Nalog za izmjenu (izmjena opsega posla)

Praktični vodič: Nalog za izmjenu (izmjena opsega posla)

Nalog za izmjenu (izmjena opsega posla) pisani je zapis dogovorene izmjene posla koji je već obuhvaćen ugovorom ili opisom posla. U njemu se navode izvorni ugovor i opis izmjene te bilježe eventualne prilagodbe cijene i rokova.

Čemu služi

Naručitelji i izvođači koriste nalog za izmjenu kada se nakon početka projekta posao treba proširiti, smanjiti ili preusmjeriti. Koristi se zajedno s izvornim ugovorom, primjerice dodatkom o opsegu rada za slobodnjake, ugovorom o razvoju softvera ili internetske stranice, glavnim ugovorom o pružanju usluga neovisnog izvođača, ugovorom o podugovaranju ili ugovorom o kreativnim ili fotografskim uslugama. Nalog za izmjenu bilježi što se promijenilo kako bi obje strane radile prema istom ažuriranom planu.

Upotrijebite ga za određenu izmjenu postojećeg projekta, primjerice dodanu funkcionalnost, uklonjenu isporuku ili izmijenjeni rok. Ako je izmjena toliko velika da je zapravo riječ o novom projektu, jasniji bi mogao biti novi opis posla. Ako strane žele posao potpuno okončati, prikladnija bi mogla biti obavijest o raskidu ugovora ili dokument o sporazumnom raskidu.

Prije upotrebe ovog obrasca provjerite sadrži li izvorni ugovor postupak za izmjene. Neki ugovori zahtijevaju da izmjene potpišu imenovane osobe, da se numeriraju redom ili da se odobre prije početka rada. Pravila o pisanim izmjenama razlikuju se među državama i regijama, stoga provjerite lokalne zahtjeve ako je izmjena značajna.

Tko ga koristi

• Naručitelj koji od slobodnjaka ili agencije traži da doda, ukloni ili izmijeni isporuke.
• Razvojni programer internetskih stranica ili softvera koji dokumentira dodatne funkcionalnosti zatražene usred projekta.
• Izvođač koji bilježi izmijenjeni raspored nakon kašnjenja ili promjene zahtjeva.
• Glavni izvođač koji s podizvođačem dogovara izmjenu opsega posla.
• Fotograf ili kreativni stručnjak koji bilježi dodatna snimanja, obrade ili prava uporabe.

Uvjeti koje treba dogovoriti

Ugovor ili opis posla

Navedite ugovor koji se mijenja po nazivu i datumu te uključite broj opisa posla, ako postoji. Time se nalog za izmjenu povezuje s odgovarajućim dokumentom kada naručitelj s istim izvođačem ima više projekata.

Broj naloga za izmjenu

Svakom nalogu za izmjenu dodijelite jedinstveni broj, primjerice NI-01, NI-02 i tako dalje. Uzastopno numeriranje olakšava praćenje cjelokupne povijesti izmjena i trenutačne ukupne cijene.

Opis izmjene

Točno opišite što se dodaje, uklanja ili mijenja, dovoljno konkretno da obje strane kasnije mogu provjeriti je li to isporučeno. Navedite i ono što izmjena zamjenjuje u izvornom opsegu posla.

Prilagodba cijene

Navedite iznos i valutu povećanja ili smanjenja te jasno naznačite je li riječ o fiksnom iznosu ili procjeni. Ako je korisno, izmijenjenu ukupnu ugovornu cijenu navedite u odjeljku „Dodatni uvjeti i odredbe“.

Prilagodba rokova

Zabilježite svaku promjenu rokova, faza ili konačnog datuma isporuke. Ako se raspored ne mijenja, to navedite kako nijedna strana ne bi pretpostavila da je odobreno dodatno vrijeme.

Učinak na ostatak ugovora

Nalog za izmjenu obično ostavlja na snazi sve ostale odredbe izvornog ugovora. Ako se mijenjaju i rokovi plaćanja, kriteriji prihvaćanja ili drugi uvjeti, opišite to u odjeljku „Dodatni uvjeti i odredbe“.

Česte pogreške

• Početak dodatnog rada prije potpisivanja naloga za izmjenu. Ako se najprije dogovore opseg, cijena i rokovi, smanjuje se mogućnost kasnijih nesuglasica o tome što je odobreno.
• Neodređen opis izmjene, primjerice „manje dorade“. Navedite konkretne funkcionalnosti, stranice, isporuke ili zadatke.
• Ostavljanje prilagodbe cijene praznom ili navođenje iznosa bez valute. Navedite iznos, valutu i povećava li se ili smanjuje ugovorna cijena.
• Propust da se uredi pitanje rokova. I mala izmjena može utjecati na kasnije faze, stoga zabilježite nove datume ili potvrdite da se nijedan ne mijenja.
• Nedosljedni ili ponovljeni brojevi naloga za izmjenu. Vodite jednostavan popis svih naloga za izmjenu i njihova statusa.
• Obrazac potpisuje osoba koja ne može odobravati izmjene. U izvornom ugovoru provjerite tko je na svakoj strani ovlašten dogovarati izmjene.

Prije potpisivanja

• Usporedite naziv, datum i broj ugovora ili opisa posla s potpisanim izvornikom.
• Provjerite slijedi li broj naloga za izmjenu niz ranijih izmjena.
• Pročitajte opis izmjene i potvrdite da odgovara onome o čemu su strane razgovarale.
• Provjerite prilagodbu cijene, valutu i ažurirani ukupni iznos, ako ga pratite.
• Pregledajte prilagodbu rokova i njezin učinak na kasnije faze.
• Provjerite postupak za izmjene u izvornom ugovoru i potvrdite da je svaki potpisnik ovlašten odobriti izmjenu.