib sobivam olla rangem nõudekiri või professionaalne nõu. Kui klient vaidlustab töö enda, võib olla abi selle küsimuse eelnevast lahendamisest, näiteks tööde üleandmise-vastuvõtmise akti abil.

Enne saatmist kontrollige algsest lepingust maksetingimusi, viivistasusid ja vaidluste lahendamise korda. Hilinenud maksete tasude, intressi ja võlgade sissenõudmise eeskirjad erinevad riikide ja piirkondade lõikes, seega kontrollige enne mis tahes tasude mainimist kohalikke nõudeid. Kui summa on suur või klient keeldub maksmast, küsige nõu kvalifitseeritud juristilt.

Kes seda kasutab

• Vabakutseline, kes tuletab meelde tehtud töö eest esitatud tasumata arvet.
• Väike agentuur või stuudio, kes tuletab kliendile meelde tähtaja ületanud projektimakset.
• Konsultant, kes palub tasu juba osutatud nõustamisteenuste eest.
• Allhankija, kes palub peatöövõtjal tasuda üleantud töö eest.
• Raamatupidaja või kontorijuht, kes saadab meeldetuletusi teenindusettevõtte nimel.

Kokkulepitavad tingimused

Arve number ja kuupäev

Märkige arve täpselt nii, nagu see väljastati, koos numbri ja kuupäevaga. Kui tähtaja ületanud arveid on mitu, loetlege igaüks neist kas selles väljas või jaotises „Täiendavad tingimused ja sätted”.

Tasumata summa

Märkige tasumata summa ja valuuta. Kui arvest on osa tasutud, näidake algne kogusumma, laekunud summa ja jääk, et klient saaks selle oma andmetega võrrelda.

Algne maksetähtaeg

Märkige arvel või lepingus märgitud maksekuupäev. See aitab kliendil näha, kui kaua makse on tasumata olnud.

Makseviis

Andke selged maksejuhised, näiteks pangaülekande andmed või makselink, ning viitenumber või selgitus, mida klient peaks kasutama. Enne saatmist kontrollige kontoandmed üle.

Soovitud maksekuupäev

Pakkuge välja mõistlik uus maksekuupäev. Hoidke toon viisakas ja asjalik ning kontrollige enne edasise viivituse tagajärgede mainimist lepingut ja kohalikke eeskirju.

Viivistasud või intress

Mainige hilinemistasusid ainult siis, kui leping neid ette näeb ja kohalikud eeskirjad neid lubavad. Kui need lisate, kirjeldage nende alust jaotises „Täiendavad tingimused ja sätted”, mitte ärge lisage selgitamata summasid.

Levinud vead

• Meeldetuletuse saatmine kontrollimata, kas makse on juba laekunud. Võrrelge kõigepealt oma andmeid, et vältida ebamugavat parandust.
• Vale arvenumbri, summa või maksetähtaja märkimine. Kandke andmed üle arvelt endalt, et klient selle kiiresti üles leiaks.
• Viivistasude või intressi lisamine, mida leping ette ei näe. Kontrollige enne mis tahes tasu mainimist maksetingimusi ja kohalikke eeskirju.
• Agressiivse või ähvardava tooni kasutamine esimeses meeldetuletuses. Selge ja viisakas palve toob sageli kiirema vastuse ja hoiab koostöösuhet.
• Puudulike või valede makseandmete esitamine. Lisage konto, viitenumber või selgitus ja makseviis, mida klient peaks kasutama.
• Meeldetuletuse saatmine isikule, kes makseid ei korralda. Kontrollige, kes kliendi poolel arvete eest vastutab, ja vajaduse korral lisage ta koopia saajaks.

Enne allkirjastamist

• Kontrollige arve numbrit, kuupäeva ja summat oma raamatupidamisandmete alusel.
• Kontrollige, kas osaline või täielik makse on juba laekunud.
• Kontrollige algset maksetähtaega arve ja lepingu maksetingimuste alusel.
• Kontrollige maksejuhiste ning viitenumbri või selgituse õigsust.
• Valige mõistlik soovitud maksekuupäev ja vaadake üle meeldetuletuse toon.
• Kontrollige enne hilinemistasude mainimist lepingut ja kohalikke eeskirju ning kui võlg on suur või vaidlusalune, küsige nõu kvalifitseeritud juristilt.