Ordin de modificare (modificarea sferei de activitate)

Ghid practic: Ordin de modificare (modificarea sferei de activitate)

Un Ordin de modificare (modificarea sferei de activitate) consemnează în scris o modificare convenită a lucrărilor deja acoperite de un contract sau de un document privind sfera lucrărilor. Identifică contractul inițial, descrie modificarea și consemnează orice ajustare a prețului și a calendarului.

La ce folosește

Clienții și prestatorii folosesc un ordin de modificare atunci când, după începerea proiectului, lucrările trebuie extinse, reduse sau reorientate. Se folosește împreună cu contractul inițial, cum ar fi un document privind sfera lucrărilor pentru freelanceri, un contract de dezvoltare software și web, un contract-cadru de prestări servicii pentru prestator independent, un contract de subcontractare sau un contract de servicii foto ori creative. Ordinul de modificare consemnează ce s-a schimbat, astfel încât ambele părți să lucreze după același plan actualizat.

Folosiți-l pentru o modificare bine definită a unui proiect existent, precum o funcționalitate adăugată, un livrabil eliminat sau un termen revizuit. Dacă modificarea este atât de mare încât echivalează cu un proiect nou, un nou document privind sfera lucrărilor poate fi mai clar. Dacă părțile doresc să înceteze complet lucrările, o notificare de încetare sau un document de încetare de comun acord poate fi mai potrivit.

Verificați dacă contractul inițial prevede o procedură de modificare înainte de a folosi acest formular. Unele contracte impun ca modificările să fie semnate de persoane anume, numerotate succesiv sau aprobate înainte de începerea lucrărilor. Regulile privind modificările scrise diferă de la o țară sau regiune la alta, așa că verificați cerințele locale atunci când modificarea este semnificativă.

Cine îl folosește

• Un client care îi cere unui freelancer sau unei agenții să adauge, să elimine sau să modifice livrabile.
• Un dezvoltator web sau software care documentează funcționalități suplimentare solicitate pe parcursul proiectului.
• Un prestator care consemnează un calendar revizuit după o întârziere sau o schimbare a cerințelor.
• Un antreprenor principal care convine cu un subcontractant asupra unei modificări a sferei lucrărilor.
• Un fotograf sau un profesionist creativ care consemnează ședințe foto, editări sau utilizări suplimentare.

Condiții de stabilit

Contractul sau documentul privind sfera lucrărilor

Identificați contractul care se modifică prin titlu și dată și includeți numărul documentului privind sfera lucrărilor, dacă există. Astfel, ordinul de modificare este legat de documentul corect atunci când un client are mai multe proiecte cu același prestator.

Numărul ordinului de modificare

Atribuiți fiecărui ordin de modificare un număr unic, de exemplu OM-01, OM-02 și așa mai departe. Numerotarea succesivă face mai ușoară urmărirea întregului istoric al modificărilor și a prețului total actual.

Descrierea modificării

Descrieți exact ce se adaugă, se elimină sau se modifică, în termeni suficient de concreți încât ambele părți să poată verifica ulterior dacă a fost livrat. Menționați orice element din sfera inițială pe care modificarea îl înlocuiește.

Ajustarea prețului

Precizați suma și moneda creșterii sau a reducerii și menționați clar dacă este o sumă fixă sau o estimare. Dacă este util, notați noul preț total al contractului în „Termeni și Prevederi Suplimentare”.

Ajustarea calendarului

Consemnați orice modificare a termenelor, a etapelor sau a datei finale de livrare. Dacă calendarul nu se schimbă, menționați acest lucru, astfel încât niciuna dintre părți să nu presupună că s-a acordat timp suplimentar.

Efectul asupra restului contractului

Un ordin de modificare lasă de obicei neschimbate toate celelalte clauze ale contractului inițial. Dacă se modifică și termenele de plată, criteriile de recepție sau alte clauze, descrieți acest lucru în „Termeni și Prevederi Suplimentare”.

Greșeli frecvente

• Începerea lucrărilor suplimentare înainte de semnarea ordinului de modificare. Stabilirea prealabilă a sferei, a prețului și a termenelor reduce neînțelegerile ulterioare privind ceea ce s-a aprobat.
• Descrierea modificării în termeni vagi, precum „actualizări minore”. Enumerați funcționalitățile, paginile, livrabilele sau sarcinile concrete implicate.
• Lăsarea necompletată a ajustării prețului sau indicarea ei fără monedă. Precizați suma, moneda și dacă aceasta majorează sau reduce prețul contractului.
• Omiterea calendarului. Chiar și o modificare mică poate afecta etapele ulterioare, așa că consemnați noile date sau confirmați că nu se schimbă nimic.
• Folosirea unor numere inconsecvente sau duplicate pentru ordinele de modificare. Țineți un registru simplu al fiecărui ordin de modificare și al stadiului său.
• Semnarea formularului de către o persoană care nu poate aproba modificări. Verificați în contractul inițial cine este autorizat, de fiecare parte, să convină asupra modificărilor.

Înainte de semnare

• Confirmați titlul, data și numărul contractului sau al documentului privind sfera lucrărilor în raport cu originalul semnat.
• Verificați dacă numărul ordinului de modificare urmează succesiunea modificărilor anterioare.
• Citiți descrierea modificării și confirmați că aceasta corespunde celor discutate de ambele părți.
• Verificați ajustarea prețului, moneda și totalul actualizat, dacă îl urmăriți.
• Verificați ajustarea calendarului și efectul acesteia asupra etapelor ulterioare.
• Verificați procedura de modificare din contractul inițial și confirmați că fiecare semnatar este autorizat să aprobe modificarea.