Protokół zmiany zakresu prac

Praktyczny przewodnik: Protokół zmiany zakresu prac

Protokół zmiany zakresu prac to pisemne potwierdzenie uzgodnionej zmiany prac objętych już umową lub zakresem prac. Wskazuje pierwotną umowę, opisuje zmianę oraz zapisuje ewentualną korektę ceny i harmonogramu.

Do czego służy

Klienci i wykonawcy korzystają z protokołu zmiany, gdy po rozpoczęciu projektu zakres prac trzeba rozszerzyć, ograniczyć lub przesunąć. Stosuje się go razem z pierwotną umową, np. zakresem prac freelancera, umową o tworzenie oprogramowania lub stron internetowych, główną umową o świadczenie usług z niezależnym wykonawcą, umową z podwykonawcą albo umową na usługi kreatywne lub fotograficzne. Protokół zapisuje, co się zmieniło, aby obie strony pracowały według tego samego, zaktualizowanego planu.

Użyj go przy określonej zmianie w trwającym projekcie, takiej jak dodatkowa funkcja, usunięty element do dostarczenia lub zmieniony termin. Jeśli zmiana jest tak duża, że w praktyce oznacza nowy projekt, czytelniejszy może być nowy zakres prac. Jeśli strony chcą całkowicie zakończyć prace, lepiej może sprawdzić się zawiadomienie o rozwiązaniu umowy lub porozumienie o jej rozwiązaniu.

Przed użyciem tego formularza sprawdź, czy pierwotna umowa przewiduje procedurę wprowadzania zmian. Niektóre umowy wymagają, aby zmiany podpisywały wskazane osoby, by były kolejno numerowane albo zatwierdzane przed rozpoczęciem prac. Zasady dotyczące pisemnych zmian różnią się w zależności od kraju i regionu, więc przy istotnej zmianie sprawdź lokalne wymogi.

Kto z niego korzysta

• Klient proszący freelancera lub agencję o dodanie, usunięcie lub zmodyfikowanie elementów do dostarczenia.
• Twórca stron internetowych lub oprogramowania dokumentujący dodatkowe funkcje zamówione w trakcie projektu.
• Wykonawca zapisujący zmieniony harmonogram po opóźnieniu lub zmianie wymagań.
• Wykonawca główny uzgadniający zmianę zakresu z podwykonawcą.
• Fotograf lub inny twórca dokumentujący dodatkowe sesje, poprawki lub zakres wykorzystania.

Warunki do uzgodnienia

Umowa lub zakres prac

Wskaż zmienianą umowę przez jej tytuł i datę oraz podaj ewentualny numer zakresu prac. Dzięki temu protokół zmiany zostanie powiązany z właściwym dokumentem, gdy klient prowadzi z tym samym wykonawcą kilka projektów.

Numer protokołu zmiany

Nadaj każdemu protokołowi niepowtarzalny numer, np. ZM-01, ZM-02 itd. Kolejna numeracja ułatwia śledzenie całej historii zmian i aktualnej łącznej ceny.

Opis zmiany

Opisz dokładnie, co jest dodawane, usuwane lub modyfikowane, na tyle konkretnie, aby obie strony mogły później sprawdzić, czy zostało to wykonane. Wspomnij, co zmiana zastępuje w pierwotnym zakresie.

Korekta ceny

Podaj kwotę i walutę podwyżki lub obniżki oraz wyraźnie zaznacz, czy jest to kwota stała, czy szacunkowa. W razie potrzeby odnotuj zmienioną łączną cenę umowy w sekcji „Dodatkowe warunki i postanowienia”.

Korekta harmonogramu

Zapisz każdą zmianę terminów, etapów lub ostatecznej daty dostarczenia. Jeśli harmonogram się nie zmienia, zaznacz to, aby żadna ze stron nie zakładała, że przyznano dodatkowy czas.

Wpływ na pozostałą część umowy

Protokół zmiany zwykle pozostawia wszystkie inne postanowienia pierwotnej umowy bez zmian. Jeśli zmieniają się także terminy płatności, kryteria odbioru lub inne warunki, opisz to w sekcji „Dodatkowe warunki i postanowienia”.

Częste błędy

• Rozpoczęcie dodatkowych prac przed podpisaniem protokołu zmiany. Wcześniejsze uzgodnienie zakresu, ceny i terminów ogranicza późniejsze spory o to, co zostało zatwierdzone.
• Ogólnikowy opis zmiany, np. „drobne poprawki”. Wymień konkretne funkcje, strony, elementy do dostarczenia lub zadania.
• Pozostawienie pustego pola korekty ceny lub wpisanie kwoty bez waluty. Podaj kwotę, walutę i to, czy zwiększa ona, czy zmniejsza cenę umowy.
• Pominięcie kwestii harmonogramu. Nawet niewielka zmiana może wpłynąć na późniejsze etapy, więc zapisz nowe daty albo potwierdź, że się nie zmieniają.
• Niespójna lub powtarzająca się numeracja protokołów zmiany. Prowadź prosty rejestr każdego protokołu i jego statusu.
• Podpisanie formularza przez osobę, która nie może zatwierdzać zmian. Sprawdź w pierwotnej umowie, kto po każdej stronie jest upoważniony do uzgadniania zmian.

Przed podpisaniem

• Porównaj tytuł, datę i numer umowy lub zakresu prac z podpisanym oryginałem.
• Sprawdź, czy numer protokołu zmiany jest zgodny z numeracją wcześniejszych zmian.
• Przeczytaj opis zmiany i potwierdź, że odpowiada temu, co obie strony omówiły.
• Sprawdź korektę ceny, walutę oraz zaktualizowaną łączną kwotę, jeśli ją śledzisz.
• Przejrzyj korektę harmonogramu i jej wpływ na późniejsze etapy.
• Sprawdź procedurę zmian w pierwotnej umowie i potwierdź, że każda podpisująca osoba jest upoważniona do zatwierdzenia zmiany.