Potrdilo o vračilu ali uničenju zaupnih podatkov

Praktični vodnik: Potrdilo o vračilu ali uničenju zaupnih podatkov

Potrdilo o vračilu ali uničenju zaupnih podatkov je pisna izjava prejemnika, da je zaupna gradiva vrnil, uničil ali izbrisal. V njem so navedeni pogodba o zaupnosti, zajeti podatki, način ravnanja z njimi in morebitne obdržane kopije.

Čemu je namenjen

Posamezniki in podjetja uporabljajo to potrdilo ob koncu projekta, pogajanj ali sodelovanja, ko je treba zaupne podatke vrniti ali uničiti. Navezuje se na dogovor o zaupnosti, na primer vzajemno pogodbo o zaupnosti ali enostransko pogodbo o nerazkrivanju informacij, pogodbo o zaupnosti za zaposlene in dodelitvi izumov, okvirno pogodbo o storitvah neodvisnega izvajalca ali pogodbo o svetovalnih in posvetovalnih storitvah. Potrdilo razkrivajoči stranki da pisni zapis o tem, kaj se je zgodilo z njenimi podatki.

Uporabite ga, ko pogodba preneha, ko posel ni sklenjen ali ko razkrivajoča stranka zahteva vrnitev svojih gradiv. Beleži, kar prejemna stranka izjavlja, da je storila, samo po sebi pa ne dokazuje, da so vse kopije odstranjene. Če gre predvsem za sum zlorabe ali uhajanja podatkov, sta morda potrebna drugačen odziv in strokovni nasvet.

Preverite, ali pogodba o zaupnosti vsebuje zahteve za vračilo ali uničenje, vključno z roki, načini in dovoljenimi obdržanimi kopijami. Pravila o hrambi evidenc, ravnanju s podatki in osebnih podatkih se med državami in regijami razlikujejo, zato pred brisanjem evidenc, ki jih boste morda morali hraniti, preverite lokalne zahteve.

Kdo ga uporablja

• Podjetje, ki je na podlagi pogodbe o zaupnosti presojalo morebiten posel, ki ni bil sklenjen.
• Izvajalec ali svetovalec, ki ob koncu sodelovanja vrača gradiva naročnika.
• Zaposleni, ki odhaja in potrjuje, da so bili dokumenti in datoteke podjetja vrnjeni ali izbrisani.
• Razkrivajoča stranka, ki zahteva pisno potrditev, da se njeni podatki ne hranijo več.
• Dobavitelj ali partner, ki zaključuje skupni projekt, pri katerem so bili izmenjani zaupni podatki.

Pogoji, o katerih se je treba dogovoriti

Pogodba o zaupnosti

Pogodbo označite z nazivom in datumom, na primer vzajemna pogodba o zaupnosti ali poglavje o zaupnosti v pogodbi o storitvah. Tako se potrdilo poveže z obveznostmi, na katere odgovarja.

Zajeti podatki in gradiva

Opišite kategorije podatkov in oblike, v katerih so obstajali, na primer papirne dokumente, datoteke, e-poštna sporočila, vzorce ali risbe. Natančnost obema stranema pomaga razumeti, kaj potrdilo zajema.

Vračilo, uničenje ali izbris ter način izvedbe

Navedite, kaj je bilo storjeno z vsako kategorijo, na primer ali je bila vrnjena po kurirju, uničena v uničevalniku dokumentov ali izbrisana z naprav in iz shrambe v oblaku. Omenite varnostne kopije in skupne pogone, če so bili vključeni.

Datum dokončanja

Zabeležite datum, ko je bilo vračilo ali uničenje dokončano. Če je delo potekalo v fazah, uporabite datum zadnjega koraka.

Obdržane kopije in razlog, če obstajajo

To polje ni obvezno. Če se katere kopije obdržijo, na primer arhivska kopija, ki se hrani iz računovodskih razlogov ali za vodenje evidenc, navedite, kaj se hrani, zakaj in da to ostaja zaupno.

Nadaljnja zaupnost

Vračilo ali uničenje gradiv običajno ne odpravi obveznosti varovanja zaupnosti podatkov. Če želite navesti, da prvotne obveznosti še veljajo, to dodajte v razdelek »Dodatni pogoji in določbe«.

Pogoste napake

• Podatke opisati preveč nejasno, na primer »vsa gradiva«. Navedite glavne kategorije in oblike, da bo razkrivajoča stranka lahko preverila obseg.
• Pozabiti na kopije v e-pošti, varnostnih kopijah, skupnih mapah ali osebnih napravah. Pred podpisom preiščite vsako mesto, kjer bi bili podatki lahko shranjeni.
• Podpisati, preden je vračilo ali uničenje dejansko dokončano. Najprej dokončajte vsak korak, nato zabeležite datum dokončanja.
• Izpustiti kopije, ki se namenoma obdržijo. Navedite, kaj se hrani in zakaj, namesto da bi dajali vtis, da je bilo vse uničeno.
• Uničiti evidence, ki jih je morda treba hraniti iz drugih razlogov. Najprej preverite pogodbo in lokalne zahteve glede hrambe evidenc.
• Dovoliti, da podpiše oseba, ki ne ve, kaj je bilo storjeno. Podpisnik mora biti sposoben potrditi korake, izvedene v celotni organizaciji.

Pred podpisom

• Potrdite naziv in datum pogodbe o zaupnosti.
• Preverite zahteve pogodbe za vračilo ali uničenje, vključno z načini in roki.
• Preiščite vsa mesta shranjevanja, vključno z e-pošto, varnostnimi kopijami, storitvami v oblaku in napravami, ki jih uporabljajo člani ekipe.
• Za vsako kategorijo podatkov zabeležite, kaj je bilo vrnjeno, uničeno ali izbrisano in na kakšen način.
• Navedite morebitne obdržane kopije, razlog za njihovo hrambo in kako bodo zaščitene.
• Preverite lokalna pravila o hrambi evidenc in ravnanju s podatki, in če so podatki zelo občutljivi ali je spor verjeten, se posvetujte z usposobljenim pravnikom.