Potvrzení o vrácení nebo zničení důvěrných informací

Praktický průvodce: Potvrzení o vrácení nebo zničení důvěrných informací

Osvědčení o vrácení nebo zničení důvěrných informací je písemné prohlášení, že příjemce vrátil, zničil nebo smazal důvěrné materiály. Identifikuje dohodu o zachování mlčenlivosti, dotčené informace, způsob nakládání s nimi a případné ponechané kopie.

K čemu slouží

Jednotlivci a firmy používají toto osvědčení na konci projektu, jednání nebo pracovního vztahu, kdy je nutné vrátit nebo zničit důvěrné informace. Navazuje na dohodu o zachování mlčenlivosti, jako je vzájemná nebo jednostranná dohoda o zachování mlčenlivosti, dohoda o mlčenlivosti a převodu vynálezů pro zaměstnance, rámcová smlouva o poskytování služeb pro nezávislé dodavatele nebo poradenská smlouva. Osvědčení poskytuje poskytující straně písemný záznam o tom, co se stalo s jejími informacemi.

Použijte jej, když dohoda končí, když obchodní případ nedojde naplnění nebo když poskytující strana požádá o vrácení svých materiálů. Zaznamenává to, co přijímající strana prohlašuje, že udělala; samo o sobě to nedokazuje, že byla každá kopie odstraněna. Pokud je hlavním problémem podezření na zneužití nebo únik informací, může být nutná jiná reakce a odborná rada.

Zkontrolujte dohodu o zachování mlčenlivosti, abyste zjistili požadavky na vrácení nebo zničení, včetně lhůt, způsobů a povolených ponechaných kopií. Pravidla pro uchovávání záznamů, nakládání s daty a osobní údaje se mezi jednotlivými zeměmi a regiony liší, proto před smazáním záznamů, které možná budete muset uchovat, ověřte místní požadavky.

Kdo jej používá

• Společnost, která posuzovala potenciální obchod na základě dohody o zachování mlčenlivosti, k němuž nakonec nedošlo.
• Dodavatel nebo poradce vracející materiály klienta na konci zakázky.
• Odcházející zaměstnanec potvrzující, že firemní dokumenty a soubory byly vráceny nebo smazány.
• Poskytující strana požadující písemné potvrzení, že její informace již nejsou drženy.
• Dodavatel nebo partner uzavírající společný projekt, který zahrnoval sdílená důvěrná data.

Podmínky k dohodnutí

Dohoda o zachování mlčenlivosti

Označte dohodu názvem a datem, například jako vzájemnou dohodu o zachování mlčenlivosti nebo ustanovení o mlčenlivosti ve smlouvě o poskytování služeb. Tím se osvědčení propojuje s povinnostmi, na které reaguje.

Dotčené informace a materiály

Popište kategorie informací a jejich formy, jako jsou tištěné dokumenty, soubory, e-maily, vzorky nebo výkresy. Konkrétnost pomáhá oběma stranám pochopit, na co se osvědčení vztahuje.

Vráceno, zničeno nebo smazáno a jakým způsobem

Uveďte, co bylo provedeno s každou kategorií, například vráceno kurýrem, skartováno nebo smazáno ze zařízení a cloudového úložiště. Zmiňte zálohy a sdílené disky, pokud byly součástí.

Datum dokončení

Zaznamenejte datum, kdy bylo vrácení nebo zničení dokončeno. Pokud práce probíhala po etapách, použijte datum dokončení posledního kroku.

Ponechané kopie a důvod (pokud existují)

Toto pole je nepovinné. Pokud jsou ponechány jakékoli kopie, například archivní kopie uchovávaná z účetních důvodů nebo kvůli vedení záznamů, uveďte, co se uchovává, proč a že to zůstává důvěrné.

Trvající mlčenlivost

Vrácení nebo zničení materiálů obvykle neukončuje povinnost zachovávat mlčenlivost o informacích. Pokud chcete poznamenat, že původní povinnosti trvají, přidejte to do části „Další podmínky a ustanovení“.

Časté chyby

• Příliš nejasný popis informací, například „všechny materiály“. Uveďte hlavní kategorie a formáty, aby poskytující strana mohla ověřit rozsah.
• Zapomenutí na kopie v e-mailech, zálohách, sdílených složkách nebo osobních zařízeních. Před podpisem prohledejte každé místo, kde mohly být informace uloženy.
• Podpis předtím, než je vrácení nebo zničení skutečně dokončeno. Nejprve proveďte každý krok a poté zaznamenejte datum dokončení.
• Vynechání kopií, které jsou ponechány záměrně. Uveďte, co se uchovává a proč, namísto naznačování, že vše bylo zničeno.
• Zničení záznamů, které možná bude nutné uchovat z jiných důvodů. Nejprve zkontrolujte dohodu a místní požadavky na uchovávání záznamů.
• Podpis osobou, která neví, co bylo provedené. Podepisující by měl být schopen potvrdit kroky podniknuté v rámci celé organizace.

Před podpisem

• Potvrďte název a datum dohody o zachování mlčenlivosti.
• Zkontrolujte požadavky dohody na vrácení nebo zničení, včetně způsobů a lhůt.
• Prohledejte všechna úložiště včetně e-mailů, záloh, cloudových služeb a zařízení používaných členy týmu.
• Zaznamenejte pro každou kategorii informací to, co bylo vráceno, zničeno nebo smazáno a jakým způsobem.
• Uveďte seznam všech ponechaných kopií, důvod jejich uchování a způsob jejich zabezpečení.
• Zkontrolujte místní pravidla pro uchovávání záznamů a nakládání s daty a v případě vysoce citlivých informací nebo hrozícího sporu se poraďte s kvalifikovaným právníkem.