Intyg om återlämnande eller förstörelse av konfidentiell information

Praktisk guide: Intyg om återlämnande eller förstörelse av konfidentiell information

Ett Intyg om återlämnande eller förstörelse av konfidentiell information är ett skriftligt uttalande om att en mottagare har lämnat tillbaka, förstört eller raderat konfidentiellt material. Det identifierar sekretessavtalet, den information som omfattas, hur den har hanterats och eventuella kopior som har behållits.

Vad den är till för

Privatpersoner och företag använder intyget i slutet av ett projekt, en förhandling eller ett samarbete när konfidentiell information ska lämnas tillbaka eller förstöras. Det följer på ett sekretessarrangemang, till exempel ett ömsesidigt eller ensidigt sekretessavtal, ett avtal om sekretess och överlåtelse av uppfinningar för anställda, ett ramavtal för oberoende uppdragstagare eller ett avtal om konsult- och rådgivningstjänster. Intyget ger den utlämnande parten en skriftlig dokumentation av vad som har gjorts med dess information.

Använd det när avtalet upphör, när en affär inte blir av eller när den utlämnande parten begär tillbaka sitt material. Intyget dokumenterar vad den mottagande parten uppger att den har gjort, men bevisar inte i sig att varje kopia är borta. Om huvudfrågan är misstänkt missbruk eller läckage kan andra åtgärder och professionell rådgivning behövas.

Kontrollera om sekretessavtalet innehåller krav på återlämnande eller förstörelse, inklusive tidsfrister, metoder och tillåtna kopior som får behållas. Regler om arkivering, informationshantering och personuppgifter skiljer sig mellan länder och regioner, så kontrollera lokala krav innan du raderar handlingar som du kan behöva spara.

Vem använder den

• Ett företag som har utvärderat en möjlig affär enligt ett sekretessavtal och där affären inte blev av.
• En uppdragstagare eller konsult som lämnar tillbaka kundens material när ett uppdrag avslutas.
• En anställd som slutar och bekräftar att företagets dokument och filer har lämnats tillbaka eller raderats.
• En utlämnande part som begär skriftlig bekräftelse på att dess information inte längre innehas.
• En leverantör eller partner som avslutar ett gemensamt projekt där konfidentiella uppgifter har delats.

Villkor att komma överens om

Sekretessavtal

Identifiera avtalet med titel och datum, till exempel ett ömsesidigt sekretessavtal eller sekretessavsnittet i ett tjänsteavtal. Det kopplar intyget till de förpliktelser som det svarar på.

Information och material som omfattas

Beskriv vilka kategorier av information som avses och i vilken form, till exempel pappersdokument, filer, e-post, prover eller ritningar. Att vara specifik hjälper båda parter att förstå vad intyget omfattar.

Återlämnat, förstört eller raderat, och hur

Ange vad som har gjorts med varje kategori, till exempel återlämnat med bud, strimlat eller raderat från enheter och molnlagring. Nämn säkerhetskopior och delade enheter om de har omfattats.

Datum för slutförande

Ange det datum då återlämnandet eller förstörelsen slutfördes. Om arbetet gjordes i etapper, använd det datum då det sista steget slutfördes.

Kopior som behålls och varför, om några

Fältet är frivilligt. Om kopior behålls, till exempel en arkiverad kopia av bokförings- eller arkiveringsskäl, ange vad som behålls, varför och att det fortfarande behandlas konfidentiellt.

Fortsatt sekretess

Att lämna tillbaka eller förstöra material upphäver oftast inte skyldigheten att hålla informationen hemlig. Om du vill ange att de ursprungliga förpliktelserna fortsätter att gälla kan du lägga till det under ”Ytterligare villkor & bestämmelser”.

Vanliga misstag

• Beskriva informationen för vagt, till exempel ”allt material”. Lista de viktigaste kategorierna och formaten så att den utlämnande parten kan kontrollera omfattningen.
• Glömma kopior i e-post, säkerhetskopior, delade mappar eller privata enheter. Sök igenom alla platser där informationen kan ha sparats innan du skriver under.
• Skriva under innan återlämnandet eller förstörelsen faktiskt är klar. Slutför varje steg först och ange sedan datumet för slutförandet.
• Utelämna kopior som medvetet behålls. Ange vad som behålls och varför, i stället för att ge intryck av att allt har förstörts.
• Förstöra handlingar som kan behöva sparas av andra skäl. Kontrollera först avtalet och lokala krav på arkivering.
• Låta någon skriva under som inte vet vad som har gjorts. Undertecknaren bör kunna bekräfta de åtgärder som har vidtagits i hela organisationen.

Innan du skriver under

• Kontrollera sekretessavtalets titel och datum.
• Kontrollera avtalets krav på återlämnande eller förstörelse, inklusive metoder och tidsfrister.
• Sök igenom alla lagringsplatser, inklusive e-post, säkerhetskopior, molntjänster och enheter som används av teammedlemmar.
• Ange för varje kategori av information vad som har lämnats tillbaka, förstörts eller raderats, och hur.
• Lista eventuella kopior som behålls, skälet till det och hur de kommer att skyddas.
• Kontrollera lokala regler om arkivering och informationshantering, och be en kvalificerad jurist om råd om informationen är mycket känslig eller om en tvist är sannolik.