Акт о возврате или уничтожении конфиденциальной информации

Практическое руководство: Акт о возврате или уничтожении конфиденциальной информации

Акт о возврате или уничтожении конфиденциальной информации — это письменное заявление получателя о том, что он вернул, уничтожил или удалил конфиденциальные материалы. В нем указывают соглашение о конфиденциальности, охватываемую информацию, способ обращения с ней и сохраненные копии, если они есть.

Для чего нужен документ

Частные лица и компании используют этот акт по завершении проекта, переговоров или рабочих отношений, когда конфиденциальную информацию необходимо вернуть или уничтожить. Он составляется на основании договоренности о конфиденциальности, например взаимного или одностороннего соглашения о неразглашении, соглашения о конфиденциальности и передаче прав на изобретения для сотрудников, генерального соглашения об оказании услуг с независимым подрядчиком или консультационного договора. Акт дает раскрывающей стороне письменное подтверждение того, как поступили с ее информацией.

Используйте его, когда соглашение прекращает действие, сделка не состоялась или раскрывающая сторона просит вернуть свои материалы. Акт фиксирует то, что, по словам получающей стороны, она сделала, но сам по себе не доказывает, что все копии уничтожены. Если основной вопрос — предполагаемое неправомерное использование или утечка, могут потребоваться другие меры и профессиональная консультация.

Проверьте, какие требования к возврату или уничтожению содержит соглашение о конфиденциальности, включая сроки, способы и допустимые сохраняемые копии. Правила хранения документов, обработки данных и защиты персональной информации различаются в разных странах и регионах, поэтому, прежде чем удалять записи, которые, возможно, нужно сохранить, проверьте местные требования.

Кто им пользуется

• Компания, которая оценивала возможную сделку в рамках соглашения о неразглашении, но сделка не состоялась.
• Подрядчик или консультант, возвращающий материалы клиента по завершении работы.
• Увольняющийся сотрудник, подтверждающий, что документы и файлы компании возвращены или удалены.
• Раскрывающая сторона, которая просит письменно подтвердить, что ее информация больше не хранится.
• Поставщик или партнер, завершающий совместный проект, в рамках которого стороны обменивались конфиденциальными данными.

Условия, которые нужно согласовать

Соглашение о конфиденциальности

Укажите название и дату соглашения, например взаимного соглашения о неразглашении или раздела о конфиденциальности в договоре об оказании услуг. Это связывает акт с обязательствами, во исполнение которых он составлен.

Охватываемая информация и материалы

Опишите категории информации и форму, в которой она находилась, например бумажные документы, файлы, электронные письма, образцы или чертежи. Конкретность помогает обеим сторонам понять, на что распространяется акт.

Возвращено, уничтожено или удалено, и каким образом

Укажите, что было сделано с каждой категорией, например возвращено курьером, измельчено в шредере или удалено с устройств и из облачного хранилища. Упомяните резервные копии и общие диски, если они также были охвачены.

Дата завершения

Укажите дату завершения возврата или уничтожения. Если это делалось поэтапно, укажите дату завершения последнего этапа.

Сохраненные копии и причина, если они есть

Это поле необязательно. Если какие-либо копии сохраняются, например архивная копия для бухгалтерского учета или хранения документации, укажите, что именно сохраняется, почему и что эти материалы по-прежнему остаются конфиденциальными.

Сохранение конфиденциальности

Возврат или уничтожение материалов, как правило, не прекращает обязанность сохранять информацию в тайне. Если вы хотите отметить, что первоначальные обязательства продолжают действовать, добавьте это в разделе «Дополнительные условия и положения».

Распространённые ошибки

• Описывать информацию слишком расплывчато, например как «все материалы». Перечислите основные категории и форматы, чтобы раскрывающая сторона могла проверить охват.
• Забывать о копиях в электронной почте, резервных копиях, общих папках или на личных устройствах. Перед подписанием проверьте все места, где могла храниться информация.
• Подписывать акт до фактического завершения возврата или уничтожения. Сначала завершите каждый шаг, затем укажите дату завершения.
• Не указывать копии, которые сохраняются намеренно. Укажите, что сохраняется и почему, а не создавайте впечатление, что уничтожено все.
• Уничтожать записи, которые, возможно, нужно хранить по другим причинам. Сначала проверьте соглашение и местные требования к хранению документов.
• Допускать подписание акта лицом, которое не знает, что было сделано. Подписант должен иметь возможность подтвердить шаги, предпринятые во всей организации.

Перед подписанием

• Проверьте название и дату соглашения о конфиденциальности.
• Проверьте требования соглашения к возврату или уничтожению, включая способы и сроки.
• Проверьте все места хранения, включая электронную почту, резервные копии, облачные сервисы и устройства, которыми пользуются члены команды.
• Укажите для каждой категории информации, что было возвращено, уничтожено или удалено и каким образом.
• Перечислите сохраненные копии, если они есть, причину их сохранения и способ их защиты.
• Проверьте местные правила хранения документов и обработки данных, а если информация особенно чувствительна или вероятен спор, обратитесь к квалифицированному юристу.