Sertifikat for fullføring og godkjenning

Praktisk veiledning: Sertifikat for fullføring og godkjenning

«Sertifikat for fullføring og godkjenning» er en skriftlig bekreftelse på at en kunde har mottatt og godkjent arbeid eller leveranser etter en kontrakt eller et arbeidsomfang. Det angir godkjenningsdatoen, eventuelle utestående punkter og sluttbetalingen som nå forfaller.

Hva den brukes til

Kunder og oppdragstakere bruker dette sertifikatet ved slutten av et prosjekt eller en fase for å dokumentere at det avtalte arbeidet er levert og godkjent. Det følger den opprinnelige avtalen, for eksempel et arbeidsomfang for frilansoppdrag, en avtale om programvare- eller nettutvikling, en hovedavtale for uavhengig oppdragstaker, en underleverandøravtale, en kontrakt for kreative tjenester eller fotografi eller en konsulentavtale. En felles dokumentasjon av godkjenningen kan bidra til å avslutte prosjektet og utløse sluttfakturaen.

Bruk det når kunden er klar til å bekrefte godkjenning, enten fullt ut eller med oppførte forbehold. Hvis kunden ennå ikke er fornøyd og arbeidet må endres, bør dere først notere problemene og bli enige om veien videre. Hvis selve omfanget har endret seg i løpet av prosjektet, kan det være nødvendig å signere en endringsordre før godkjenningen.

Undersøk om den opprinnelige kontrakten har prosedyrer for godkjenning, for eksempel testperioder, akseptkriterier eller regler om stilltiende godkjenning. Virkningen av å godkjenne arbeid, også for garantier og senere krav, varierer mellom land og regioner og avhenger av kontrakten. Spør en kvalifisert advokat hvis prosjektet er omfattende eller det er uenighet om kvaliteten.

Hvem bruker den

• En kunde som bekrefter at et nettsted, en app eller en programvareløsning er levert som avtalt.
• En frilanser eller et byrå som ber kunden om å godkjenne et fullført prosjekt eller en milepæl.
• En konsulent som avslutter et rådgivningsoppdrag etter å ha levert en sluttrapport.
• En hovedentreprenør som godkjenner en underleverandørs fullførte arbeidspakke.
• En fotograf eller annen kreativ yrkesutøver som dokumenterer kundens godkjenning av endelige bilder eller medier.

Vilkår dere må bli enige om

Kontrakt eller arbeidsomfang

Identifiser avtalen arbeidet ble utført etter, med tittel og dato. Ta med eventuelt nummer på arbeidsomfanget eller prosjektet, slik at sertifikatet knyttes til riktig oppdrag.

Arbeid eller leveranser som godkjennes

List opp hva som godkjennes, for eksempel bestemte faser, funksjoner, filer eller rapporter, og når de ble levert. Vær så konkret at begge parter kan se hva som omfattes og hva som ikke gjør det.

Godkjenningsdato

Noter datoen kunden godkjenner arbeidet. Datoen kan ha betydning for garantiperioder, støtteforpliktelser eller betalingstidspunkter etter den opprinnelige avtalen.

Utestående punkter eller forbehold

Dette feltet er valgfritt. Bruk det til å liste opp mindre punkter som fortsatt skal fullføres eller rettes, helst med forventede datoer. Et tomt felt antyder at ingenting er utestående, så kontroller dette nøye.

Sluttbetaling som nå forfaller

Oppgi beløpet og valutaen som nå skal betales, og når betalingen skal skje. Hvis en del av betalingen holdes tilbake til utestående punkter er fullført, må du skrive det tydelig.

Garanti og støtte etter godkjenning

Mange avtaler har en periode for støtte eller retting etter godkjenning. Hvis du vil nevne dette, legger du inn en kort henvisning under «Ytterligere vilkår og bestemmelser».

Vanlige feil

• Å signere godkjenningen før arbeidet er gjennomgått eller testet. Kontroller først hver leveranse mot det avtalte omfanget og eventuelle akseptkriterier.
• Å beskrive det godkjente arbeidet for bredt, for eksempel som «prosjektet». List opp fasene, funksjonene eller filene som omfattes, slik at senere spørsmål kan besvares.
• Å utelate kjente problemer fra feltet for utestående punkter. Noter dem med en måldato, selv om de virker små.
• Å oppgi en sluttbetaling som ikke samsvarer med kontrakten og endringsordrene. Beregn den på nytt ut fra den opprinnelige prisen, eventuelle justeringer og betalinger som allerede er gjort.
• Å glemme endringsordrer som er signert underveis i prosjektet. Sørg for at det godkjente arbeidet gjenspeiler det endelige, oppdaterte omfanget.
• Å la noen signere som ikke har fullmakt til å godkjenne arbeid på kundens vegne. Undersøk hvem som kan godkjenne leveranser etter den opprinnelige avtalen.

Før du signerer

• Bekreft tittel, dato og nummer for kontrakten eller arbeidsomfanget.
• Gå gjennom hver oppførte leveranse mot det avtalte omfanget, endringsordrene og eventuelle akseptkriterier.
• Kontroller godkjenningsdatoen og hvordan den henger sammen med eventuell garanti- eller støtteperiode.
• List opp alle utestående punkter eller forbehold, helst med måldatoer.
• Beregn sluttbetalingen som forfaller på nytt, inkludert valuta, tidspunkt og eventuelt beløp som holdes tilbake.
• Undersøk godkjenningsprosedyren i den opprinnelige kontrakten og lokale krav, og spør en kvalifisert advokat hvis kvaliteten er omstridt.