Upomínka k úhradě po splatnosti

Praktický průvodce: Upomínka k úhradě po splatnosti

Upomínka k úhradě po splatnosti je písemná žádost adresovaná klientovi o zaplacení faktury, jejíž datum splatnosti již uplynulo. Identifikuje fakturu, uvádí dlužnou částku, vysvětluje, jak provést platbu, a navrhuje nové datum úhrady.

K čemu slouží

Osoby na volné noze, dodavatelé a poskytovatelé služeb používají tuto upomínku, když klient nezaplatil fakturu včas. Obvykle se odesílá na základě stávající smlouvy o poskytování služeb, jako je rámcová smlouva o poskytování služeb nezávislého dodavatele, příkaz k práci pro na volné noze, smlouva o vývoji softwaru nebo webu, smlouva o poskytování poradenských služeb, smlouva o tvůrčí činnosti či fotografování nebo smlouva s poddodavatelem. Upomínka zaznamenává požadavek zdvořilým a věcným způsobem, který zachovává pracovní vztahy.

Použijte ji jako včasný a zdvořilý krok při prodlení s platbou. Pokud zůstalo několik upomínek bez odpovědi a záležitost přerostla v oficiální spory, může být vhodnější důraznější výzva k úhradě nebo odborná právní pomoc. Pokud klient zpochybňuje samotnou práci, může pomoci nejprve vyřešit tento problém, například pomocí osvědčení o dokončení a převzetí.

Před odesláním zkontrolujte platební podmínky, poplatky z prodlení a případné postupy pro řešení sporů v původní smlouvě. Pravidla týkající se poplatků z prodlení, úroků a vymáhání pohledávek se liší podle zemí a regionů, proto si před zmínkou jakýchkoli poplatků ověřte místní požadavky. Pokud je částka značná nebo je platba odepřena, požádejte o radu kvalifikovaného právníka.

Kdo jej používá

• Osoba na volné noze, která urguje neuhrazenou fakturu za již vykonanou práci.
• Malá agentura nebo studio, které klientovi připomíná po splatnosti platbu za projekt.
• Konzultant, který žádá o úhradu za již poskytnuté poradenské služby.
• Poddodavatel, který žádá hlavní dodavatel o proplacení dodané práce.
• Účetní nebo vedoucí kanceláře, který odesílá upomínky jménem poskytovatele služeb.

Podmínky k dohodnutí

Číslo a datum faktury

Identifikujte fakturu přesně tak, jak byla vystavena, včetně jejího čísla a data. Pokud je po splatnosti více faktur, uveďte každou z nich buď v tomto poli, nebo v části „Další podmínky a ustanovení“.

Dlužná částka

Uveďte neuhrazenou částku a měnu. Pokud byla část faktury již zaplacena, uveďte původní celkovou částku, přijatou částku a zbývající zůstatek, aby si jej klient mohl porovnat ve svých záznamech.

Původní datum splatnosti

Zaznamenejte datum splatnosti uvedené na faktuře nebo ve smlouvě. To pomůže klientovi vidět, jak dlouho je platba po splatnosti.

Jak provést platbu

Poskytněte jasné platební pokyny, jako jsou údaje pro bankovní převod nebo odkaz k platbě, a variabilní symbol či referenci, kterou by měl klient použít. Před odesláním platební údaje pečlivě zkontrolujte.

Požadované datum platby

Navrhněte rozumné nové datum platby. Zachovejte zdvořilý a praktický tón a před uvedením jakýchkoli důsledků dalšího prodlení zkontrolujte smlouvu a místní předpisy.

Poplatky z prodlení nebo úroky

Poplatky z prodlení zmiňujte pouze tehdy, pokud je smlouva umožňuje a místní předpisy je dovolují. Pokud je zahrnete, popište jejich základ v části „Další podmínky a ustanovení“, namísto přidávání nevysvětlených částek.

Časté chyby

• Odeslání upomínky bez ověření, zda platba již nedorazila. Nejprve si srovnejte účetní záznamy, abyste předešli trapným omylům.
• Uvedení nesprávného čísla faktury, částky nebo data splatnosti. Zkopírujte údaje přímo z faktury, aby ji klient mohl rychle najít.
• Přidání poplatků z prodlení nebo úroků, které smlouva nestanoví. Před zmínkou jakýchkoli poplatků zkontrolujte platební podmínky a místní předpisy.
• Použití agresivního nebo výhrůžného tónu v první upomínce. Jasná a zdvořilá žádost často přináší rychlejší odpověď a chrání vzájemné vztahy.
• Poskytnutí neúplných nebo nesprávných platebních údajů. Zahrňte číslo účtu, variabilní symbol a jakýkoli způsob platby, který má klient použít.
• Odeslání upomínky někomu, kdo nezpracovává platby. Zjistěte, kdo je na straně klienta zodpovědný za faktury, a v případě potřeby je dejte do kopie.

Před podpisem

• Potvrďte číslo faktury, datum a částku oproti vašemu účetnictví.
• Zkontrolujte, zda již nebyla přijata částečná nebo plná platba.
• Ověřte původní datum splatnosti oproti faktuře a platebním podmínkám ve smlouvě.
• Důkladně zkontrolujte správnost platebních pokynů a referenčních údajů.
• Zvolte přiměřené požadované datum platby a zkontrolujte tón upomínky.
• Před zmínkou poplatků z prodlení zkontrolujte smlouvu a místní předpisy a v případě, že je dluh značný nebo sporný, se poraďte s kvalifikovaným právníkem.