Zawiadomienie o rozwiązaniu umowy

Praktyczny przewodnik: Zawiadomienie o rozwiązaniu umowy

Zawiadomienie o rozwiązaniu umowy to pisemna informacja dla drugiej strony, że nadawca kończy obowiązującą umowę. Wskazuje umowę i postanowienie, na które się powołuje, określa, kiedy rozwiązanie wywołuje skutek, oraz przedstawia prośby dotyczące zakończenia współpracy.

Do czego służy

Z tego zawiadomienia korzysta się, gdy chce się zakończyć współpracę usługową, licencyjną lub wspólnikowską i potrzebny jest jasny pisemny zapis tej decyzji. Zwykle wysyła się je na podstawie obowiązującej umowy, np. umowy z wykonawcą, umowy doradczej, umowy o tworzenie oprogramowania, umowy na usługi kreatywne lub umowy z podwykonawcą, licencji na oprogramowanie lub znak towarowy albo umowy spółki cywilnej / jawnej. Zawiadomienie dokumentuje stanowisko nadawcy; nie rozstrzyga, czy rozwiązanie umowy jest dopuszczalne.

Użyj go, gdy umowa zawiera już postanowienie o rozwiązaniu, a nadawca chce się na nie powołać. Jeśli strony wspólnie uzgadniają zakończenie współpracy, lepszym wyborem może być porozumienie o rozwiązaniu umowy lub dokument o wzajemnym zwolnieniu. Jeśli chodzi przede wszystkim o niezapłaconą fakturę lub prośbę o zmianę prac, bardziej odpowiednie może być wezwanie do zapłaty lub protokół zmiany zakresu prac.

Przed wysłaniem uważnie przeczytaj postanowienie o rozwiązaniu umowy i sprawdź przepisy obowiązujące w miejscu jej wykonywania. Okresy wypowiedzenia, dopuszczalne przyczyny, sposoby doręczenia i skutki rozwiązania umowy różnią się w zależności od kraju i regionu. Jeśli umowa jest istotna, rozwiązanie jest sporne lub zarzuca się naruszenie umowy, skonsultuj się z wykwalifikowanym prawnikiem.

Kto z niego korzysta

• Klient kończący współpracę z freelancerem lub wykonawcą na podstawie postanowienia umowy o jej rozwiązaniu.
• Wykonawca lub konsultant wycofujący się z trwającego zlecenia.
• Licencjodawca lub licencjobiorca rozwiązujący licencję na oprogramowanie lub znak towarowy.
• Wspólnik zawiadamiający o zakończeniu spółki zgodnie z jej zasadami wyjścia.
• Wykonawca główny kończący współpracę z podwykonawcą przy projekcie.

Warunki do uzgodnienia

Rozwiązywana umowa

Wskaż umowę przez jej tytuł i datę, dokładnie tak, jak widnieją na podpisanym egzemplarzu. Jeśli istnieje kilka powiązanych dokumentów, np. umowa ramowa i poszczególne zakresy prac, określ, których dotyczy zawiadomienie, a które – jeśli jakieś – nadal obowiązują.

Postanowienie umowy, na które się powołujesz

Wskaż punkt lub postanowienie pozwalające na rozwiązanie umowy i streść jego treść, np. rozwiązanie bez podania przyczyny z zachowaniem określonego okresu wypowiedzenia. Dokładne zacytowanie postanowienia pomaga odbiorcy sprawdzić podstawę zawiadomienia.

Data, z którą rozwiązanie wywołuje skutek

Podaj dokładną datę zakończenia umowy. Licz okres wypowiedzenia od dnia, w którym odbiorca prawdopodobnie otrzyma zawiadomienie, i sprawdź w umowie oraz lokalnych przepisach, jak należy go obliczać.

Przyczyna rozwiązania (jeśli ją podajesz)

To pole jest opcjonalne. Niektóre postanowienia pozwalają na rozwiązanie bez podania przyczyny, inne jej wymagają. Jeśli podajesz przyczynę, opisz ją rzeczowo i zwięźle oraz unikaj twierdzeń, których nie możesz poprzeć dokumentami.

Faktury końcowe, przekazanie prac i zwrot materiałów

Określ, co ma się stać w okresie zamykania współpracy: kiedy należy wystawić faktury końcowe, które prace lub pliki trzeba przekazać oraz które materiały, sprzęt lub dane dostępowe należy zwrócić. W miarę możliwości podaj daty.

Obowiązki trwające po rozwiązaniu

Wiele umów utrzymuje niektóre obowiązki po ich rozwiązaniu, np. zachowanie poufności, zapłatę za wykonane prace czy ograniczenia licencyjne. Jeśli chcesz o nich wspomnieć, dodaj krótkie odniesienie w sekcji „Dodatkowe warunki i postanowienia”.

Częste błędy

• Powołanie się na niewłaściwe postanowienie lub jego nieścisłe streszczenie. Przeczytaj podpisaną umowę i poprawnie przepisz numer postanowienia oraz jego kluczowy warunek.
• Wybór daty skutku, która nie uwzględnia pełnego okresu wypowiedzenia. Ustal, kiedy odbiorca otrzyma zawiadomienie, i licz od tego dnia.
• Wysłanie zawiadomienia na adres lub do osoby niewskazanej w postanowieniu umowy o zawiadomieniach. Użyj danych kontaktowych określonych w umowie lub najnowszych, które strony uzgodniły na piśmie.
• Podanie szczegółowej lub emocjonalnej przyczyny, gdy postanowienie jej nie wymaga. Krótkie, rzeczowe stwierdzenie albo brak uzasadnienia jest zwykle czytelniejsze.
• Niejasne opisanie kroków zamykających współpracę. Określ, jakich faktur końcowych, rezultatów prac, plików i sprzętu oczekujesz i do kiedy.
• Założenie, że zawiadomienie kończy wszystkie powiązane dokumenty. Wyraźnie zaznacz, czy powiązane zakresy prac, licencje lub umowy dodatkowe również wygasają.

Przed podpisaniem

• Porównaj tytuł, datę i strony umowy z podpisanym egzemplarzem.
• Ponownie przeczytaj postanowienie o rozwiązaniu i sprawdź, czy zawiadomienie spełnia jego warunki.
• Ponownie oblicz datę skutku, uwzględniając pełny okres wypowiedzenia i czas doręczenia.
• Sprawdź podaną przyczynę, jeśli ją podajesz, pod kątem rzetelności i neutralnych sformułowań.
• Sprawdź, czy prośby dotyczące zamknięcia współpracy, w tym faktur końcowych, przekazania i zwrotów, zawierają jasne daty i pozycje.
• Sprawdź postanowienie umowy o zawiadomieniach oraz lokalne przepisy dotyczące doręczenia i terminów, a jeśli rozwiązanie może zostać zakwestionowane, skonsultuj się z wykwalifikowanym prawnikiem.