Нагадування про прострочену оплату за рахунком

Практичний посібник: Нагадування про прострочену оплату за рахунком

Нагадування про прострочену оплату за рахунком — це письмове прохання до замовника оплатити рахунок, строк оплати якого минув. У ньому зазначають рахунок, прострочену суму, спосіб оплати та пропонують нову дату платежу.

Для чого потрібен документ

Фрілансери, підрядники та компанії сфери послуг використовують це нагадування, коли замовник не оплатив рахунок вчасно. Зазвичай його надсилають у межах чинної домовленості про надання послуг, наприклад генеральної угоди про надання послуг незалежним підрядником, технічного завдання фрілансера, договору на розробку програмного забезпечення чи вебсайту, договору про консультаційні послуги, договору на творчі послуги чи фотозйомку або договору субпідряду. Нагадування фіксує прохання ввічливо й за фактами, зберігаючи робочі стосунки.

Використовуйте його як ранній і ввічливий крок, коли платіж затримується. Якщо кілька нагадувань залишилися без відповіді і справа переросла у формальну суперечку, доречнішими можуть бути рішучіший лист-вимога чи фахова консультація. Якщо замовник оспорює саму роботу, може допомогти спершу врегулювати це питання, наприклад за допомогою акта приймання-передачі виконаних робіт.

Перш ніж надсилати нагадування, перевірте в первинному договорі умови оплати, штрафи за прострочення та порядок вирішення спорів. Правила щодо нарахувань за прострочення платежу, відсотків і стягнення заборгованості відрізняються залежно від країни й регіону, тому перевірте місцеві вимоги, перш ніж згадувати будь-які нарахування. Якщо сума значна або в оплаті відмовлено, зверніться до кваліфікованого юриста.

Хто ним користується

• Фрілансер, який нагадує про неоплачений рахунок за виконану роботу.
• Невелика агенція чи студія, яка нагадує замовникові про прострочений платіж за проєкт.
• Консультант, який просить оплатити вже надані консультаційні послуги.
• Субпідрядник, який просить генерального підрядника оплатити виконані роботи.
• Бухгалтер або офіс-менеджер, який надсилає нагадування від імені компанії сфери послуг.

Умови, які потрібно узгодити

Номер і дата рахунку

Зазначте рахунок точно так, як його виставлено, з номером і датою. Якщо прострочено кілька рахунків, перелічіть кожен із них у цьому полі або в розділі «Додаткові умови та положення».

Прострочена сума

Укажіть неоплачену суму та валюту. Якщо рахунок оплачено частково, наведіть первинну суму, отриману суму та залишок, щоб замовник міг звірити їх зі своїм обліком.

Первинний строк оплати

Зафіксуйте дату оплати, зазначену в рахунку чи договорі. Це допомагає замовникові побачити, як довго платіж залишається простроченим.

Спосіб оплати

Надайте чіткі інструкції щодо оплати, наприклад банківські реквізити чи посилання на оплату, і призначення платежу, яке має вказати замовник. Перш ніж надсилати, ще раз перевірте реквізити.

Бажана дата оплати

Запропонуйте розумну нову дату оплати. Дотримуйтеся ввічливого й практичного тону та перевірте договір і місцеві правила, перш ніж зазначати будь-які наслідки подальшої затримки.

Штрафи за прострочення чи відсотки

Згадуйте нарахування за прострочення лише тоді, коли їх передбачено договором і дозволено місцевими правилами. Якщо ви їх зазначаєте, опишіть підставу в розділі «Додаткові умови та положення», а не додавайте сум без пояснень.

Поширені помилки

• Надсилати нагадування, не перевіривши, чи платіж уже не надійшов. Спершу звірте облік, щоб уникнути незручного виправлення.
• Указувати неправильні номер рахунку, суму чи строк оплати. Переносіть дані безпосередньо з рахунку, щоб замовник міг швидко його знайти.
• Додавати штрафи чи відсотки, не передбачені договором. Перш ніж згадувати будь-які нарахування, перевірте умови оплати й місцеві правила.
• Використовувати агресивний чи погрозливий тон у першому нагадуванні. Чітке ввічливе прохання часто дає швидшу відповідь і зберігає стосунки.
• Надавати неповні чи неправильні платіжні реквізити. Зазначте рахунок, призначення платежу та спосіб оплати, яким має скористатися замовник.
• Надсилати нагадування особі, яка не займається платежами. З’ясуйте, хто з боку замовника відповідає за рахунки, і за потреби додайте цю особу в копію.

Перед підписанням

• Звірте номер, дату й суму рахунку зі своїм бухгалтерським обліком.
• Перевірте, чи не надійшла вже часткова чи повна оплата.
• Звірте первинний строк оплати з рахунком і умовами оплати за договором.
• Ще раз перевірте правильність платіжних інструкцій і призначення платежу.
• Оберіть розумну бажану дату оплати й перегляньте тон нагадування.
• Перевірте договір і місцеві правила, перш ніж згадувати нарахування за прострочення, а якщо борг значний або оспорюється, зверніться до кваліфікованого юриста.