نامه استرداد ودیعه ضمانت و کسورات تفکیک‌شده

راهنمای کاربردی: نامه استرداد ودیعه ضمانت و کسورات تفکیک‌شده

نامه استرداد ودیعه ضمانت و کسورات تفکیک‌شده بیانیه‌ای کتبی از سوی موجر به مستأجر سابق است که توضیح می‌دهد با ودیعه ضمانت چگونه رفتار می‌شود. این نامه ودیعه نگهداری‌شده را ثبت می‌کند، هر کسر و دلیل آن را فهرست می‌کند و مبلغ بازگردانده‌شده و نحوه بازگرداندن آن را بیان می‌کند.

کاربرد این سند

موجران و مدیران املاک پس از پایان اجاره از این نامه استفاده می‌کنند تا توضیح دهند ودیعه ضمانت چه شده است. این نامه مبلغ نگهداری‌شده، هر کسر همراه با دلیلی کوتاه، مبلغی که بازگردانده می‌شود و روش و تاریخ بازگرداندن آن را مشخص می‌کند. این نامه پس از قرارداد اجاره مسکونی، قرارداد اجاره فرعی اتاق، قرارداد اجاره ملک تجاری، قرارداد اجاره ماه به ماه یا توافق‌نامه اجاره کوتاه مدت و اقامتگاه تفریحی می‌آید و اغلب بر چک‌لیست بازرسی تحویل و تخلیه ملک که در آغاز اجاره تکمیل شده است تکیه دارد.

هنگام بازگرداندن کامل یا جزئی ودیعه از این نامه استفاده کنید. صورت‌حساب روشن و تفکیک‌شده به مستأجر سابق کمک می‌کند ارقام را بفهمد و می‌تواند از اختلافات بکاهد. همچنین وقتی مستأجر سابق نامه مطالبه استرداد ودیعه ضمانت فرستاده و ودیعه یا توضیحی درباره کسورات خواسته است، این نامه می‌تواند به‌عنوان پاسخ به کار رود.

پیش از ارسال، مقررات محل وقوع ملک را بررسی کنید. مقررات مربوط به مهلت بازپرداخت، کسورات مجاز، مدارک الزامی، سود ودیعه و روش‌های ابلاغ در کشورها و مناطق مختلف متفاوت است. اگر کسورات زیاد است یا مستأجر به آن‌ها اعتراض دارد، با وکیل واجد صلاحیت مشورت کنید.

چه کسانی از آن استفاده می‌کنند

• موجری که پس از تخلیه مستأجر، ودیعه را بازمی‌گرداند.
• مدیر املاکی که از طرف مالک به ودیعه‌ها رسیدگی می‌کند.
• مستأجر اصلی که بر اساس قرارداد اجاره فرعی اتاق، ودیعه مستأجر فرعی را بازمی‌گرداند.
• موجر تجاری که در پایان اجاره، ودیعه مستأجر کسب‌وکار را تسویه می‌کند.
• میزبان اجاره کوتاه‌مدت که پس از اقامت، کسورات بابت خسارت یا نظافت را توضیح می‌دهد.

شرایطی که باید درباره‌شان توافق شود

نشانی ملک مورد اجاره

نشانی کامل ملک مورد اجاره را همان‌طور که در اجاره‌نامه نوشته شده است بیاورید، از جمله شماره واحد یا اتاق. این کار نامه را به اجاره درست مرتبط می‌کند.

تاریخ پایان اجاره

تاریخی را که اجاره پایان یافت و ملک تحویل داده شد بنویسید. این تاریخ مبنای ارزیابی وضعیت ملک و زمان‌بندی بازپرداخت است.

ودیعه نگهداری‌شده

کل ودیعه نگهداری‌شده را بنویسید و در صورت لزوم واحد پول را هم ذکر کنید. اگر سودی تعلق می‌گیرد یا قبلاً بخشی از ودیعه بازگردانده شده است، آن را در «شرایط و مفاد تکمیلی» توضیح دهید.

کسورات تفکیک‌شده و دلایل آن‌ها

هر کسر را جداگانه همراه با مبلغ و دلیلی کوتاه، مانند نظافت، تعمیر یا اجاره‌بهای پرداخت‌نشده، فهرست کنید. در صورت امکان به سوابق پشتیبان مانند یادداشت‌های بازرسی، عکس‌ها یا صورت‌حساب‌ها اشاره کنید.

مبلغ بازگردانده‌شده

مبلغی را که پس از کسورات بازگردانده می‌شود بنویسید. بررسی کنید که ودیعه نگهداری‌شده منهای مجموع کسورات برابر با این رقم باشد.

روش و تاریخ بازپرداخت

شرح دهید پول چگونه، مثلاً با انتقال بانکی یا چک، و در چه تاریخی بازگردانده می‌شود. در صورت امکان از اطلاعات نشانی جدیدی که مستأجر داده است استفاده کنید.

اشتباه‌های رایج

• ذکر یک رقم کلی برای کسورات بدون ریز آن. هر هزینه و دلیل آن را جداگانه بنویسید تا مستأجر بتواند محاسبه را دنبال کند.
• کسر مبلغ بابت فرسودگی عادی ناشی از استفاده معمول بدون توجه به مقررات محلی. آنچه قابل کسر است بسته به محل متفاوت است؛ پس پیش از درج هر هزینه آن را بررسی کنید.
• ارقامی که با هم جور درنمی‌آیند. تأیید کنید که ودیعه نگهداری‌شده منهای کسورات برابر با مبلغ بازگردانده‌شده است.
• اشاره به خسارت بدون سوابق پشتیبان. به یادداشت‌های بازرسی زمان تحویل و تخلیه، عکس‌ها یا صورت‌حساب‌ها استناد کنید.
• ارسال نامه یا وجه به نشانی قدیمی. از نشانی جدیدی که مستأجر داده است استفاده کنید یا اطلاعات تماس فعلی را تأیید کنید.
• تأخیر بیش از حد در ارسال نامه. الزامات زمانی بسته به محل متفاوت است؛ پس مقررات محلی را بررسی کنید و به‌موقع اقدام کنید.

پیش از امضا

• نشانی ملک، نام مستأجران و تاریخ پایان اجاره را با اجاره‌نامه تطبیق دهید.
• مبلغ ودیعه را با سوابق پرداخت و هر بازپرداخت جزئی قبلی مقایسه کنید.
• هر کسر، مبلغ و دلیل آن را بازبینی کنید و سوابق پشتیبان را جمع‌آوری کنید.
• مبلغ بازگردانده‌شده را دوباره محاسبه کنید و درستی محاسبات را تأیید کنید.
• روش بازپرداخت، جزئیات پرداخت و تاریخ را با اطلاعات نشانی جدید مستأجر تأیید کنید.
• مقررات محلی مربوط به مهلت و کسورات مجاز را بررسی کنید و اگر کسورات قابل‌توجه است یا درباره آن‌ها اختلاف وجود دارد، با وکیل واجد صلاحیت مشورت کنید.