Brev om återbetalning av deposition och specifikation av avdrag

Praktisk guide: Brev om återbetalning av deposition och specifikation av avdrag

Ett Brev om återbetalning av deposition och specifikation av avdrag är en skriftlig redogörelse från en hyresvärd till en tidigare hyresgäst som förklarar hur depositionen hanteras. Brevet anger den deposition som innehas, listar varje avdrag och skälet till det samt anger vilket belopp som återbetalas och hur.

Vad den är till för

Hyresvärdar och fastighetsförvaltare använder brevet när ett hyresförhållande har upphört för att förklara vad som har hänt med depositionen. Det anger det belopp som innehas, varje avdrag med ett kort skäl, det belopp som återbetalas samt sätt och datum för återbetalningen. Brevet följer på bostadshyresavtalet, andrahandsavtalet för rum, hyresavtalet för kommersiell fastighet, tillsvidareavtalet eller korttids- och semesterbostadsavtalet och bygger ofta på den checklista för in- och utflyttningsbesiktning som fylldes i när hyresförhållandet började.

Använd brevet när depositionen återbetalas helt eller delvis. En tydlig specifikation hjälper den tidigare hyresgästen att förstå siffrorna och kan minska risken för oenighet. Brevet kan också fungera som svar när en tidigare hyresgäst har skickat ett kravbrev för återbetalning av deposition och begärt depositionen eller en förklaring till avdragen.

Kontrollera reglerna där bostaden eller lokalen ligger innan du skickar brevet. Regler om tidsfrister för återbetalning, tillåtna avdrag, nödvändig dokumentation, ränta på depositioner och sätt att skicka brevet skiljer sig mellan länder och regioner. Be en kvalificerad jurist om råd om avdragen är stora eller om hyresgästen bestrider dem.

Vem använder den

• En hyresvärd som återbetalar en deposition efter att en hyresgäst har flyttat ut.
• En fastighetsförvaltare som hanterar depositioner för en ägares räkning.
• En förstahandshyresgäst som återbetalar en andrahandshyresgästs deposition enligt ett andrahandsavtal för rum.
• En hyresvärd för lokaler som gör upp en företagshyresgästs deposition när hyresavtalet upphör.
• En värd för korttidsuthyrning som förklarar avdrag för skador eller städning efter en vistelse.

Villkor att komma överens om

Adress till det hyrda objektet

Använd den fullständiga adressen till det hyrda objektet, inklusive eventuellt lägenhets- eller rumsnummer, som den står i hyresavtalet. Det kopplar brevet till rätt hyresförhållande.

Datum då hyresförhållandet upphörde

Ange det datum då hyresförhållandet upphörde och bostaden eller lokalen lämnades tillbaka. Datumet är utgångspunkt både för bedömningen av skicket och för när återbetalningen ska ske.

Deposition som innehas

Ange den totala deposition som innehas, med valuta om det behövs. Om ränta eller tidigare delåterbetalningar förekommer kan du förklara dem under ”Ytterligare villkor & bestämmelser”.

Specificerade avdrag och skäl

Lista varje avdrag separat med belopp och ett kort skäl, till exempel städning, reparation eller obetald hyra. Hänvisa till underlag som besiktningsanteckningar, fotografier eller fakturor om sådana finns.

Belopp som återbetalas

Ange det belopp som återbetalas efter avdrag. Kontrollera att den deposition som innehas minus de totala avdragen motsvarar detta belopp.

Sätt och datum för återbetalning

Beskriv hur pengarna återbetalas, till exempel genom banköverföring eller check, och vilket datum. Använd om möjligt den vidarebefordringsadress som hyresgästen har lämnat.

Vanliga misstag

• Ange ett enda totalt avdrag utan specifikation. Specificera varje kostnad och dess skäl så att hyresgästen kan följa uträkningen.
• Göra avdrag för normalt slitage utan att ta hänsyn till lokala regler. Vad som får dras av skiljer sig mellan olika platser, så kontrollera det innan du tar upp en kostnad.
• Ange siffror som inte går ihop. Kontrollera att depositionen minus avdragen motsvarar det återbetalade beloppet.
• Hänvisa till skador utan underlag. Hänvisa till anteckningar från in- och utflyttningsbesiktningen, fotografier eller fakturor.
• Skicka brevet eller betalningen till en gammal adress. Använd den nya adress som hyresgästen har lämnat eller bekräfta aktuella kontaktuppgifter.
• Vänta för länge med att skicka brevet. Tidsfrister varierar mellan olika platser, så kontrollera lokala regler och agera snabbt.

Innan du skriver under

• Kontrollera adressen, hyresgästernas namn och datumet då hyresförhållandet upphörde mot hyresavtalet.
• Kontrollera depositionsbeloppet mot betalningsunderlag och eventuella tidigare delåterbetalningar.
• Granska varje avdrag, dess belopp och skäl, och samla in underlag.
• Räkna om det belopp som återbetalas och kontrollera uträkningen.
• Kontrollera återbetalningssätt, betalningsuppgifter och datum mot de nya kontaktuppgifter som hyresgästen har lämnat.
• Kontrollera lokala regler om tidsfrister och tillåtna avdrag, och be en kvalificerad jurist om råd om avdragen är betydande eller omtvistade.