Opomnik za plačilo zapadlega računa

Praktični vodnik: Opomnik za plačilo zapadlega računa

Opomnik za plačilo zapadlega računa je pisna zahteva naročniku, naj plača račun, ki mu je pretekel rok zapadlosti. V njem sta navedena račun in zapadli neplačani znesek, pojasnjeno je, kako plačati, predlagan pa je tudi nov datum plačila.

Čemu je namenjen

Samostojni sodelavci, izvajalci in storitvena podjetja uporabljajo ta opomnik, ko naročnik računa ni plačal pravočasno. Običajno se pošlje na podlagi obstoječega dogovora o storitvah, na primer okvirne pogodbe o storitvah neodvisnega izvajalca, obsega dela samostojnega sodelavca, pogodbe o programski in spletni opremi, pogodbe o svetovalnih in posvetovalnih storitvah, pogodbe o fotografiranju, videografiji in ustvarjalnih medijih ali pogodbe o podizvajalstvu. Opomnik zahtevo zabeleži vljudno in stvarno, tako da se poslovni odnos ohrani.

Uporabite ga kot zgodnji, vljuden korak, ko plačilo zamuja. Če je več opomnikov ostalo brez odziva in je zadeva prerasla v formalni spor, je morda primernejši odločnejši poziv k plačilu ali strokovni nasvet. Če naročnik oporeka samemu delu, je morda koristno najprej rešiti to vprašanje, na primer s potrdilom o izvedbi in prevzemu.

Pred pošiljanjem v prvotni pogodbi preverite plačilne pogoje, zamudnine in morebitni postopek reševanja sporov. Pravila o stroških zaradi zamude pri plačilu, obrestih in izterjavi dolgov se med državami in regijami razlikujejo, zato pred omembo kakršnih koli stroškov preverite lokalne zahteve. Če je znesek visok ali naročnik plačilo zavrača, se posvetujte z usposobljenim pravnikom.

Kdo ga uporablja

• Samostojni sodelavec, ki se pozanima o neplačanem računu za opravljeno delo.
• Manjša agencija ali studio, ki naročnika opominja na zapadlo plačilo za projekt.
• Svetovalec, ki zahteva plačilo za že opravljene svetovalne storitve.
• Podizvajalec, ki od glavnega izvajalca zahteva plačilo za dobavljeno delo.
• Knjigovodja ali vodja pisarne, ki opomnike pošilja v imenu storitvenega podjetja.

Pogoji, o katerih se je treba dogovoriti

Številka in datum računa

Račun označite natanko tako, kot je bil izdan, s številko in datumom. Če je zapadlih več računov, navedite vsakega posebej, bodisi v tem polju bodisi v razdelku »Dodatni pogoji in določbe«.

Zapadli neplačani znesek

Navedite neplačani znesek in valuto. Če je bil del računa plačan, prikažite prvotni skupni znesek, prejeti znesek in preostanek, da ga bo naročnik lahko uskladil s svojimi evidencami.

Prvotni datum zapadlosti

Zabeležite datum plačila, naveden na računu ali v pogodbi. Tako naročnik vidi, kako dolgo plačilo že zamuja.

Način plačila

Navedite jasna navodila za plačilo, na primer podatke za bančno nakazilo ali povezavo za plačilo, ter sklic, ki naj ga naročnik uporabi. Pred pošiljanjem še enkrat preverite podatke o računu.

Zahtevani datum plačila

Predlagajte razumen nov datum plačila. Ohranite vljuden in praktičen ton ter pred navedbo kakršne koli posledice nadaljnje zamude preverite pogodbo in lokalna pravila.

Zamudnine ali obresti

Stroške zamude omenite le, če jih pogodba predvideva in jih lokalna pravila dovoljujejo. Če jih navedete, podlago opišite v razdelku »Dodatni pogoji in določbe«, namesto da bi dodajali nepojasnjene zneske.

Pogoste napake

• Poslati opomnik, ne da bi preverili, ali je plačilo že prispelo. Najprej uskladite svoje evidence, da se izognete nerodnemu popravku.
• Navesti napačno številko računa, znesek ali datum zapadlosti. Podatke prepišite s samega računa, da ga bo naročnik hitro našel.
• Dodati zamudnine ali obresti, ki jih pogodba ne predvideva. Pred omembo kakršnega koli stroška preverite plačilne pogoje in lokalna pravila.
• V prvem opomniku uporabiti napadalen ali grozeč ton. Jasna in vljudna zahteva pogosto prinese hitrejši odziv in ohrani poslovni odnos.
• Navesti nepopolne ali napačne podatke za plačilo. Vključite račun, sklic in vsak način plačila, ki naj ga naročnik uporabi.
• Poslati opomnik osebi, ki ne skrbi za plačila. Preverite, kdo je pri naročniku odgovoren za račune, in ga po potrebi vključite v kopijo.

Pred podpisom

• Številko, datum in znesek računa preverite glede na svojo računovodsko evidenco.
• Preverite, ali je bilo morda že prejeto delno ali celotno plačilo.
• Prvotni datum zapadlosti preverite glede na račun in plačilne pogoje iz pogodbe.
• Še enkrat preverite pravilnost navodil za plačilo in sklica.
• Izberite razumen zahtevani datum plačila in preglejte ton opomnika.
• Pred omembo stroškov zamude preverite pogodbo in lokalna pravila, in če je dolg visok ali sporen, se posvetujte z usposobljenim pravnikom.