Sertifikat for tilbakelevering eller makulering av konfidensiell informasjon

Praktisk veiledning: Sertifikat for tilbakelevering eller makulering av konfidensiell informasjon

«Sertifikat for tilbakelevering eller makulering av konfidensiell informasjon» er en skriftlig erklæring om at en mottaker har levert tilbake, makulert eller slettet konfidensielt materiale. Det identifiserer konfidensialitetsavtalen, informasjonen som omfattes, hvordan den ble håndtert, og eventuelle kopier som er beholdt.

Hva den brukes til

Personer og virksomheter bruker dette sertifikatet ved slutten av et prosjekt, en forhandling eller et samarbeid når konfidensiell informasjon må leveres tilbake eller makuleres. Det følger en konfidensialitetsordning, for eksempel en gjensidig eller ensidig taushetsavtale, en avtale med ansatt om konfidensialitet og overdragelse av oppfinnelser, en hovedavtale for uavhengig oppdragstaker eller en konsulentavtale. Sertifikatet gir den parten som har delt informasjonen, en skriftlig dokumentasjon av hva som er gjort med den.

Bruk det når avtalen avsluttes, når en transaksjon ikke blir noe av, eller når den som har delt informasjonen, ber om å få materialet tilbake. Det dokumenterer hva mottakeren opplyser at hen har gjort; det beviser ikke i seg selv at alle kopier er borte. Hvis hovedspørsmålet er mistanke om misbruk eller lekkasje, kan det være behov for andre tiltak og profesjonell rådgivning.

Undersøk om konfidensialitetsavtalen har krav til tilbakelevering eller makulering, inkludert frister, metoder og tillatte kopier som kan beholdes. Regler om oppbevaring av dokumentasjon, databehandling og personopplysninger varierer mellom land og regioner, så undersøk lokale krav før du sletter dokumentasjon du kan være pliktig til å beholde.

Hvem bruker den

• Et selskap som har vurdert en mulig transaksjon under en taushetsavtale, uten at transaksjonen ble gjennomført.
• En oppdragstaker eller konsulent som leverer tilbake kundens materiale ved slutten av et oppdrag.
• En ansatt som slutter, og som bekrefter at selskapets dokumenter og filer er levert tilbake eller slettet.
• En part som har delt informasjon, og som ber om skriftlig bekreftelse på at den ikke lenger oppbevares.
• En leverandør eller partner som avslutter et felles prosjekt der konfidensielle data ble delt.

Vilkår dere må bli enige om

Konfidensialitetsavtale

Identifiser avtalen med tittel og dato, for eksempel en gjensidig konfidensialitetsavtale eller konfidensialitetsdelen av en tjenesteavtale. Dette knytter sertifikatet til forpliktelsene det svarer på.

Informasjon og materiale som omfattes

Beskriv kategoriene informasjon og formene den forelå i, for eksempel papirdokumenter, filer, e-poster, prøver eller tegninger. Jo mer konkret du er, desto lettere er det for begge parter å forstå hva sertifikatet omfatter.

Levert tilbake, makulert eller slettet – og hvordan

Oppgi hva som ble gjort med hver kategori, for eksempel levert tilbake med bud, makulert eller slettet fra enheter og skylagring. Nevn sikkerhetskopier og delte disker hvis de var med.

Dato for gjennomføring

Noter datoen tilbakeleveringen eller makuleringen ble fullført. Hvis arbeidet ble gjort i flere trinn, bruker du datoen det siste trinnet ble fullført.

Eventuelle kopier som beholdes, og hvorfor

Dette feltet er valgfritt. Hvis noen kopier beholdes, for eksempel en arkivkopi av regnskaps- eller dokumentasjonshensyn, oppgir du hva som beholdes, hvorfor, og at det fortsatt er konfidensielt.

Fortsatt konfidensialitet

Å levere tilbake eller makulere materiale avslutter vanligvis ikke plikten til å holde informasjonen konfidensiell. Hvis du vil notere at de opprinnelige forpliktelsene fortsatt gjelder, legger du det inn under «Ytterligere vilkår og bestemmelser».

Vanlige feil

• Å beskrive informasjonen for vagt, for eksempel som «alt materiale». List opp de viktigste kategoriene og formatene, slik at den som har delt informasjonen, kan kontrollere omfanget.
• Å glemme kopier i e-post, sikkerhetskopier, delte mapper eller private enheter. Søk gjennom alle steder der informasjonen kan ha vært lagret, før du signerer.
• Å signere før tilbakeleveringen eller makuleringen faktisk er fullført. Gjennomfør hvert trinn først, og noter deretter datoen for gjennomføring.
• Å utelate kopier som bevisst beholdes. Oppgi hva som beholdes og hvorfor, i stedet for å antyde at alt er makulert.
• Å makulere dokumentasjon som av andre grunner kan måtte oppbevares. Undersøk avtalen og lokale krav til oppbevaring først.
• Å la noen signere som ikke vet hva som er gjort. Den som signerer, bør kunne bekrefte tiltakene som er gjennomført i hele organisasjonen.

Før du signerer

• Bekreft tittel og dato for konfidensialitetsavtalen.
• Undersøk avtalens krav til tilbakelevering eller makulering, inkludert metoder og frister.
• Søk gjennom alle lagringssteder, inkludert e-post, sikkerhetskopier, skytjenester og enheter som brukes av teammedlemmer.
• Noter for hver kategori informasjon hva som ble levert tilbake, makulert eller slettet, og hvordan.
• List opp eventuelle kopier som beholdes, hvorfor de beholdes, og hvordan de skal beskyttes.
• Undersøk lokale regler om oppbevaring av dokumentasjon og databehandling, og spør en kvalifisert advokat hvis informasjonen er svært sensitiv eller en tvist er sannsynlig.