契約期間延長合意書

実用ガイド：契約期間延長合意書

契約期間延長合意書は、既存の契約を現在の終了日を超えて継続することに当事者が合意したことを書面で記録するものです。元の契約、現在の終了日と新しい終了日、延長期間中の報酬やその他の条件を特定します。

書類の目的

取引関係が順調で、双方が一から新しい契約を交渉することなく関係を継続したい場合に使用します。独立契約者マスターサービス契約書（MSA）、コンサルティングおよびアドバイザリーサービス契約書、下請負契約書、ソフトウェアのライセンス、商標・ブランド資産ライセンス契約書、相互秘密保持契約書（双方型NDA）などとあわせてよく使われます。既存の条件を維持したまま、新しい期間と合意した変更を記録します。

契約が引き続き適用されるかどうかが不明確な空白期間が生じないよう、現在の終了日を過ぎる前に使用してください。当事者が多くの条件を一度に変更したい場合は、新しい契約や契約変更契約書のほうが分かりやすいことがあります。元の契約が自動的に更新される場合は、別途延長の書面を作成する前に、その条項がどのように機能するかを確認してください。

契約によっては、通知期間や、すべての当事者が署名した書面など、延長の合意方法を定めているものがあります。要件は国や地域によって異なるため、元の契約と現地の規則を確認し、延長に多額の報酬や重要な権利が関わる場合は資格を有する弁護士に相談してください。

利用する人

• 継続中のサービス提供関係を続ける発注者と独立契約者。
• アドバイザリー業務の契約がさらに一定期間更新されるコンサルタント。
• 長期化したプロジェクトで下請負人の役割を延長する元請負人。
• ソフトウェア、商標、ブランドのライセンスを継続するライセンサーとライセンシー。
• 秘密保持に関する取り決めをさらに一定期間維持する二者。

決めておく条件

延長対象の契約

元の契約を、その名称、日付、当事者によって特定してください。以前に変更や延長が行われている場合は、どの版が継続するのかを読み手が分かるよう、それらの書面にも言及してください。

現在の終了日

契約またはその最新の変更に基づく、現時点での終了日を記載してください。記憶に頼らず、元の書面と照らし合わせて確認してください。

新しい終了日

契約が終了する新しい日付を記載してください。契約を再度延長できるかどうか、さらに更新する場合にどのように合意するかを明確にしてください。

延長期間中の報酬または料金

延長期間中に適用される報酬、料金、ロイヤルティと、その適用開始日を記録してください。報酬が変わらない場合は、その旨を明記してください。

延長期間中のその他の変更

報告、業務範囲、成果物など、延長期間中にのみ適用されるその他の変更を記載してください。変更がない場合は、その他の条件はすべて変更されないことを記載してください。

既存の条件の継続

変更された部分を除き、延長期間中も元の契約の条件が引き続き適用されることを確認してください。秘密保持など関連する取り決めがあれば、「追加条項および規定」に記載してください。

よくある間違い

• 元の契約がすでに終了した後に延長の合意書に署名すること。現在の終了日より前に合意してください。
• 現在の終了日を誤って記録すること。元の契約と過去の変更を確認してください。
• 延長期間中の報酬を記載しないままにすること。料金が変わるのか据え置きなのか、またいつからかを記載してください。
• 関連のない多くの変更を延長の合意書に盛り込むこと。変更が広範に及ぶ場合は、別途の変更契約や新しい契約を使用してください。
• 元の契約の自動更新条項や通知条項を見落とすこと。それらが延長とどのように関係するかを確認してください。
• 元の契約のすべての当事者が署名していないこと。元の契約の当事者全員を含めてください。

署名する前に

• 元の契約の名称、日付、当事者を確認してください。
• 現在の終了日を、契約および過去の変更と照合してください。
• 新しい終了日と、さらなる延長が可能かどうかについて合意してください。
• 報酬または料金と、その効力発生日を確認してください。
• その他の変更を見直し、残りの条件が変更されずに継続することを確認してください。
• 元の契約の更新条項と現地の規則を確認し、各当事者が署名済みの写しを保管するようにしてください。