変更指示書（業務範囲変更）

実用ガイド：変更指示書（業務範囲変更）

変更指示書（業務範囲変更）は、契約書や業務範囲記述書（SOW）ですでに定められている業務について、合意した変更を記録する書面です。元の契約を特定し、変更内容を説明したうえで、価格やスケジュールの調整があればそれを記録します。

書類の目的

プロジェクトの開始後に、業務の拡大、縮小、変更が必要になった場合に、依頼者と受託者が使用します。フリーランス業務範囲（SOW）およびマイルストーン追加条項、ソフトウェア・ウェブ開発契約書、独立契約者マスターサービス契約書（MSA）、下請負契約書、写真撮影・映像制作およびクリエイティブメディア契約書など、元の契約とあわせて使用します。変更指示書は、双方が同じ最新の計画に基づいて作業できるよう、何が変わったのかを記録します。

機能の追加、成果物の削除、期限の見直しなど、既存のプロジェクトに対する具体的な変更に使用してください。変更が大きく、実質的に新しいプロジェクトになる場合は、新たな業務範囲記述書を作成したほうが分かりやすいことがあります。当事者が業務を完全に終了させたい場合は、契約解除通知書や合意解除の書面のほうが適している場合があります。

このフォームを使用する前に、元の契約に変更手続きが定められているか確認してください。契約によっては、変更について指定された人の署名、通し番号の付与、作業開始前の承認を求めていることがあります。書面による変更に関する規則は国や地域によって異なるため、重要な変更の場合は現地の要件を確認してください。

利用する人

• フリーランスや制作会社に、成果物の追加、削除、修正を依頼する依頼者。
• プロジェクトの途中で依頼された追加機能を記録するウェブ・ソフトウェア開発者。
• 遅延や要件の変更の後に、見直したスケジュールを記録する受託者。
• 下請業者と業務範囲の変更について合意する元請業者。
• 追加の撮影、編集、使用範囲を記録する写真家やクリエイティブ専門職。

決めておく条件

契約書または業務範囲記述書

変更の対象となる契約を名称と日付で特定し、業務範囲記述書の番号があれば記載してください。依頼者が同じ受託者と複数のプロジェクトを進めている場合でも、変更指示書を正しい書面に結び付けることができます。

変更指示書番号

CO-01、CO-02のように、変更指示書ごとに固有の番号を付けてください。通し番号を付けると、変更の履歴全体と現在の合計金額を把握しやすくなります。

変更内容の説明

何を追加、削除、修正するのかを、後で双方が納品されたかどうかを確認できる程度に具体的に記載してください。変更によって置き換えられる元の業務範囲の内容があれば、それも記載してください。

価格の調整

増額または減額の金額と通貨を記載し、確定額なのか見積額なのかを明確にしてください。役立つ場合は、変更後の契約総額を「追加条項および規定」に記載してください。

スケジュールの調整

期限、マイルストーン、最終納品日の変更を記録してください。スケジュールに変更がない場合も、どちらか一方が期間の延長が認められたと思い込まないよう、その旨を記載してください。

契約のその他の部分への影響

変更指示書では、通常、元の契約のその他の条件はすべてそのまま維持されます。支払時期、検収基準、その他の条件も変わる場合は、「追加条項および規定」にその内容を記載してください。

よくある間違い

• 変更指示書に署名する前に追加作業を始めること。業務範囲、価格、時期を先に合意しておくと、何が承認されたのかをめぐる後の食い違いを減らせます。
• 「軽微な更新」のような曖昧な表現で変更を説明すること。対象となる具体的な機能、ページ、成果物、作業を列挙してください。
• 価格の調整を空欄にしたり、通貨を記載せずに書いたりすること。金額と通貨を記載し、契約金額に加算するのか減額するのかを明記してください。
• スケジュールへの影響に触れ忘れること。小さな変更でも後のマイルストーンに影響することがあるため、新しい日付を記録するか、変更がないことを確認してください。
• 一貫性のない番号や重複した変更指示書番号を使うこと。各変更指示書とその状況を簡単な一覧で管理してください。
• 変更を承認する権限のない人がフォームに署名すること。元の契約で、各当事者側で誰が変更に合意する権限を持っているかを確認してください。

署名する前に

• 署名済みの原本と照らし合わせて、契約書または業務範囲記述書の名称、日付、番号を確認してください。
• 変更指示書番号が、これまでの変更の通し番号に続いているか確認してください。
• 変更内容の説明を読み、双方で話し合った内容と一致しているか確認してください。
• 価格の調整、通貨、また管理している場合は変更後の合計金額を確認してください。
• スケジュールの調整と、それが後のマイルストーンに与える影響を見直してください。
• 元の契約の変更手続きを確認し、各署名者に変更を承認する権限があることを確認してください。