Заказ на изменение (изменение объема работ)

Практическое руководство: Заказ на изменение (изменение объема работ)

Заказ на изменение (изменение объема работ) — это письменная фиксация согласованного изменения работ, уже предусмотренных договором или техническим заданием. В нем указывают исходный договор, описывают изменение и фиксируют любую корректировку цены и сроков.

Для чего нужен документ

Заказчики и подрядчики используют заказ на изменение, когда после начала проекта работы нужно расширить, сократить или скорректировать. Его применяют вместе с исходным договором, например техническим заданием фрилансера, договором на разработку программного обеспечения или сайта, генеральным соглашением об оказании услуг с независимым подрядчиком, договором субподряда, творческим договором или договором на фотосъемку. Заказ на изменение фиксирует, что именно изменилось, чтобы обе стороны работали по одному и тому же обновленному плану.

Используйте его для конкретного изменения в текущем проекте, например для добавления функции, исключения одного из результатов работ или переноса срока. Если изменение настолько масштабно, что фактически представляет собой новый проект, понятнее может быть новое техническое задание. Если стороны хотят полностью прекратить работу, лучше может подойти уведомление о расторжении или соглашение о расторжении по соглашению сторон.

Прежде чем использовать эту форму, проверьте, предусмотрен ли в исходном договоре порядок внесения изменений. Некоторые договоры требуют, чтобы изменения подписывали определенные лица, чтобы они нумеровались по порядку или утверждались до начала работ. Правила о письменных изменениях различаются в разных странах и регионах, поэтому при существенном изменении проверьте местные требования.

Кто им пользуется

• Заказчик, который просит фрилансера или агентство добавить, исключить или изменить результаты работ.
• Веб-разработчик или разработчик программного обеспечения, фиксирующий дополнительные функции, запрошенные в ходе проекта.
• Подрядчик, фиксирующий новый график после задержки или изменения требований.
• Генеральный подрядчик, согласующий изменение объема работ с субподрядчиком.
• Фотограф или специалист творческой профессии, фиксирующий дополнительные съемки, обработку или использование материалов.

Условия, которые нужно согласовать

Договор или техническое задание

Укажите название и дату изменяемого соглашения, а также номер технического задания, если он есть. Это связывает заказ на изменение с нужным документом, если у заказчика несколько проектов с одним и тем же подрядчиком.

Номер заказа на изменение

Присваивайте каждому заказу на изменение уникальный номер, например CO-01, CO-02 и так далее. Последовательная нумерация упрощает отслеживание всей истории изменений и текущей общей цены.

Описание изменения

Точно опишите, что добавляется, исключается или изменяется, настолько конкретно, чтобы обе стороны могли позже проверить, выполнено ли это. Укажите, что именно в первоначальном объеме работ заменяет это изменение.

Корректировка цены

Укажите сумму и валюту увеличения или уменьшения цены и уточните, является ли она фиксированной или ориентировочной. При необходимости укажите новую общую цену договора в разделе «Дополнительные условия и положения».

Корректировка сроков

Зафиксируйте любые изменения сроков, промежуточных этапов или итоговой даты сдачи. Если сроки не меняются, так и укажите, чтобы ни одна из сторон не считала, что предоставлено дополнительное время.

Влияние на остальные условия договора

Как правило, заказ на изменение оставляет все остальные условия исходного соглашения в силе. Если меняются также сроки оплаты, критерии приемки или другие условия, опишите это в разделе «Дополнительные условия и положения».

Распространённые ошибки

• Начинать дополнительные работы до подписания заказа на изменение. Если сначала согласовать объем, цену и сроки, в дальнейшем будет меньше разногласий о том, что было одобрено.
• Описывать изменение размыто, например как «небольшие доработки». Перечислите конкретные функции, страницы, результаты работ или задачи.
• Оставлять корректировку цены незаполненной или указывать ее без валюты. Укажите сумму, валюту и то, увеличивает она цену договора или уменьшает.
• Забывать о сроках. Даже небольшое изменение может повлиять на последующие этапы, поэтому укажите новые даты или подтвердите, что они не меняются.
• Использовать непоследовательные или повторяющиеся номера заказов на изменение. Ведите простой журнал всех заказов на изменение и их статуса.
• Допускать подписание формы лицом, которое не вправе одобрять изменения. Проверьте по исходному договору, кто с каждой стороны уполномочен согласовывать изменения.

Перед подписанием

• Сверьте название, дату и номер договора или технического задания с подписанным оригиналом.
• Убедитесь, что номер заказа на изменение продолжает последовательность предыдущих изменений.
• Прочитайте описание изменения и убедитесь, что оно соответствует тому, что обсуждали стороны.
• Проверьте корректировку цены, валюту и обновленную общую сумму, если вы ее отслеживаете.
• Проверьте корректировку сроков и ее влияние на последующие этапы.
• Проверьте порядок внесения изменений, предусмотренный исходным договором, и убедитесь, что каждый подписант уполномочен одобрить изменение.