Umowa przedłużenia kontraktu

Praktyczny przewodnik: Umowa przedłużenia kontraktu

Umowa przedłużenia kontraktu to pisemne potwierdzenie, że strony zgodziły się kontynuować obowiązującą umowę po jej obecnej dacie zakończenia. Wskazuje pierwotną umowę, obecną i nową datę zakończenia oraz wynagrodzenie i inne warunki na przedłużony okres.

Do czego służy

Z umowy przedłużenia korzysta się, gdy współpraca układa się dobrze i obie strony chcą ją kontynuować bez negocjowania nowej umowy od zera. Często stosuje się ją razem z główną umową o świadczenie usług z niezależnym wykonawcą, umową doradczą, umową z podwykonawcą, licencją na oprogramowanie, licencją na znak towarowy lub markę albo wzajemną umową o zachowaniu poufności. Pozostawia dotychczasowe warunki w mocy, zapisując nowy okres obowiązywania i ewentualne uzgodnione zmiany.

Użyj jej przed upływem obecnej daty zakończenia, aby nie powstała przerwa, w której nie byłoby jasne, czy umowa nadal obowiązuje. Jeśli strony chcą jednocześnie zmienić wiele postanowień, czytelniejsza może być nowa umowa lub aneks do umowy. Jeśli pierwotna umowa przedłuża się automatycznie, przed przygotowaniem osobnego przedłużenia sprawdź, jak działa to postanowienie.

Niektóre umowy określają, jak należy uzgodnić przedłużenie, np. z zachowaniem okresu wypowiedzenia lub w formie pisemnej podpisanej przez wszystkie strony. Wymogi różnią się w zależności od kraju i regionu, dlatego sprawdź pierwotną umowę i lokalne przepisy, a jeśli przedłużenie dotyczy znacznego wynagrodzenia lub istotnych praw, skonsultuj się z wykwalifikowanym prawnikiem.

Kto z niego korzysta

• Zleceniodawca i niezależny wykonawca kontynuujący trwającą współpracę w zakresie usług.
• Konsultant, którego zlecenie doradcze jest odnawiane na kolejny okres.
• Wykonawca główny przedłużający udział podwykonawcy w dłuższym projekcie.
• Licencjodawca i licencjobiorca kontynuujący licencję na oprogramowanie, znak towarowy lub markę.
• Dwie strony utrzymujące w mocy ustalenia o poufności na kolejny okres.

Warunki do uzgodnienia

Przedłużana umowa

Wskaż pierwotną umowę przez jej tytuł, datę i strony. Jeśli była już wcześniej zmieniana lub przedłużana, wspomnij o tych dokumentach, aby czytelnik wiedział, która wersja obowiązuje dalej.

Obecna data zakończenia

Podaj datę zakończenia wynikającą obecnie z umowy lub jej najnowszego aneksu. Sprawdź ją w pierwotnym dokumencie, zamiast polegać na pamięci.

Nowa data zakończenia

Podaj nową datę, w której umowa się zakończy. Wyraźnie zaznacz, czy umowę można ponownie przedłużyć i jak miałoby zostać uzgodnione kolejne przedłużenie.

Wynagrodzenie lub stawki na przedłużony okres

Zapisz wynagrodzenie, stawki lub tantiemy obowiązujące w okresie przedłużenia oraz datę, od której mają zastosowanie. Jeśli wynagrodzenie się nie zmienia, wyraźnie to zaznacz.

Inne zmiany na przedłużony okres

Opisz wszelkie inne zmiany, np. dotyczące raportowania, zakresu prac lub rezultatów, które obowiązują tylko w okresie przedłużenia. Jeśli ich nie ma, zaznacz, że wszystkie pozostałe warunki pozostają bez zmian.

Ciągłość dotychczasowych warunków

Potwierdź, że postanowienia pierwotnej umowy obowiązują w okresie przedłużenia, z wyjątkiem zmienionych. Powiązane ustalenia, np. dotyczące poufności, odnotuj w sekcji „Dodatkowe warunki i postanowienia”.

Częste błędy

• Podpisanie przedłużenia po wygaśnięciu pierwotnej umowy. Uzgodnijcie je przed obecną datą zakończenia.
• Wpisanie błędnej obecnej daty zakończenia. Sprawdź pierwotną umowę i wszystkie wcześniejsze aneksy.
• Nieokreślenie wynagrodzenia na przedłużony okres. Zaznacz, czy stawki się zmieniają, czy pozostają takie same, i od kiedy.
• Wprowadzanie do przedłużenia wielu niezwiązanych ze sobą zmian. Jeśli zmiany są obszerne, użyj osobnego aneksu lub nowej umowy.
• Przeoczenie w pierwotnej umowie postanowienia o automatycznym przedłużeniu lub wypowiedzeniu. Sprawdź, jak ma się ono do przedłużenia.
• Brak podpisu którejkolwiek ze stron pierwotnej umowy. Uwzględnij wszystkie strony pierwotnej umowy.

Przed podpisaniem

• Potwierdź tytuł, datę i strony pierwotnej umowy.
• Porównaj obecną datę zakończenia z umową i wszystkimi aneksami.
• Uzgodnijcie nową datę zakończenia i to, czy możliwe są kolejne przedłużenia.
• Potwierdź wynagrodzenie lub stawki i datę, od której obowiązują.
• Przejrzyj inne zmiany i potwierdź, że pozostałe warunki obowiązują bez zmian.
• Sprawdź postanowienie pierwotnej umowy o przedłużeniu i lokalne przepisy oraz upewnij się, że każda strona zachowa podpisany egzemplarz.