Naročilo spremembe (sprememba obsega dela)

Praktični vodnik: Naročilo spremembe (sprememba obsega dela)

Naročilo spremembe (sprememba obsega dela) je pisni zapis dogovorjene spremembe dela, ki ga že zajema pogodba ali opis dela. V njem je navedena prvotna pogodba, opisana sprememba ter zabeležena morebitna prilagoditev cene in rokov.

Čemu je namenjen

Naročniki in izvajalci uporabljajo naročilo spremembe, ko je treba delo po začetku projekta razširiti, zmanjšati ali preusmeriti. Uporablja se skupaj s prvotno pogodbo, na primer z obsegom dela samostojnega sodelavca, pogodbo o programski in spletni opremi, okvirno pogodbo o storitvah neodvisnega izvajalca, pogodbo o podizvajalstvu ali pogodbo o fotografiranju, videografiji in ustvarjalnih medijih. Naročilo spremembe beleži, kaj se je spremenilo, da obe strani delata po istem posodobljenem načrtu.

Uporabite ga za določeno spremembo obstoječega projekta, na primer dodano funkcionalnost, odstranjen rezultat ali spremenjen rok. Če je sprememba tako velika, da pomeni nov projekt, je morda jasnejši nov opis dela. Če želijo stranke delo v celoti končati, je morda primernejše obvestilo o prekinitvi pogodbe ali dokument o sporazumni prekinitvi.

Pred uporabo tega obrazca preverite, ali prvotna pogodba določa postopek za spremembe. Nekatere pogodbe zahtevajo, da spremembe podpišejo imenovane osebe, da so zaporedno oštevilčene ali odobrene pred začetkom dela. Pravila o pisnih spremembah se med državami in regijami razlikujejo, zato pri bistvenih spremembah preverite lokalne zahteve.

Kdo ga uporablja

• Naročnik, ki samostojnega sodelavca ali agencijo prosi, naj doda, odstrani ali spremeni rezultate dela.
• Spletni razvijalec ali razvijalec programske opreme, ki dokumentira dodatne funkcionalnosti, zahtevane med projektom.
• Izvajalec, ki beleži spremenjen časovni načrt po zamudi ali spremembi zahtev.
• Glavni izvajalec, ki se s podizvajalcem dogovori o spremembi obsega dela.
• Fotograf ali drug ustvarjalec, ki beleži dodatna fotografiranja, obdelave ali načine uporabe.

Pogoji, o katerih se je treba dogovoriti

Pogodba ali opis dela

Pogodbo, ki se spreminja, označite z nazivom in datumom ter navedite morebitno številko opisa dela. Tako se naročilo spremembe poveže s pravim dokumentom, kadar ima naročnik pri istem izvajalcu več projektov.

Številka naročila spremembe

Vsakemu naročilu spremembe dodelite edinstveno številko, na primer CO-01, CO-02 in tako naprej. Zaporedno številčenje olajša spremljanje celotne zgodovine sprememb in trenutne skupne cene.

Opis spremembe

Natančno opišite, kaj se dodaja, odstranjuje ali spreminja, dovolj konkretno, da bosta obe strani pozneje lahko preverili, ali je bilo dobavljeno. Navedite tudi, kaj sprememba nadomešča v prvotnem obsegu dela.

Prilagoditev cene

Navedite znesek in valuto povečanja ali zmanjšanja ter jasno povejte, ali gre za fiksni znesek ali oceno. Po potrebi spremenjeno skupno pogodbeno ceno navedite v razdelku »Dodatni pogoji in določbe«.

Prilagoditev rokov

Zabeležite vsako spremembo rokov, mejnikov ali končnega datuma dobave. Če se roki ne spremenijo, to navedite, da nobena stran ne bi domnevala, da je bil odobren dodaten čas.

Učinek na preostanek pogodbe

Naročilo spremembe običajno pusti vse druge določbe prvotne pogodbe v veljavi. Če se spremenijo tudi roki plačil, merila za prevzem ali druge določbe, to opišite v razdelku »Dodatni pogoji in določbe«.

Pogoste napake

• Začeti dodatno delo, preden je naročilo spremembe podpisano. Če se najprej dogovorite o obsegu, ceni in rokih, zmanjšate tveganje poznejših nesoglasij o tem, kaj je bilo odobreno.
• Spremembo opisati nejasno, na primer »manjši popravki«. Navedite konkretne funkcionalnosti, strani, rezultate ali naloge.
• Prilagoditev cene pustiti prazno ali jo zapisati brez valute. Navedite znesek, valuto in ali se pogodbena cena poveča ali zmanjša.
• Pozabiti urediti roke. Tudi majhna sprememba lahko vpliva na poznejše mejnike, zato zabeležite nove datume ali potrdite, da se ne spremenijo.
• Uporabljati nedosledne ali podvojene številke naročil spremembe. Vodite preprosto evidenco vsakega naročila in njegovega stanja.
• Dovoliti, da obrazec podpiše oseba, ki ne more odobriti sprememb. V prvotni pogodbi preverite, kdo je na vsaki strani pooblaščen za dogovor o spremembah.

Pred podpisom

• Naziv, datum in številko pogodbe ali opisa dela preverite glede na podpisani izvirnik.
• Preverite, ali številka naročila spremembe sledi zaporedju prejšnjih sprememb.
• Preberite opis spremembe in potrdite, da se ujema s tem, o čemer sta se strani pogovorili.
• Preverite prilagoditev cene, valuto in posodobljeno skupno ceno, če jo spremljate.
• Preglejte prilagoditev rokov in njen vpliv na poznejše mejnike.
• Preverite postopek za spremembe v prvotni pogodbi in potrdite, da je vsak podpisnik pooblaščen za odobritev spremembe.