Certificat de returnare sau distrugere a informațiilor confidențiale

Ghid practic: Certificat de returnare sau distrugere a informațiilor confidențiale

Un Certificat de returnare sau distrugere a informațiilor confidențiale este o declarație scrisă prin care destinatarul confirmă că a returnat, a distrus sau a șters materialele confidențiale. Identifică acordul de confidențialitate, informațiile vizate, modul în care au fost tratate și eventualele copii păstrate.

La ce folosește

Persoanele și firmele folosesc acest certificat la sfârșitul unui proiect, al unei negocieri sau al unei colaborări, atunci când informațiile confidențiale trebuie returnate sau distruse. El urmează unui acord de confidențialitate, cum ar fi un acord reciproc sau unilateral de confidențialitate, un acord de confidențialitate și atribuire a invențiilor pentru angajați, un contract-cadru de prestări servicii pentru prestator independent sau un contract de consultanță. Certificatul îi oferă părții care a divulgat informațiile o evidență scrisă a ceea ce s-a făcut cu acestea.

Folosiți-l la încetarea acordului, atunci când o tranzacție nu se mai realizează sau când partea care a divulgat informațiile își cere materialele înapoi. El consemnează ce declară partea care le-a primit că a făcut; nu dovedește, prin el însuși, că toate copiile au dispărut. Dacă problema principală este o suspiciune de utilizare abuzivă sau de scurgere de informații, poate fi necesară o altă reacție și consultanță de specialitate.

Verificați în acordul de confidențialitate cerințele privind returnarea sau distrugerea, inclusiv termenele, metodele și copiile care pot fi păstrate. Regulile privind păstrarea evidențelor, prelucrarea datelor și datele cu caracter personal diferă de la o țară sau regiune la alta, așa că verificați cerințele locale înainte de a șterge evidențe pe care ar putea fi nevoie să le păstrați.

Cine îl folosește

• O companie care a analizat o potențială tranzacție, nefinalizată, în temeiul unui acord de confidențialitate.
• Un prestator sau un consultant care returnează materialele clientului la sfârșitul unei colaborări.
• Un angajat care pleacă și confirmă că documentele și fișierele companiei au fost returnate sau șterse.
• O parte care a divulgat informații și solicită confirmarea scrisă că acestea nu mai sunt deținute.
• Un furnizor sau un partener care închide un proiect comun ce a implicat date confidențiale partajate.

Condiții de stabilit

Acordul de confidențialitate

Identificați acordul prin titlu și dată, de exemplu un acord reciproc de confidențialitate sau secțiunea privind confidențialitatea dintr-un contract de servicii. Astfel, certificatul este legat de obligațiile la care răspunde.

Informațiile și materialele vizate

Descrieți categoriile de informații și formele în care au existat, precum documente pe hârtie, fișiere, e-mailuri, mostre sau desene. Precizia le ajută pe ambele părți să înțeleagă ce acoperă certificatul.

Returnate, distruse sau șterse și în ce mod

Precizați ce s-a făcut cu fiecare categorie, de exemplu returnare prin curier, distrugere prin tocare sau ștergere de pe dispozitive și din stocarea în cloud. Menționați copiile de siguranță și unitățile partajate, dacă au fost incluse.

Data finalizării

Consemnați data la care s-a încheiat returnarea sau distrugerea. Dacă operațiunea s-a desfășurat în etape, folosiți data finalizării ultimului pas.

Copiile păstrate și motivul, dacă există

Acest câmp este opțional. Dacă se păstrează copii, de exemplu o copie arhivată din motive contabile sau de evidență, precizați ce se păstrează, de ce și faptul că acestea rămân confidențiale.

Continuarea obligației de confidențialitate

Returnarea sau distrugerea materialelor nu pune capăt, de obicei, obligației de a păstra confidențialitatea informațiilor. Dacă doriți să menționați că obligațiile inițiale continuă, adăugați acest lucru în „Termeni și Prevederi Suplimentare”.

Greșeli frecvente

• Descrierea prea vagă a informațiilor, de exemplu „toate materialele”. Enumerați principalele categorii și formate, astfel încât partea care le-a divulgat să poată verifica aria acoperită.
• Uitarea copiilor din e-mail, din copiile de siguranță, din folderele partajate sau de pe dispozitivele personale. Căutați în toate locurile în care informațiile ar fi putut fi stocate înainte de semnare.
• Semnarea înainte ca returnarea sau distrugerea să fie efectiv finalizată. Finalizați mai întâi fiecare pas, apoi consemnați data finalizării.
• Omiterea copiilor păstrate în mod deliberat. Precizați ce se păstrează și de ce, în loc să lăsați să se înțeleagă că totul a fost distrus.
• Distrugerea unor evidențe care ar putea trebui păstrate din alte motive. Verificați mai întâi acordul și cerințele locale privind păstrarea evidențelor.
• Semnarea de către o persoană care nu știe ce s-a făcut. Semnatarul ar trebui să poată confirma pașii parcurși în întreaga organizație.

Înainte de semnare

• Confirmați titlul și data acordului de confidențialitate.
• Verificați cerințele acordului privind returnarea sau distrugerea, inclusiv metodele și termenele.
• Căutați în toate locurile de stocare, inclusiv e-mail, copii de siguranță, servicii cloud și dispozitivele folosite de membrii echipei.
• Consemnați, pentru fiecare categorie de informații, ce a fost returnat, distrus sau șters și în ce mod.
• Enumerați eventualele copii păstrate, motivul păstrării și modul în care vor fi protejate.
• Verificați regulile locale privind păstrarea evidențelor și prelucrarea datelor și cereți sfatul unui avocat calificat dacă informațiile sunt foarte sensibile sau dacă o dispută este probabilă.