Potvrda o povratu ili uništenju povjerljivih informacija

Praktični vodič: Potvrda o povratu ili uništenju povjerljivih informacija

Potvrda o povratu ili uništenju povjerljivih informacija pisana je izjava da je primatelj vratio, uništio ili izbrisao povjerljive materijale. U njoj se navode ugovor o povjerljivosti, obuhvaćene informacije, način postupanja s njima i eventualno zadržane kopije.

Čemu služi

Osobe i tvrtke koriste ovu potvrdu na kraju projekta, pregovora ili poslovne suradnje kada povjerljive informacije treba vratiti ili uništiti. Nadovezuje se na dogovor o povjerljivosti, primjerice ugovor o uzajamnoj ili jednostranoj povjerljivosti, ugovor o povjerljivosti podataka zaposlenika i prijenosu izuma, glavni ugovor o pružanju usluga neovisnog izvođača ili ugovor o konzultantskim uslugama. Potvrda strani koja je otkrila informacije daje pisani zapis o tome što je učinjeno s njezinim informacijama.

Upotrijebite je kada ugovor prestane, kada se posao ne ostvari ili kada strana koja je otkrila informacije zatraži povrat svojih materijala. Ona bilježi ono što strana primateljica izjavljuje da je učinila; sama po sebi ne dokazuje da su sve kopije uklonjene. Ako je glavni problem sumnja na zlouporabu ili curenje informacija, možda će biti potrebni drukčiji postupak i stručni savjet.

Provjerite u ugovoru o povjerljivosti zahtjeve za povrat ili uništenje, uključujući rokove, načine i dopuštene zadržane kopije. Pravila o čuvanju evidencije, postupanju s podacima i osobnim podacima razlikuju se među državama i regijama, stoga provjerite lokalne zahtjeve prije brisanja evidencije koju biste možda morali čuvati.

Tko ga koristi

• Tvrtka koja je na temelju ugovora o povjerljivosti procjenjivala mogući posao koji se nije ostvario.
• Izvođač ili konzultant koji na kraju angažmana vraća materijale naručitelja.
• Radnik koji odlazi i potvrđuje da su dokumenti i datoteke tvrtke vraćeni ili izbrisani.
• Strana koja je otkrila informacije i traži pisanu potvrdu da se njezine informacije više ne drže.
• Dobavljač ili partner koji zaključuje zajednički projekt u kojem su se dijelili povjerljivi podaci.

Uvjeti koje treba dogovoriti

Ugovor o povjerljivosti

Navedite ugovor po nazivu i datumu, primjerice ugovor o uzajamnoj povjerljivosti ili odjeljak o povjerljivosti u ugovoru o uslugama. Time se potvrda povezuje s obvezama na koje odgovara.

Obuhvaćene informacije i materijali

Opišite kategorije informacija i oblike u kojima su postojale, primjerice papirnate dokumente, datoteke, e-poruke, uzorke ili crteže. Preciznost pomaže objema stranama razumjeti što potvrda obuhvaća.

Vraćeno, uništeno ili izbrisano te na koji način

Navedite što je učinjeno sa svakom kategorijom, primjerice vraćeno kurirskom službom, usitnjeno ili izbrisano s uređaja i iz pohrane u oblaku. Spomenite sigurnosne kopije i zajedničke diskove ako su bili obuhvaćeni.

Datum dovršetka

Zabilježite datum dovršetka povrata ili uništenja. Ako se postupak provodio u fazama, upotrijebite datum dovršetka posljednjeg koraka.

Zadržane kopije i razlog, ako postoje

Ovo je polje neobvezno. Ako se zadržavaju neke kopije, primjerice arhivska kopija koja se čuva iz računovodstvenih razloga ili radi vođenja evidencije, navedite što se čuva, zašto i da to i dalje ostaje povjerljivo.

Trajna obveza povjerljivosti

Povratom ili uništenjem materijala obično ne prestaje obveza čuvanja povjerljivosti informacija. Ako želite navesti da izvorne obveze i dalje vrijede, dodajte to u odjeljak „Dodatni uvjeti i odredbe“.

Česte pogreške

• Preopćenit opis informacija, primjerice „svi materijali“. Navedite glavne kategorije i oblike kako bi strana koja je otkrila informacije mogla provjeriti opseg.
• Zaboravljanje kopija u e-pošti, sigurnosnim kopijama, zajedničkim mapama ili osobnim uređajima. Prije potpisivanja pretražite svako mjesto na kojem su informacije mogle biti pohranjene.
• Potpisivanje prije nego što je povrat ili uništenje stvarno dovršeno. Najprije dovršite svaki korak, a zatim zabilježite datum dovršetka.
• Izostavljanje namjerno zadržanih kopija. Navedite što se čuva i zašto, umjesto da se implicira da je sve uništeno.
• Uništavanje evidencije koju bi iz drugih razloga možda trebalo čuvati. Najprije provjerite ugovor i lokalne zahtjeve o čuvanju evidencije.
• Potpisuje osoba koja ne zna što je učinjeno. Potpisnik treba moći potvrditi korake poduzete u cijeloj organizaciji.

Prije potpisivanja

• Provjerite naziv i datum ugovora o povjerljivosti.
• Provjerite zahtjeve ugovora za povrat ili uništenje, uključujući načine i rokove.
• Pretražite sva mjesta pohrane, uključujući e-poštu, sigurnosne kopije, usluge u oblaku i uređaje članova tima.
• Za svaku kategoriju informacija zabilježite što je vraćeno, uništeno ili izbrisano te na koji način.
• Navedite sve zadržane kopije, razlog njihova čuvanja i način njihove zaštite.
• Provjerite lokalna pravila o čuvanju evidencije i postupanju s podacima te se obratite kvalificiranom odvjetniku ako su informacije vrlo osjetljive ili je spor vjerojatan.