Wypowiedzenie umowy o pracę

Praktyczny przewodnik: Wypowiedzenie umowy o pracę

Wypowiedzenie umowy o pracę to pismo pracodawcy informujące pracownika, że jego zatrudnienie się zakończy. Podaje stanowisko, ostatni dzień zatrudnienia, ustalenia dotyczące okresu wypowiedzenia i ostatniego wynagrodzenia oraz mienie firmy do zwrotu.

Do czego służy

Pracodawcy korzystają z tego pisma, aby jasno i na piśmie poinformować pracownika o zakończeniu zatrudnienia i wyjaśnić praktyczne kolejne kroki. Często poprzedza je wcześniejsza dokumentacja pracownicza, np. pierwotna oferta pracy, plan poprawy wyników (PIP) lub protokół przekazania sprzętu do pracy zdalnej. Jasne pismo pomaga pracownikowi zrozumieć, jaki jest jego ostatni dzień, jak zostanie rozliczone ostatnie wynagrodzenie i co musi zwrócić.

Użyj go, gdy pracodawca podjął ostateczną decyzję i przeprowadził własną procedurę wewnętrzną. Jeśli to pracownik rezygnuje z pracy, lepiej sprawdzi się pismo o wypowiedzeniu złożone przez pracownika. Jeśli pracodawca i pracownik uzgadniają warunki odejścia, np. odprawę, bardziej odpowiednie może być porozumienie o rozwiązaniu umowy o pracę.

W wielu miejscach rozwiązywanie stosunku pracy podlega ścisłym regulacjom. Zasady dotyczące okresów wypowiedzenia, dopuszczalnych przyczyn, konsultacji, ostatniego wynagrodzenia i wymaganych dokumentów różnią się w zależności od kraju i regionu, a mogą też zależeć od umów o pracę lub porozumień zakładowych. Przed wysłaniem sprawdź lokalne wymogi i skonsultuj się z wykwalifikowanym prawnikiem lub doradcą ds. prawa pracy, zwłaszcza jeśli zwolnienie może zostać zakwestionowane.

Kto z niego korzysta

• Właściciel małej firmy kończący zatrudnienie pracownika po restrukturyzacji.
• Kierownik działu HR potwierdzający na piśmie decyzję o zwolnieniu.
• Pracodawca kończący zatrudnienie po nieudanym planie poprawy wyników.
• Przełożony potwierdzający zakończenie umowy na czas określony lub na okres próbny.
• Pracodawca organizujący zwrot laptopów, telefonów lub innego sprzętu przez odchodzącego pracownika zdalnego.

Warunki do uzgodnienia

Stanowisko

Podaj obecne stanowisko pracownika zgodnie z dokumentacją kadrową. Pomaga to wskazać, którego stanowiska dotyczy rozwiązanie, zwłaszcza gdy dana osoba zajmowała kilka stanowisk.

Ostatni dzień zatrudnienia

Zapisz ostatni dzień zatrudnienia. Sprawdź, czy uwzględnia wymagany okres wypowiedzenia wynikający z umowy o pracę i lokalnych przepisów.

Okres wypowiedzenia i rozliczenie końcowe

Wyjaśnij, jak przebiega okres wypowiedzenia, np. czy pracownik świadczy w nim pracę, czy otrzymuje wynagrodzenie zamiast odbywania okresu wypowiedzenia, oraz kiedy zostaną wypłacone ostatnie wynagrodzenie, ekwiwalent za niewykorzystany urlop i inne kwoty. Opis powinien być rzeczowy i zgodny z danymi płacowymi.

Przyczyna rozwiązania (jeśli ją podajesz)

To pole jest opcjonalne. Jeśli podajesz przyczynę, opisz ją krótko, rzeczowo i spójnie z wcześniejszą dokumentacją. W niektórych miejscach podanie przyczyny jest obowiązkowe, w innych nie.

Mienie firmy do zwrotu

Wymień przedmioty do zwrotu, np. laptop, telefon, identyfikator lub klucze, wraz z terminem i sposobem zwrotu. Wspomnij o kontach i dostępach, które zostaną zamknięte.

Świadczenia i obowiązki trwające dalej

Jeśli chcesz wspomnieć o świadczeniach, referencjach lub dalszych obowiązkach w zakresie poufności, dodaj krótką notatkę w sekcji „Dodatkowe warunki i postanowienia”. Zanim opiszesz, jak wygasają świadczenia, sprawdź lokalne przepisy.

Częste błędy

• Wysłanie pisma przed zakończeniem procedury wewnętrznej. Najpierw upewnij się, że odbyły się wszystkie wymagane spotkania, upomnienia lub konsultacje.
• Wyznaczenie ostatniego dnia, który nie uwzględnia wymaganego okresu wypowiedzenia. Przed wyborem daty sprawdź umowę o pracę i lokalne przepisy.
• Ogólnikowy opis rozliczenia końcowego. Określ, co zostanie wypłacone i kiedy, i przed wysłaniem potwierdź to z działem płac.
• Podanie przyczyny sprzecznej z wcześniejszą dokumentacją lub ocenami pracy. Przyczyna powinna być rzetelna, krótka i spójna – albo pomiń ją, jeśli nie jest wymagana.
• Używanie emocjonalnego lub oceniającego języka. Pełen szacunku, rzeczowy ton jest czytelniejszy i pozwala zachować godność pracownika.
• Zapomnienie o mieniu firmy i dostępie do systemów. Wymień sprzęt do zwrotu i potwierdź, kiedy konta zostaną zamknięte.

Przed podpisaniem

• Porównaj imię i nazwisko pracownika, stanowisko i dane o zatrudnieniu z dokumentacją kadrową.
• Sprawdź ostatni dzień zatrudnienia pod kątem postanowień umowy o okresie wypowiedzenia i lokalnych przepisów.
• Potwierdź z działem płac ostatnie wynagrodzenie, ekwiwalent za niewykorzystany urlop i inne kwoty.
• Sprawdź podaną przyczynę pod kątem rzetelności i spójności z wcześniejszą dokumentacją.
• Wymień mienie firmy do zwrotu wraz z terminami i sposobem zwrotu.
• Sprawdź lokalne wymogi prawa pracy, a jeśli zwolnienie może zostać zakwestionowane, przed wysłaniem skonsultuj się z wykwalifikowanym prawnikiem lub doradcą ds. prawa pracy.