Акт про повернення або знищення конфіденційної інформації

Практичний посібник: Акт про повернення або знищення конфіденційної інформації

Акт про повернення або знищення конфіденційної інформації — це письмова заява отримувача про те, що він повернув, знищив або видалив конфіденційні матеріали. У ньому зазначають угоду про конфіденційність, охоплену інформацію, спосіб поводження з нею та збережені копії, якщо вони є.

Для чого потрібен документ

Фізичні особи й підприємства використовують цей акт наприкінці проєкту, переговорів чи співпраці, коли конфіденційну інформацію потрібно повернути або знищити. Його складають на підставі домовленості про конфіденційність, наприклад взаємної чи односторонньої угоди про нерозголошення, угоди про конфіденційність та передачу прав на винаходи для працівників, генеральної угоди про надання послуг незалежним підрядником або договору про консультаційні послуги. Акт надає стороні, що розкрила інформацію, письмове підтвердження того, що було зроблено з її інформацією.

Використовуйте його, коли угода припиняється, коли угоду не укладено або коли сторона, що розкрила інформацію, просить повернути її матеріали. Акт фіксує те, що, за словами сторони-отримувача, вона зробила; сам по собі він не доводить, що всі копії знищено. Якщо головне питання — підозра у неправомірному використанні чи витоку, можуть знадобитися інші дії та фахова консультація.

Перевірте в угоді про конфіденційність вимоги щодо повернення чи знищення, зокрема строки, способи та дозволені для збереження копії. Правила щодо зберігання документів, поводження з даними та персональної інформації відрізняються залежно від країни й регіону, тому перевірте місцеві вимоги, перш ніж видаляти документи, які, можливо, потрібно зберігати.

Хто ним користується

• Компанія, яка оцінювала потенційну угоду на умовах угоди про нерозголошення, але угода так і не відбулася.
• Підрядник або консультант, який повертає матеріали замовника після завершення співпраці.
• Працівник, що звільняється, який підтверджує, що документи та файли компанії повернуто або видалено.
• Сторона, що розкрила інформацію, яка просить письмово підтвердити, що її інформація більше не зберігається.
• Постачальник або партнер, який завершує спільний проєкт із використанням спільних конфіденційних даних.

Умови, які потрібно узгодити

Угода про конфіденційність

Визначте угоду за назвою та датою, наприклад взаємна угода про нерозголошення чи розділ про конфіденційність у договорі про надання послуг. Це пов’язує акт із зобов’язаннями, на які він відповідає.

Охоплена інформація та матеріали

Опишіть категорії інформації та форми, у яких вона існувала, наприклад паперові документи, файли, електронні листи, зразки чи креслення. Конкретність допомагає обом сторонам зрозуміти, що охоплює акт.

Повернуто, знищено чи видалено та в який спосіб

Зазначте, що було зроблено з кожною категорією, наприклад повернуто кур’єром, знищено в шредері чи видалено з пристроїв і хмарного сховища. Згадайте резервні копії та спільні диски, якщо їх також охоплено.

Дата завершення

Зафіксуйте дату завершення повернення чи знищення. Якщо роботу виконували поетапно, укажіть дату завершення останнього кроку.

Збережені копії та причина, якщо є

Це поле необов’язкове. Якщо будь-які копії збережено, наприклад архівну копію для бухгалтерського обліку чи ведення документації, зазначте, що саме збережено, чому, і що ці копії залишаються конфіденційними.

Збереження конфіденційності

Повернення чи знищення матеріалів зазвичай не припиняє обов’язку зберігати інформацію в таємниці. Якщо хочете зазначити, що первинні зобов’язання продовжують діяти, додайте це в розділі «Додаткові умови та положення».

Поширені помилки

• Описувати інформацію надто розмито, наприклад «усі матеріали». Перелічіть основні категорії та формати, щоб сторона, що розкрила інформацію, могла перевірити обсяг.
• Забувати про копії в електронній пошті, резервних копіях, спільних папках чи на особистих пристроях. Перш ніж підписувати, перевірте всі місця, де могла зберігатися інформація.
• Підписувати акт до фактичного завершення повернення чи знищення. Спершу завершіть кожен крок, а потім зафіксуйте дату завершення.
• Не зазначати копії, які свідомо збережено. Укажіть, що збережено і чому, замість того щоб створювати враження, ніби все знищено.
• Знищувати документи, які, можливо, потрібно зберігати з інших причин. Спершу перевірте угоду та місцеві вимоги щодо зберігання документів.
• Давати акт на підпис особі, яка не знає, що саме було зроблено. Підписант має бути здатний підтвердити кроки, виконані в усій організації.

Перед підписанням

• Перевірте назву та дату угоди про конфіденційність.
• Перевірте вимоги угоди щодо повернення чи знищення, зокрема способи й строки.
• Перевірте всі місця зберігання, включно з електронною поштою, резервними копіями, хмарними сервісами та пристроями членів команди.
• Зафіксуйте для кожної категорії інформації, що саме повернуто, знищено чи видалено та в який спосіб.
• Перелічіть збережені копії, причину їх збереження та спосіб їх захисту.
• Перевірте місцеві правила щодо зберігання документів і поводження з даними, а якщо інформація особливо чутлива або ймовірна суперечка, зверніться до кваліфікованого юриста.