Напоминание об оплате просроченного счета

Практическое руководство: Напоминание об оплате просроченного счета

Напоминание об оплате просроченного счета — это письменная просьба к клиенту оплатить счет, срок оплаты которого истек. В нем указывают счет и просроченную сумму, объясняют, как произвести оплату, и предлагают новую дату платежа.

Для чего нужен документ

Фрилансеры, подрядчики и компании, оказывающие услуги, используют это напоминание, когда клиент не оплатил счет вовремя. Обычно его направляют в рамках действующего договора об оказании услуг, например генерального соглашения об оказании услуг с независимым подрядчиком, технического задания фрилансера, договора на разработку программного обеспечения или сайта, консультационного договора, творческого договора, договора на фотосъемку или договора субподряда. Напоминание фиксирует просьбу вежливо и по существу, сохраняя рабочие отношения.

Используйте его как первый, вежливый шаг при задержке оплаты. Если несколько напоминаний остались без ответа и дело переросло в официальный спор, уместнее может быть более жесткая претензия или профессиональная консультация. Если клиент оспаривает саму работу, возможно, стоит сначала решить этот вопрос, например с помощью акта сдачи-приемки выполненных работ.

Перед отправкой проверьте в исходном договоре условия оплаты, штрафы за просрочку и порядок разрешения споров, если он есть. Правила о штрафах за просрочку платежа, процентах и взыскании задолженности различаются в разных странах и регионах, поэтому, прежде чем упоминать какие-либо начисления, проверьте местные требования. Обратитесь к квалифицированному юристу, если сумма значительна или клиент отказывается платить.

Кто им пользуется

• Фрилансер, напоминающий о неоплаченном счете за выполненную работу.
• Небольшое агентство или студия, напоминающие клиенту о просроченном платеже по проекту.
• Консультант, который просит оплатить уже оказанные консультационные услуги.
• Субподрядчик, который просит генерального подрядчика оплатить переданные работы.
• Бухгалтер или офис-менеджер, отправляющий напоминания от имени компании, оказывающей услуги.

Условия, которые нужно согласовать

Номер и дата счета

Укажите номер и дату счета точно так, как он был выставлен. Если просрочено несколько счетов, перечислите каждый из них в этом поле или в разделе «Дополнительные условия и положения».

Просроченная сумма

Укажите неоплаченную сумму и валюту. Если счет оплачен частично, укажите первоначальную сумму, полученную сумму и остаток, чтобы клиент мог сверить их со своими данными.

Первоначальный срок оплаты

Укажите дату оплаты, установленную в счете или договоре. Это поможет клиенту увидеть, как долго платеж остается непогашенным.

Способ оплаты

Дайте четкие инструкции по оплате, например банковские реквизиты или ссылку для оплаты, а также назначение платежа, которое должен указать клиент. Перед отправкой еще раз проверьте реквизиты.

Запрашиваемая дата оплаты

Предложите разумную новую дату оплаты. Сохраняйте вежливый и деловой тон и, прежде чем указывать какие-либо последствия дальнейшей задержки, проверьте договор и местные правила.

Штрафы за просрочку или проценты

Упоминайте начисления за просрочку, только если они предусмотрены договором и допускаются местными правилами. Если вы их указываете, опишите основание в разделе «Дополнительные условия и положения», а не добавляйте суммы без объяснений.

Распространённые ошибки

• Отправлять напоминание, не проверив, не поступила ли уже оплата. Сначала сверьте свои данные, чтобы не пришлось неловко исправлять ошибку.
• Указывать неверный номер счета, сумму или срок оплаты. Перенесите данные из самого счета, чтобы клиент мог быстро его найти.
• Добавлять штрафы за просрочку или проценты, не предусмотренные договором. Прежде чем упоминать какие-либо начисления, проверьте условия оплаты и местные правила.
• Использовать агрессивный или угрожающий тон в первом напоминании. Четкая и вежливая просьба часто помогает быстрее получить ответ и сохранить отношения.
• Указывать неполные или неверные платежные реквизиты. Укажите счет, назначение платежа и способ оплаты, которым должен воспользоваться клиент.
• Отправлять напоминание тому, кто не занимается платежами. Уточните, кто на стороне клиента отвечает за счета, и при необходимости поставьте этого человека в копию.

Перед подписанием

• Сверьте номер, дату и сумму счета со своими бухгалтерскими данными.
• Проверьте, не поступила ли уже частичная или полная оплата.
• Сверьте первоначальный срок оплаты со счетом и условиями оплаты по договору.
• Еще раз проверьте точность инструкций по оплате и назначения платежа.
• Выберите разумную запрашиваемую дату оплаты и проверьте тон напоминания.
• Прежде чем упоминать начисления за просрочку, проверьте договор и местные правила, а если задолженность значительна или оспаривается, обратитесь к квалифицированному юристу.