Vakuuden palautuskirje ja eritelty vähennysluettelo

Käytännön opas: Vakuuden palautuskirje ja eritelty vähennysluettelo

Vakuuden palautuskirje ja eritelty vähennysluettelo on vuokranantajan kirjallinen selvitys entiselle vuokralaiselle siitä, miten vuokravakuus käsitellään. Siihen kirjataan hallussa oleva vakuus, luetellaan kukin vähennys perusteineen sekä ilmoitetaan palautettava summa ja palautustapa.

Mihin asiakirjaa käytetään

Vuokranantajat ja kiinteistönhoitajat käyttävät tätä kirjettä vuokrasuhteen päätyttyä selvittääkseen, mitä vakuudelle tapahtui. Siinä esitetään hallussa ollut summa, kukin vähennys lyhyine perusteluineen, palautettava summa sekä palautustapa ja -päivä. Kirje liittyy asuinhuoneen vuokrasopimukseen, huoneen alivuokrasopimukseen, liiketilan vuokrasopimukseen, toistaiseksi voimassa olevaan vuokrasopimukseen tai lyhytaikaiseen ja loma-asunnon vuokrasopimukseen, ja siinä hyödynnetään usein vuokrasuhteen alussa täytettyä muuttotarkastuslistaa.

Käytä kirjettä, kun palautat vakuuden kokonaan tai osittain. Selkeä eritelty selvitys auttaa entistä vuokralaista ymmärtämään luvut ja voi vähentää erimielisyyksiä. Kirje voi toimia myös vastauksena, kun entinen vuokralainen on lähettänyt vaatimuskirjeen vakuuden palauttamisesta ja pyytänyt vakuutta tai selvitystä vähennyksistä.

Tarkista ennen lähettämistä kiinteistön sijaintipaikassa sovellettavat säännöt. Palautusaikaa, sallittuja vähennyksiä, vaadittavia asiakirjoja, vakuudelle kertyvää korkoa ja toimitustapoja koskevat säännöt vaihtelevat maittain ja alueittain. Pyydä neuvoa pätevältä juristilta, jos vähennykset ovat suuria tai vuokralainen riitauttaa ne.

Ketkä sitä käyttävät

• Vuokranantaja, joka palauttaa vakuuden vuokralaisen muutettua pois.
• Kiinteistönhoitaja, joka käsittelee vakuuksia omistajan puolesta.
• Päävuokralainen, joka palauttaa alivuokralaisen vakuuden huoneen alivuokrasopimuksen perusteella.
• Liiketilan vuokranantaja, joka selvittää yritysvuokralaisen vakuuden vuokrasopimuksen päättyessä.
• Lyhytaikaisen vuokrauksen majoittaja, joka selvittää vahingoista tai siivouksesta tehdyt vähennykset oleskelun jälkeen.

Sovittavat ehdot

Vuokrakohteen osoite

Käytä vuokrakohteen täydellistä osoitetta, mukaan lukien mahdollinen huoneiston tai huoneen numero, siinä muodossa kuin se on kirjoitettu vuokrasopimukseen. Näin kirje yhdistyy oikeaan vuokrasuhteeseen.

Vuokrasuhteen päättymispäivä

Ilmoita päivä, jona vuokrasuhde päättyi ja kohde luovutettiin takaisin. Tämä päivä on vertailukohta sekä kohteen kunnolle että palautuksen ajoitukselle.

Hallussa oleva vakuus

Kirjoita hallussa olevan vakuuden kokonaismäärä ja tarvittaessa valuutta. Jos vakuudelle on kertynyt korkoa tai siitä on jo palautettu osa, selvitä nämä kohdassa ”Lisäehdot ja -määräykset”.

Eritellyt vähennykset ja niiden perusteet

Luettele kukin vähennys erikseen summineen ja lyhyine perusteineen, kuten siivous, korjaus tai maksamaton vuokra. Viittaa mahdollisuuksien mukaan tukeviin asiakirjoihin, kuten tarkastusmuistiinpanoihin, valokuviin tai laskuihin.

Palautettava summa

Ilmoita vähennysten jälkeen palautettava summa. Tarkista, että hallussa ollut vakuus vähennettynä vähennysten yhteismäärällä vastaa tätä lukua.

Palautustapa ja -päivä

Kuvaa, miten rahat palautetaan, esimerkiksi tilisiirtona tai shekillä, ja minä päivänä. Käytä mahdollisuuksien mukaan vuokralaisen ilmoittamia uusia yhteystietoja.

Yleiset virheet

• Vähennyksistä ilmoitetaan vain yksi kokonaissumma ilman erittelyä. Erittele jokainen veloitus ja sen peruste, jotta vuokralainen pystyy seuraamaan laskelmaa.
• Tavanomaisesta käytöstä johtuvasta kulumisesta tehdään vähennys ottamatta huomioon paikallisia sääntöjä. Se, mitä saa vähentää, vaihtelee paikkakunnittain, joten tarkista asia ennen kuin kirjaat veloituksen.
• Luvut eivät täsmää. Varmista, että hallussa ollut vakuus vähennettynä vähennyksillä vastaa palautettavaa summaa.
• Vahinkoihin viitataan ilman tukevia asiakirjoja. Viittaa sisään- ja poismuuttotarkastuksen muistiinpanoihin, valokuviin tai laskuihin.
• Kirje tai maksu lähetetään vanhaan osoitteeseen. Käytä vuokralaisen ilmoittamaa uutta osoitetta tai varmista ajantasaiset yhteystiedot.
• Kirjeen lähettämisessä viivytellään liian kauan. Määräaikoja koskevat vaatimukset vaihtelevat paikkakunnittain, joten tarkista paikalliset säännöt ja toimi viipymättä.

Ennen allekirjoittamista

• Vertaa kohteen osoitetta, vuokralaisten nimiä ja vuokrasuhteen päättymispäivää vuokrasopimukseen.
• Vertaa vakuuden määrää maksutositteisiin ja mahdollisiin aiempiin osapalautuksiin.
• Käy läpi jokainen vähennys, sen summa ja peruste, ja kokoa tukevat asiakirjat.
• Laske palautettava summa uudelleen ja varmista laskutoimitukset.
• Varmista palautustapa, maksutiedot ja päivämäärä vuokralaisen ilmoittamien uusien yhteystietojen perusteella.
• Tarkista määräaikoja ja sallittuja vähennyksiä koskevat paikalliset säännöt ja pyydä neuvoa pätevältä juristilta, jos vähennykset ovat huomattavia tai riitautettuja.