Oznámení o ukončení smlouvy

Praktický průvodce: Oznámení o ukončení smlouvy

Oznámení o ukončení smlouvy je písemné oznámení, kterým odesílatel sděluje druhé straně, že ukončuje existující smlouvu. Identifikuje smlouvu a příslušné ustanovení, na které se odvolává, uvádí, kdy ukončení nabývá účinnosti, a stanoví požadavky na ukončení spolupráce.

K čemu slouží

Lidé toto oznámení používají, když chtějí ukončit smlouvu o poskytování služeb, licenční smlouvu nebo partnerství a potřebují jasný písemný záznam o tomto rozhodnutí. Obvykle se odesílá na základě stávající dohody, jako je smlouva s dodavatelem, konzultační smlouva, smlouva o vývoji, kreativní smlouva nebo smlouva se subdodavatelem, softwarová či ochranná známková licence nebo obecná společenská smlouva. Oznámení zachycuje stanovisko odesílatele; nerozhoduje o tom, zda je ukončení přípustné.

Použijte jej, pokud smlouva již obsahuje ustanovení o ukončení a odesílatel se na něj chce odvolat. Pokud se strany na ukončení vztahu dohodnou společně, může se lépe hodit vzájemná dohoda o ukončení nebo vypořádání. Pokud je hlavním problémem nezaplacená faktura nebo požadavek na změnu práce, může být vhodnější upomínka k platbě nebo změnový list.

Před odesláním si pozorně přečtěte ustanovení o ukončení a ověřte si pravidla platná v místě, kde se smlouva plní. Výpovědní doby, přípustné důvody, způsoby doručení a účinky ukončení smlouvy se liší podle zemí a regionů. Pokud je smlouva významná, ukončení je sporné nebo je namítáno porušení povinností, požádejte o radu kvalifikovaného právníka.

Kdo jej používá

• Klient, který ukončuje spolupráci s freelancerem nebo dodavatelem na základě ustanovení smlouvy o ukončení.
• Dodavatel nebo konzultant, který odstupuje od probíhajícího poskytování služeb.
• Poskytovatel nebo nabyvatel licence, který ukončuje softwarovou nebo ochrannou známkovou licenci.
• Obchodní partner, který dává výpověď k ukončení partnerského vztahu podle jeho výstupních podmínek.
• Hlavní dodavatel, který ukončuje angažmá subdodavatele na projektu.

Podmínky k dohodnutí

Ukončovaná smlouva

Identifikujte smlouvu podle jejího názvu a data přesně tak, jak je uvedeno na podepsané kopii. Pokud existuje několik souvisejících dokumentů, jako je rámcová smlouva a jednotlivé příkazy k práci (SOW), uveďte, kterých se oznámení týká a které případně pokračují.

Smluvní ustanovení, o které se opíráte

Uveďte název oddílu nebo ustanovení, které umožňuje ukončení, a shrňte jeho obsah, například výpověď bez udání důvodu v stanovené výpovědní době. Přesná citace ustanovení pomáhá adresátovi ověřit podklad pro oznámení.

Datum nabytí účinnosti ukončení

Uveďte přesné datum, kdy smlouva končí. Jakoukoli výpovědní dobu počítejte od data, kdy adresát oznámení pravděpodobně obdrží, a ve smlouvě a místních předpisech si ověřte, jak se tato doba počítá.

Důvod ukončení, pokud je uveden

Toto pole je volitelné. Některá ustanovení umožňují ukončení bez udání důvodu, jiná jej vyžadují. Pokud důvod uvedete, zachovejte věcnost a stručnost a vyhněte se tvrzením, která nemůžete doložit záznamy.

Konečné faktury, předání a vrácení materiálů

Stanovte, co se má stát během ukončování spolupráce: kdy jsou splatné konečné faktury, jaká práce nebo soubory mají být předány a jaké materiály, vybavení nebo přístupové údaje mají být vráceny. Je-li to možné, uveďte data.

Přetrvávající povinnosti

Mnoho smluv ponechává určité povinnosti v platnosti i po ukončení, jako je mlčenlivost, úhrada za dokončenou práci nebo omezení licencí. Pokud se na ně chcete odvolat, přidejte stručný odkaz do části „Další podmínky a ustanovení“.

Časté chyby

• Citace nesprávného ustanovení nebo jeho nepřesná parafráze. Přečtěte si podepsanou smlouvu a správně zkopírujte číslo ustanovení a jeho klíčovou podmínku.
• Zvolení data účinnosti, které neposkytuje plnou výpovědní dobu. Vypočítejte si, kdy adresát oznámení obdrží, a počítejte od tohoto data dopředu.
• Odeslání oznámení na adresu nebo osobu, která není uvedena v ustanovení smlouvy o doručování písemností. Použijte kontaktní údaje specifikované ve smlouvě nebo ty nejnovější, na kterých se strany písemně dohodly.
• Uvádění podrobného nebo emotivního důvodu, když jej ustanovení nevyžaduje. Stručné věcné prohlášení, nebo žádné, je obvykle přehlednější.
• Ponechání kroků k ukončení spolupráce v nejasné rovině. Uveďte, jaké konečné faktury, dodávky, soubory a vybavení se očekávají a do kdy.
• Předpoklad, že oznámení ukončuje každý související dokument. Jasně uveďte, zda končí i propojené příkazy k práci (SOW), licence nebo vedlejší dohody.

Před podpisem

• Potvrďte název smlouvy, datum a strany oproti podepsané kopii.
• Znovu si přečtěte ustanovení o ukončení a ověřte, že oznámení dodržuje jeho podmínky.
• Přepočítejte datum nabytí účinnosti s ohledem na celou výpovědní dobu a dobu doručení.
• Zkontrolujte důvod, pokud je uveden, z hlediska přesnosti a neutrálního znění.
• Zkontrolujte požadavky na ukončení spolupráce, včetně konečných faktur, předání a vrácení, zda obsahují jasná data a položky.
• Zkontrolujte ustanovení smlouvy o doručování a místní pravidla pro doručování a načasování a v případě, že ukončení může být sporné, požádejte o radu kvalifikovaného právníka.