Бланк замовлення на зміну (Зміна обсягу робіт)

Практичний посібник: Бланк замовлення на зміну (Зміна обсягу робіт)

Бланк замовлення на зміну (Зміна обсягу робіт) — це письмова фіксація погодженої зміни робіт, які вже передбачені договором або технічним завданням. У ньому зазначають первинний договір, описують зміну та фіксують коригування ціни й графіка.

Для чого потрібен документ

Замовники й підрядники використовують замовлення на зміну, коли після початку проєкту обсяг робіт потрібно збільшити, зменшити чи змінити. Його застосовують разом із первинною угодою, наприклад технічним завданням фрілансера, договором на розробку програмного забезпечення чи вебсайту, генеральною угодою про надання послуг незалежним підрядником, договором субпідряду або договором на творчі послуги чи фотозйомку. Замовлення на зміну фіксує, що саме змінилося, щоб обидві сторони працювали за тим самим оновленим планом.

Використовуйте його для визначеної зміни в межах чинного проєкту, як-от додавання функції, вилучення результату робіт чи перегляд строку. Якщо зміна настільки велика, що по суті є новим проєктом, зрозумілішим може бути нове технічне завдання. Якщо сторони хочуть повністю припинити роботи, краще може підійти повідомлення про розірвання договору або документ про розірвання за згодою сторін.

Перш ніж використовувати цей бланк, перевірте, чи передбачає первинний договір порядок внесення змін. Деякі договори вимагають, щоб зміни підписували визначені особи, щоб їх послідовно нумерували або погоджували до початку робіт. Правила щодо письмових змін відрізняються залежно від країни й регіону, тож якщо зміна суттєва, перевірте місцеві вимоги.

Хто ним користується

• Замовник, який просить фрілансера чи агенцію додати, вилучити або змінити результати робіт.
• Розробник вебсайтів чи програмного забезпечення, який документує додаткові функції, замовлені посеред проєкту.
• Підрядник, який фіксує переглянутий графік після затримки чи зміни вимог.
• Генеральний підрядник, який погоджує із субпідрядником зміну обсягу робіт.
• Фотограф або представник творчої професії, який фіксує додаткові зйомки, редагування чи використання матеріалів.

Умови, які потрібно узгодити

Договір або технічне завдання

Визначте угоду, до якої вносять зміну, за назвою та датою й зазначте номер технічного завдання, якщо він є. Це пов’язує замовлення на зміну з потрібним документом, коли в замовника кілька проєктів з одним підрядником.

Номер замовлення на зміну

Присвойте кожному замовленню на зміну унікальний номер, наприклад ЗЗ-01, ЗЗ-02 і так далі. Послідовна нумерація полегшує відстеження всієї історії змін і поточної загальної ціни.

Опис зміни

Точно опишіть, що саме додається, вилучається чи змінюється, настільки конкретно, щоб обидві сторони згодом могли перевірити, чи це виконано. Зазначте, що саме ця зміна замінює в первинному обсязі робіт.

Коригування ціни

Укажіть суму та валюту збільшення чи зменшення ціни й чітко зазначте, чи це фіксована сума, чи попередня оцінка. За потреби вкажіть переглянуту загальну ціну договору в розділі «Додаткові умови та положення».

Коригування графіка

Зафіксуйте будь-які зміни строків, етапів чи кінцевої дати здачі. Якщо графік не змінюється, так і зазначте, щоб жодна зі сторін не вважала, що надано додатковий час.

Вплив на решту договору

Замовлення на зміну зазвичай залишає всі інші умови первинної угоди без змін. Якщо змінюються також строки оплати, критерії приймання чи інші умови, опишіть це в розділі «Додаткові умови та положення».

Поширені помилки

• Починати додаткові роботи до підписання замовлення на зміну. Попереднє погодження обсягу, ціни й строків зменшує ризик подальших суперечок щодо того, що саме було затверджено.
• Описувати зміну розмито, наприклад «незначні оновлення». Перелічіть конкретні функції, сторінки, результати робіт чи завдання.
• Залишати коригування ціни порожнім або вказувати його без валюти. Зазначте суму, валюту й те, чи збільшує вона ціну договору, чи зменшує.
• Забувати про графік. Навіть невелика зміна може вплинути на подальші етапи, тому зафіксуйте нові дати або підтвердьте, що вони не змінюються.
• Використовувати непослідовні чи повторювані номери замовлень на зміну. Ведіть простий журнал кожного замовлення на зміну та його статусу.
• Давати бланк на підпис особі, яка не може погоджувати зміни. Перевірте в первинному договорі, хто з кожної сторони уповноважений погоджувати зміни.

Перед підписанням

• Звірте назву, дату та номер договору чи технічного завдання з підписаним оригіналом.
• Перевірте, чи номер замовлення на зміну продовжує послідовність попередніх змін.
• Прочитайте опис зміни й переконайтеся, що він відповідає тому, що обговорювали обидві сторони.
• Перевірте коригування ціни, валюту та оновлену загальну суму, якщо ви її відстежуєте.
• Перегляньте коригування графіка та його вплив на подальші етапи.
• Перевірте порядок внесення змін у первинному договорі й переконайтеся, що кожен підписант уповноважений погоджувати зміну.