Endringsordre (endring i arbeidsomfang)

Praktisk veiledning: Endringsordre (endring i arbeidsomfang)

«Endringsordre (endring i arbeidsomfang)» er en skriftlig bekreftelse på en avtalt endring i arbeid som allerede omfattes av en kontrakt eller et arbeidsomfang. Den identifiserer den opprinnelige kontrakten, beskriver endringen og angir eventuell justering av pris og tidsplan.

Hva den brukes til

Kunder og oppdragstakere bruker en endringsordre når arbeidet må utvides, reduseres eller endres etter at prosjektet har startet. Den brukes sammen med den opprinnelige avtalen, for eksempel et arbeidsomfang for frilansoppdrag, en avtale om programvare- eller nettutvikling, en hovedavtale for uavhengig oppdragstaker, en underleverandøravtale eller en kontrakt for kreative tjenester eller fotografi. Endringsordren dokumenterer hva som er endret, slik at begge parter arbeider ut fra den samme oppdaterte planen.

Bruk den for en avgrenset endring i et eksisterende prosjekt, for eksempel en ny funksjon, en leveranse som utgår eller en justert frist. Hvis endringen er så stor at den i praksis er et nytt prosjekt, kan et nytt arbeidsomfang være tydeligere. Hvis partene vil avslutte arbeidet helt, kan et opphørsvarsel eller en avtale om gjensidig opphør passe bedre.

Undersøk om den opprinnelige kontrakten har en fremgangsmåte for endringer før du bruker dette skjemaet. Noen kontrakter krever at endringer signeres av bestemte personer, nummereres fortløpende eller godkjennes før arbeidet starter. Regler om skriftlige endringer varierer mellom land og regioner, så undersøk lokale krav når endringen er vesentlig.

Hvem bruker den

• En kunde som ber en frilanser eller et byrå om å legge til, fjerne eller endre leveranser.
• En nett- eller programvareutvikler som dokumenterer ekstra funksjoner som er bestilt midt i prosjektet.
• En oppdragstaker som dokumenterer en justert tidsplan etter en forsinkelse eller endrede krav.
• En hovedentreprenør som avtaler en endring i omfanget med en underleverandør.
• En fotograf eller annen kreativ yrkesutøver som dokumenterer ekstra opptak, redigeringer eller bruk.

Vilkår dere må bli enige om

Kontrakt eller arbeidsomfang

Identifiser avtalen som endres, med tittel og dato, og ta med eventuelt nummer på arbeidsomfanget. Dette knytter endringsordren til riktig dokument når en kunde har flere prosjekter med samme oppdragstaker.

Endringsordrenummer

Gi hver endringsordre et unikt nummer, for eksempel EO-01, EO-02 og så videre. Fortløpende nummerering gjør det lettere å følge hele endringshistorikken og den gjeldende totalprisen.

Beskrivelse av endringen

Beskriv nøyaktig hva som legges til, fjernes eller endres, så konkret at begge parter senere kan kontrollere om det er levert. Nevn hva endringen eventuelt erstatter i det opprinnelige omfanget.

Prisjustering

Oppgi beløpet og valutaen for økningen eller reduksjonen, og gjør det tydelig om det er et fast beløp eller et estimat. Ved behov noterer du den justerte samlede kontraktsprisen under «Ytterligere vilkår og bestemmelser».

Justering av tidsplanen

Noter eventuelle endringer i frister, milepæler eller endelig leveringsdato. Hvis tidsplanen ikke endres, bør du skrive det, slik at ingen av partene antar at det er gitt ekstra tid.

Virkning for resten av kontrakten

En endringsordre lar vanligvis alle andre vilkår i den opprinnelige avtalen stå uendret. Hvis også betalingstidspunkter, akseptkriterier eller andre vilkår endres, beskriver du dette under «Ytterligere vilkår og bestemmelser».

Vanlige feil

• Å starte ekstraarbeidet før endringsordren er signert. Når omfang, pris og tidsplan avtales først, blir det mindre uenighet senere om hva som ble godkjent.
• Å beskrive endringen vagt, for eksempel som «mindre oppdateringer». List opp de konkrete funksjonene, sidene, leveransene eller oppgavene det gjelder.
• Å la prisjusteringen stå tom eller skrive den uten valuta. Oppgi beløpet, valutaen og om det øker eller reduserer kontraktsprisen.
• Å glemme tidsplanen. Selv en liten endring kan påvirke senere milepæler, så noter de nye datoene eller bekreft at ingen endres.
• Å bruke inkonsekvente eller like endringsordrenumre. Før en enkel logg over hver endringsordre og statusen dens.
• Å la skjemaet signeres av noen som ikke kan godkjenne endringer. Undersøk i den opprinnelige kontrakten hvem som har fullmakt til å avtale endringer på hver side.

Før du signerer

• Kontroller tittel, dato og nummer for kontrakten eller arbeidsomfanget mot det signerte originaldokumentet.
• Kontroller at endringsordrenummeret følger nummerrekken for tidligere endringer.
• Les beskrivelsen av endringen, og bekreft at den samsvarer med det begge parter har diskutert.
• Kontroller prisjusteringen, valutaen og den oppdaterte totalprisen hvis du fører den.
• Gå gjennom justeringen av tidsplanen og hvordan den påvirker senere milepæler.
• Undersøk endringsprosedyren i den opprinnelige kontrakten, og bekreft at alle som signerer, har fullmakt til å godkjenne endringen.