Pisemne upomnienie pracownika

Praktyczny przewodnik: Pisemne upomnienie pracownika

Pisemne upomnienie pracownika to formalne pisemne zawiadomienie pracodawcy skierowane do pracownika w sprawie konkretnego problemu dotyczącego zachowania lub wyników pracy. Opisuje problem, wcześniejsze rozmowy, oczekiwaną poprawę do określonej daty przeglądu oraz możliwe konsekwencje.

Do czego służy

Pracodawcy korzystają z tego pisma, aby jasno i rzeczowo udokumentować problem w miejscu pracy. Informuje ono pracownika, na czym polega problem, co już zostało omówione, co musi się zmienić i kiedy postępy zostaną ocenione. Jasny zapis może pomóc obu stronom zrozumieć sytuację i ograniczyć późniejsze spory o to, co zostało powiedziane.

Często stosuje się je razem z innymi dokumentami pracowniczymi. Może poprzedzać plan poprawy wyników (PIP) lub z niego wynikać, odwoływać się do stanowiska i obowiązków opisanych w formalnej ofercie pracy i zaświadczeniu o zatrudnieniu albo dotyczyć dbałości o przedmioty wymienione w protokole przekazania sprzętu do pracy zdalnej. Używaj go w sprawie określonego problemu, który pracownik może naprawić; szeroki spór lub decyzja o zakończeniu zatrudnienia wymagają innych dokumentów.

Procedury dyscyplinarne, wymagane spotkania, prawo do ustosunkowania się lub obecności osoby towarzyszącej oraz okres przechowywania upomnień w aktach różnią się w zależności od kraju, regionu i miejsca pracy. Przed wręczeniem pisma sprawdź lokalne wymogi i własne regulaminy zakładowe, a jeśli sprawa jest poważna lub sporna, skonsultuj się z wykwalifikowanym prawnikiem.

Kto z niego korzysta

• Kierownik lub przełożony reagujący na powtarzający się problem z zachowaniem lub obecnością w pracy.
• Dział HR dokumentujący etap postępowania dyscyplinarnego.
• Właściciel małej firmy zapisujący na piśmie zastrzeżenia wobec pracownika.
• Pracodawca reagujący na plan poprawy wyników, który nie przyniósł efektów.
• Pracownik otrzymujący upomnienie, który chce zrozumieć oczekiwania i datę przeglądu.

Warunki do uzgodnienia

Stanowisko

Wskaż stanowisko pracownika, aby oczekiwania opisane w piśmie odnosiły się do faktycznie zajmowanej funkcji. Użyj nazwy stanowiska z dokumentacji kadrowej i w razie potrzeby odwołaj się do obowiązków na tym stanowisku.

Problem dotyczący zachowania lub wyników pracy

Opisz, co się wydarzyło, podając daty i konkretne przykłady. Trzymaj się faktów, które można sprawdzić, takich jak godziny, niedotrzymane terminy czy konkretne zdarzenia, zamiast ogólnych ocen postawy lub charakteru.

Wcześniejsze rozmowy lub upomnienia

Odnotuj wcześniejsze rozmowy, ustne przypomnienia lub pisemne upomnienia wraz z ich datami. Jeśli problem jest poruszany po raz pierwszy, pozostaw pole puste lub wprost to zaznacz.

Oczekiwana poprawa i data przeglądu

Określ, co pracownik powinien robić inaczej i kiedy pracodawca oceni postępy. W miarę możliwości sformułuj oczekiwanie w sposób mierzalny, np. godzinę przyjścia do pracy lub docelowy termin wykonania zadań.

Możliwe konsekwencje braku poprawy

Wyjaśnij, jakie dalsze kroki mogą nastąpić, jeśli problem będzie się powtarzał, odwołując się do regulaminu zakładowego, jeśli taki istnieje. Opisz konsekwencje rzetelnie i unikaj gróźb niezgodnych z regulaminem lub lokalnymi przepisami.

Stanowisko pracownika

Jeśli pracownik może skomentować upomnienie lub dołączyć pisemne wyjaśnienie, opisz sposób w sekcji „Dodatkowe warunki i postanowienia”. Można tam też dodać krótką informację, jak zadawać pytania lub prosić o wsparcie.

Częste błędy

• Opisanie problemu ogólnikowo, np. „zła postawa”, bez przykładów. Podaj daty, zdarzenia i ich wpływ na pracę.
• Poruszenie w jednym piśmie kilku niezwiązanych ze sobą problemów. Odrębne kwestie mogą być czytelniejsze w osobnych pismach lub wyraźnie ponumerowanych częściach.
• Wyznaczenie oczekiwania, którego nie da się zmierzyć, lub nierealnej daty przeglądu. Daj pracownikowi uczciwy, konkretny cel.
• Wskazanie konsekwencji wykraczających poza regulamin zakładowy lub lokalne przepisy. Sprawdź, na jakie dalsze kroki faktycznie pozwalają Twoje procedury.
• Wręczenie pisma bez wcześniejszej rozmowy z pracownikiem, gdy procedury przewidują spotkanie. Postępuj zgodnie z własnym procesem.
• Niezachowanie podpisanego lub potwierdzonego egzemplarza. Zapisz, kiedy pracownik otrzymał pismo.

Przed podpisaniem

• Porównaj imię i nazwisko oraz stanowisko pracownika ze swoją dokumentacją.
• Sprawdź poprawność każdej daty i każdego przykładu w opisie problemu.
• Przejrzyj notatki z wcześniejszych rozmów lub upomnień i poprawnie się do nich odwołaj.
• Upewnij się, że oczekiwana poprawa jest konkretna, a data przeglądu rozsądna.
• Porównaj wskazane konsekwencje z regulaminem zakładowym i umową o pracę.
• Sprawdź lokalne wymogi dotyczące kroków dyscyplinarnych, a jeśli sprawa może doprowadzić do zwolnienia, skonsultuj się z wykwalifikowanym prawnikiem.