請求書未払いに関する督促状

実用ガイド：請求書未払いに関する督促状

請求書未払いに関する督促状は、支払期限を過ぎた請求書の支払いを依頼者に求める書面です。対象の請求書を特定し、未払いの金額と支払い方法を示したうえで、新たな支払日を提案します。

書類の目的

依頼者が期限どおりに請求書を支払っていない場合に、フリーランス、受託者、サービス事業者が使用します。通常は、独立契約者マスターサービス契約書（MSA）、フリーランス業務範囲（SOW）およびマイルストーン追加条項、ソフトウェア・ウェブ開発契約書、コンサルティングおよびアドバイザリーサービス契約書、写真撮影・映像制作およびクリエイティブメディア契約書、下請負契約書など、既存の業務委託の取り決めに基づいて送付します。この督促状は、取引関係を損なわないよう、丁寧かつ事実に基づいて請求内容を記録します。

支払いが遅れたときの、早い段階での丁寧な対応として使用してください。何度か督促しても返答がなく、正式な紛争に発展している場合は、より強い内容の正式な債権回収および滞納代金請求書や専門家の助言のほうが適していることがあります。依頼者が業務そのものに異議を唱えている場合は、たとえば業務完了・検収書を用いて、まずその問題を解決するとよい場合があります。

送付する前に、元の契約で支払条件、遅延損害金、紛争解決手続きを確認してください。遅延損害金、利息、債権回収に関する規則は国や地域によって異なるため、何らかの料金に触れる前に現地の要件を確認してください。金額が大きい場合や支払いを拒否された場合は、資格を有する弁護士に相談してください。

利用する人

• 完了した業務の未払い請求書について、支払いを促すフリーランス。
• プロジェクト代金の支払いが遅れている依頼者に督促する小規模な制作会社やスタジオ。
• すでに提供したアドバイザリー業務の支払いを求めるコンサルタント。
• 納品した作業の代金を元請業者に求める下請業者。
• サービス事業者に代わって督促状を送る経理担当者や事務管理者。

決めておく条件

請求書番号と日付

発行したとおりの番号と日付で請求書を特定してください。未払いの請求書が複数ある場合は、この欄または「追加条項および規定」にそれぞれを列挙してください。

未払い金額

未払いの金額と通貨を記載してください。請求額の一部が支払われている場合は、依頼者が自社の記録と照合できるよう、当初の合計額、受領額、残額を示してください。

当初の支払期限

請求書または契約に記載された支払期日を記録してください。支払いがどれだけ遅れているかを依頼者が把握しやすくなります。

支払い方法

銀行振込の詳細や支払いリンクなど、分かりやすい支払い方法と、依頼者が使用すべき参照番号を記載してください。送付する前に口座情報を再確認してください。

希望する支払日

妥当な新しい支払日を提案してください。丁寧で実務的な表現を保ち、さらに遅れた場合の結果に触れる前に、契約と現地の規則を確認してください。

遅延損害金または利息

遅延に伴う料金は、契約に定めがあり、かつ現地の規則で認められている場合にのみ記載してください。記載する場合は、説明のない金額を加えるのではなく、その根拠を「追加条項および規定」に記載してください。

よくある間違い

• すでに入金されていないか確認せずに督促状を送ること。気まずい訂正を避けるため、まず記録を照合してください。
• 誤った請求書番号、金額、支払期限を記載すること。依頼者がすぐに見つけられるよう、請求書そのものから詳細を書き写してください。
• 契約に定めのない遅延損害金や利息を加えること。何らかの料金に触れる前に、支払条件と現地の規則を確認してください。
• 最初の督促で攻撃的、または威圧的な表現を使うこと。明確で丁寧な依頼のほうが早く返答を得られることが多く、関係を守ることにもつながります。
• 不完全な、または誤った支払い情報を記載すること。口座、参照番号、依頼者に使ってほしい支払い方法を記載してください。
• 支払いを担当していない人に督促状を送ること。依頼者側で請求書を担当している人を確認し、必要に応じてその人にも写しを送ってください。

署名する前に

• 会計記録と照らし合わせて、請求書番号、日付、金額を確認してください。
• 一部または全額の支払いをすでに受け取っていないか確認してください。
• 請求書と契約の支払条件と照らし合わせて、当初の支払期限を確認してください。
• 支払い方法と参照番号に誤りがないか再確認してください。
• 妥当な支払日を選び、督促状の表現を見直してください。
• 遅延に伴う料金に触れる前に契約と現地の規則を確認し、債権の金額が大きい場合や争いがある場合は資格を有する弁護士に相談してください。