Förlängningsavtal för avtal

Praktisk guide: Förlängningsavtal för avtal

Ett Förlängningsavtal för avtal är en skriftlig dokumentation av att parterna har kommit överens om att ett befintligt avtal ska fortsätta efter sitt nuvarande slutdatum. Det identifierar det ursprungliga avtalet, det nuvarande och det nya slutdatumet samt arvoden och andra villkor för den förlängda perioden.

Vad den är till för

Ett förlängningsavtal används när ett samarbete fungerar bra och båda parter vill fortsätta utan att förhandla fram ett nytt avtal från början. Det används ofta tillsammans med ett ramavtal för oberoende uppdragstagare, ett avtal om konsult- och rådgivningstjänster, ett underleverantörsavtal, en programvarulicens, en licens för varumärke eller ett ömsesidigt sekretessavtal. De befintliga villkoren behålls medan den nya perioden och eventuella överenskomna ändringar dokumenteras.

Använd det innan det nuvarande slutdatumet har passerat, så att det inte uppstår ett glapp där det är oklart om avtalet fortfarande gäller. Om parterna vill ändra många villkor på en gång kan ett nytt avtal eller ett ändringsavtal till avtal vara tydligare. Om det ursprungliga avtalet förnyas automatiskt, kontrollera hur den klausulen fungerar innan du upprättar en separat förlängning.

Vissa avtal anger hur en förlängning ska avtalas, till exempel med en uppsägningstid eller genom ett skriftligt dokument som undertecknas av alla parter. Kraven skiljer sig mellan länder och regioner, så kontrollera det ursprungliga avtalet och lokala regler, och be en kvalificerad jurist om råd om förlängningen gäller betydande arvoden eller rättigheter.

Vem använder den

• En beställare och en oberoende uppdragstagare som fortsätter ett pågående tjänsteuppdrag.
• En konsult vars rådgivningsuppdrag förnyas för ytterligare en period.
• En huvudentreprenör som förlänger en underleverantörs uppdrag i ett längre projekt.
• En licensgivare och en licenstagare som fortsätter en licens för programvara, varumärke eller annat kännetecken.
• Två parter som behåller ett sekretessarrangemang under ytterligare en period.

Villkor att komma överens om

Avtal som förlängs

Identifiera det ursprungliga avtalet med titel, datum och parter. Om det har ändrats eller förlängts tidigare ska de dokumenten nämnas så att läsaren vet vilken version som fortsätter att gälla.

Nuvarande slutdatum

Ange slutdatumet som det ser ut enligt avtalet eller dess senaste ändring. Kontrollera det mot originaldokumentet i stället för att lita på minnet.

Nytt slutdatum

Ange det nya datum då avtalet upphör. Gör det tydligt om avtalet kan förlängas igen och hur en eventuell ytterligare förnyelse i så fall ska avtalas.

Arvoden eller priser för den förlängda perioden

Ange de arvoden, priser eller royalties som gäller under förlängningen och från vilket datum. Om arvodena är oförändrade ska det framgå tydligt.

Andra ändringar för den förlängda perioden

Beskriv eventuella andra ändringar, till exempel rapportering, omfattning eller leveranser, som bara gäller under förlängningen. Om det inte finns några ska du ange att alla övriga villkor är oförändrade.

Fortsatt giltighet för befintliga villkor

Bekräfta att villkoren i det ursprungliga avtalet fortsätter att gälla under förlängningen, utom där de har ändrats. Nämn eventuella relaterade arrangemang, till exempel sekretess, under ”Ytterligare villkor & bestämmelser”.

Vanliga misstag

• Skriva under förlängningen efter att det ursprungliga avtalet redan har löpt ut. Kom överens om den före det nuvarande slutdatumet.
• Ange fel nuvarande slutdatum. Kontrollera det ursprungliga avtalet och eventuella tidigare ändringar.
• Inte ange arvoden för den förlängda perioden. Ange om priserna ändras eller är oförändrade, och från när.
• Blanda in många orelaterade ändringar i en förlängning. Använd ett separat ändringsavtal eller ett nytt avtal om ändringarna är omfattande.
• Förbise en klausul om automatisk förnyelse eller uppsägning i det ursprungliga avtalet. Kontrollera hur den samverkar med förlängningen.
• Inte låta alla ursprungliga parter skriva under. Ta med alla parter i det ursprungliga avtalet.

Innan du skriver under

• Kontrollera det ursprungliga avtalets titel, datum och parter.
• Kontrollera det nuvarande slutdatumet mot avtalet och eventuella ändringar.
• Kom överens om det nya slutdatumet och om ytterligare förlängningar är möjliga.
• Bekräfta arvoden eller priser och det datum då de börjar gälla.
• Granska eventuella andra ändringar och bekräfta att övriga villkor fortsätter att gälla oförändrade.
• Kontrollera det ursprungliga avtalets förnyelseklausul och lokala regler, och se till att varje part sparar ett undertecknat exemplar.