Slutbesked och godkännande

Praktisk guide: Slutbesked och godkännande

Ett Slutbesked och godkännande är en skriftlig dokumentation av att en beställare har tagit emot och godkänt arbete eller leveranser enligt ett avtal eller en uppdragsbeskrivning. Det anger datum för godkännandet, eventuella kvarstående punkter och den slutbetalning som nu ska göras.

Vad den är till för

Beställare och uppdragstagare använder dokumentet i slutet av ett projekt eller en fas för att dokumentera att det överenskomna arbetet har levererats och godkänts. Det följer på det ursprungliga avtalet, till exempel en uppdragsbeskrivning för frilansuppdrag, ett avtal om mjukvaru- eller webbutveckling, ett ramavtal för oberoende uppdragstagare, ett underleverantörsavtal, ett avtal för fotografi, videografi och kreativa medier eller ett avtal om konsult- och rådgivningstjänster. En gemensam dokumentation av godkännandet kan hjälpa till att avsluta projektet och utlösa slutfakturan.

Använd det när beställaren är redo att bekräfta godkännandet, antingen i sin helhet eller med angivna undantag. Om beställaren ännu inte är nöjd och arbetet behöver ändras ska problemen dokumenteras och nästa steg avtalas först. Om själva omfattningen har ändrats under projektet kan en ändringsorder behöva skrivas under före godkännandet.

Kontrollera om det ursprungliga avtalet innehåller rutiner för godkännande, till exempel testperioder, godkännandekriterier eller regler om att arbetet anses godkänt. Verkan av att godkänna arbete, bland annat för garantier och senare anspråk, skiljer sig mellan länder och regioner och beror på avtalet. Be en kvalificerad jurist om råd om projektet är omfattande eller om det finns oenighet om kvaliteten.

Vem använder den

• En beställare som bekräftar att en webbplats, app eller programvara har levererats enligt överenskommelsen.
• En frilansare eller byrå som ber beställaren att godkänna ett avslutat projekt eller en milstolpe.
• En konsult som avslutar ett rådgivningsuppdrag efter att ha levererat en slutrapport.
• En huvudentreprenör som godkänner en underleverantörs färdiga arbetspaket.
• En fotograf eller kreativ yrkesperson som dokumenterar beställarens godkännande av slutliga bilder eller medier.

Villkor att komma överens om

Avtal eller uppdragsbeskrivning

Identifiera det avtal som arbetet utfördes enligt, med titel och datum. Ta med eventuellt nummer på uppdragsbeskrivningen eller projektet så att dokumentet kopplas till rätt uppdrag.

Arbete eller leveranser som godkänns

Lista vad som godkänns, till exempel vissa faser, funktioner, filer eller rapporter, och när de levererades. Var så konkret att båda parter kan se vad som omfattas och vad som inte gör det.

Datum för godkännande

Ange det datum då beställaren godkänner arbetet. Datumet kan ha betydelse för garantiperioder, supportåtaganden eller betalningstider enligt det ursprungliga avtalet.

Kvarstående punkter eller undantag

Fältet är frivilligt. Använd det för att lista mindre punkter som fortfarande ska slutföras eller rättas, om möjligt med förväntade datum. Om fältet lämnas tomt tyder det på att inget återstår, så kontrollera noga.

Slutbetalning som nu ska göras

Ange belopp och valuta som nu ska betalas och när betalningen ska ske. Om en del av betalningen hålls inne tills kvarstående punkter är klara ska det framgå tydligt.

Garanti och support efter godkännandet

Många avtal innehåller en period för support eller rättelser efter godkännandet. Om du vill nämna den kan du lägga till en kort hänvisning under ”Ytterligare villkor & bestämmelser”.

Vanliga misstag

• Skriva under godkännandet innan arbetet har granskats eller testats. Kontrollera först varje leverans mot den överenskomna omfattningen och eventuella godkännandekriterier.
• Beskriva det godkända arbetet för brett, till exempel ”projektet”. Lista de faser, funktioner eller filer som omfattas så att senare frågor kan besvaras.
• Utelämna kända problem från fältet för kvarstående punkter. Dokumentera dem med ett måldatum, även om de verkar små.
• Ange ett slutbetalningsbelopp som inte stämmer med avtalet och ändringsordrarna. Räkna om utifrån det ursprungliga priset, eventuella justeringar och redan gjorda betalningar.
• Glömma ändringsordrar som har skrivits under under projektet. Se till att det godkända arbetet återspeglar den slutliga, uppdaterade omfattningen.
• Låta någon skriva under som inte är behörig att godkänna arbete för beställarens räkning. Kontrollera vem som får godkänna leveranser enligt det ursprungliga avtalet.

Innan du skriver under

• Kontrollera avtalets eller uppdragsbeskrivningens titel, datum och nummer.
• Granska varje listad leverans mot den överenskomna omfattningen, ändringsordrar och eventuella godkännandekriterier.
• Kontrollera datumet för godkännandet och hur det förhåller sig till eventuell garanti- eller supportperiod.
• Lista alla kvarstående punkter eller undantag, med måldatum där det är möjligt.
• Räkna om slutbetalningen, inklusive valuta, betalningstid och eventuellt innehållet belopp.
• Kontrollera det ursprungliga avtalets rutin för godkännande och lokala krav, och be en kvalificerad jurist om råd om kvaliteten är omtvistad.