Podsjetnik o dospjelom i neplaćenom računu

Praktični vodič: Podsjetnik o dospjelom i neplaćenom računu

Podsjetnik o dospjelom i neplaćenom računu pisani je zahtjev naručitelju da plati račun kojemu je istekao rok dospijeća. U njemu se navode račun i dospjeli iznos, objašnjava način plaćanja te predlaže novi datum plaćanja.

Čemu služi

Slobodnjaci, izvođači i uslužne tvrtke koriste ovaj podsjetnik kada naručitelj nije na vrijeme platio račun. Obično se šalje na temelju postojećeg dogovora o uslugama, primjerice glavnog ugovora o pružanju usluga neovisnog izvođača, dodatka o opsegu rada za slobodnjake, ugovora o razvoju softvera ili internetske stranice, ugovora o konzultantskim uslugama, ugovora o kreativnim ili fotografskim uslugama ili ugovora o podugovaranju. Podsjetnik bilježi zahtjev na uljudan i činjeničan način koji čuva poslovni odnos.

Upotrijebite ga kao rani, uljudan korak kada plaćanje kasni. Ako je nekoliko podsjetnika ostalo bez odgovora i stvar je prerasla u formalni spor, prikladniji bi mogli biti odlučniji dopis s opomenom ili stručni savjet. Ako naručitelj osporava sam posao, moglo bi pomoći da se najprije riješi to pitanje, primjerice potvrdom o završetku i primopredaji.

Prije slanja provjerite u izvornom ugovoru uvjete plaćanja, zatezne naknade i eventualni postupak rješavanja sporova. Pravila o naknadama za zakašnjelo plaćanje, kamatama i naplati dugova razlikuju se među državama i regijama, stoga prije spominjanja bilo kakvih troškova provjerite lokalne zahtjeve. Ako je iznos znatan ili se plaćanje odbija, obratite se kvalificiranom odvjetniku.

Tko ga koristi

• Slobodnjak koji se raspituje o neplaćenom računu za obavljeni posao.
• Mala agencija ili studio koji naručitelja podsjeća na dospjelo plaćanje za projekt.
• Konzultant koji traži plaćanje za već pružene savjetodavne usluge.
• Podizvođač koji od glavnog izvođača traži plaćanje isporučenog posla.
• Knjigovođa ili voditelj ureda koji šalje podsjetnike u ime uslužne tvrtke.

Uvjeti koje treba dogovoriti

Broj i datum računa

Navedite račun točno kako je izdan, s brojem i datumom. Ako je dospjelo više računa, navedite svaki od njih, u ovom polju ili u odjeljku „Dodatni uvjeti i odredbe“.

Dospjeli iznos

Navedite neplaćeni iznos i valutu. Ako je dio računa plaćen, prikažite izvorni ukupni iznos, primljeni iznos i preostali dug kako bi ih naručitelj mogao usporediti sa svojom evidencijom.

Izvorni datum dospijeća

Zabilježite datum plaćanja naveden na računu ili u ugovoru. To pomaže naručitelju da vidi koliko dugo plaćanje kasni.

Način plaćanja

Navedite jasne upute za plaćanje, primjerice podatke za bankovnu doznaku ili poveznicu za plaćanje, te poziv na broj koji naručitelj treba upotrijebiti. Prije slanja dvaput provjerite podatke o računu.

Traženi datum plaćanja

Predložite razuman novi datum plaćanja. Ton neka bude uljudan i praktičan, a prije navođenja bilo kakvih posljedica daljnjeg kašnjenja provjerite ugovor i lokalna pravila.

Zatezne naknade ili kamate

Troškove kašnjenja spomenite samo ako su predviđeni ugovorom i dopušteni lokalnim pravilima. Ako ih uključite, njihovu osnovu opišite u odjeljku „Dodatni uvjeti i odredbe“ umjesto da dodajete neobrazložene iznose.

Česte pogreške

• Slanje podsjetnika bez provjere je li uplata već stigla. Najprije uskladite evidenciju kako biste izbjegli neugodan ispravak.
• Navođenje pogrešnog broja računa, iznosa ili datuma dospijeća. Prepišite podatke sa samog računa kako bi ga naručitelj brzo pronašao.
• Dodavanje zateznih naknada ili kamata koje ugovor ne predviđa. Prije spominjanja bilo kakvih troškova provjerite uvjete plaćanja i lokalna pravila.
• Agresivan ili prijeteći ton u prvom podsjetniku. Jasan i uljudan zahtjev često dovodi do bržeg odgovora i čuva poslovni odnos.
• Nepotpuni ili netočni podaci za plaćanje. Navedite račun, poziv na broj i način plaćanja koji naručitelj treba upotrijebiti.
• Slanje podsjetnika osobi koja nije zadužena za plaćanja. Provjerite tko je kod naručitelja odgovoran za račune i, ako je primjereno, stavite ga u kopiju.

Prije potpisivanja

• Usporedite broj, datum i iznos računa sa svojom računovodstvenom evidencijom.
• Provjerite je li već primljena djelomična ili potpuna uplata.
• Usporedite izvorni datum dospijeća s računom i uvjetima plaćanja iz ugovora.
• Dvaput provjerite točnost uputa za plaćanje i poziva na broj.
• Odaberite razuman traženi datum plaćanja i provjerite ton podsjetnika.
• Prije spominjanja troškova kašnjenja provjerite ugovor i lokalna pravila te se obratite kvalificiranom odvjetniku ako je dug znatan ili sporan.