業務完了・検収書

実用ガイド：業務完了・検収書

業務完了・検収書は、依頼者が契約書や業務範囲記述書（SOW）に基づく業務や成果物を受け取り、検収したことを記録する書面です。検収日、未了の事項、現時点で支払期限が到来する最終支払額を記載します。

書類の目的

プロジェクトやフェーズの終了時に、合意した業務が納品され検収されたことを記録するために、依頼者と受託者が使用します。フリーランス業務範囲（SOW）およびマイルストーン追加条項、ソフトウェア・ウェブ開発契約書、独立契約者マスターサービス契約書（MSA）、下請負契約書、写真撮影・映像制作およびクリエイティブメディア契約書、コンサルティングおよびアドバイザリーサービス契約書など、元の契約に続いて作成します。検収を共通の記録として残すことで、プロジェクトを締めくくり、最終請求につなげやすくなります。

依頼者が、全面的に、または例外事項を挙げたうえで検収を確認する準備ができたときに使用してください。依頼者がまだ満足しておらず業務の修正が必要な場合は、まず問題点を記録し、次の対応について合意してください。プロジェクトの途中で業務範囲そのものが変わった場合は、検収の前に変更指示書（業務範囲変更）に署名する必要があることがあります。

元の契約に、検査期間、検収基準、みなし検収の規定など、検収手続きが定められているか確認してください。業務を検収することの効果は、保証や後の請求への影響も含め、国や地域によって異なり、契約内容にも左右されます。プロジェクトの規模が大きい場合や品質について意見の相違がある場合は、資格を有する弁護士に相談してください。

利用する人

• ウェブサイト、アプリ、ソフトウェアが合意どおりに納品されたことを確認する依頼者。
• 完了したプロジェクトやマイルストーンについて、依頼者に承認を求めるフリーランスや制作会社。
• 最終報告書を納品した後にアドバイザリー業務を締めくくるコンサルタント。
• 下請業者が完了した作業範囲を検収する元請業者。
• 最終的な画像やメディアについて依頼者の承認を記録する写真家やクリエイティブ専門職。

決めておく条件

契約書または業務範囲記述書

業務の根拠となった契約を、名称と日付で特定してください。この証明書が正しい案件に結び付くよう、業務範囲記述書の番号やプロジェクト番号があれば記載してください。

検収する業務または成果物

特定のフェーズ、機能、ファイル、報告書など、検収の対象とその納品日を列挙してください。何が対象に含まれ、何が含まれないのかを双方が判断できる程度に具体的に記載してください。

検収日

依頼者が業務を検収した日付を記録してください。この日付は、元の契約に基づく保証期間、サポート義務、支払時期に関係する場合があります。

未了の事項または例外

この項目は任意です。まだ完了または修正が必要な軽微な事項があれば、可能な限り予定日とともに列挙してください。空欄にすると未了の事項がないことを示すと受け取られるため、よく確認してください。

現時点で支払期限が到来する最終支払額

現時点で支払うべき金額と通貨、および支払時期を記載してください。未了の事項が完了するまで支払いの一部を留保する場合は、その旨を明記してください。

検収後の保証とサポート

多くの契約には、検収後のサポート期間や修正期間が含まれています。これに触れたい場合は、「追加条項および規定」に簡単な記載を加えてください。

よくある間違い

• 業務を確認や検査をする前に検収に署名すること。まず、各成果物を合意した業務範囲や検収基準と照らし合わせて確認してください。
• 「プロジェクト一式」のように、検収する業務を大まかに記載しすぎること。後で疑問が生じたときに答えられるよう、対象となるフェーズ、機能、ファイルを列挙してください。
• 把握している問題を未了の事項の欄に記載しないこと。軽微に見える問題でも、目標日とともに記録してください。
• 契約や変更指示書と一致しない最終支払額を記載すること。当初の価格、調整額、支払済みの金額から再計算してください。
• プロジェクトの途中で署名した変更指示書を考慮し忘れること。検収する業務が、最終的に更新された業務範囲を反映しているか確認してください。
• 依頼者に代わって業務を検収する権限のない人が署名すること。元の契約で、誰が成果物を承認できるかを確認してください。

署名する前に

• 契約書または業務範囲記述書の名称、日付、番号を確認してください。
• 記載した各成果物を、合意した業務範囲、変更指示書、検収基準と照らし合わせて見直してください。
• 検収日と、それが保証期間やサポート期間とどのように関係するかを確認してください。
• 未了の事項や例外をすべて、可能な限り目標日とともに列挙してください。
• 通貨、支払時期、留保する金額を含め、最終支払額を再計算してください。
• 元の契約の検収手続きと現地の要件を確認し、品質について争いがある場合は資格を有する弁護士に相談してください。