Betalningspåminnelse för förfallen faktura

Praktisk guide: Betalningspåminnelse för förfallen faktura

En Betalningspåminnelse för förfallen faktura är en skriftlig begäran till en kund om att betala en faktura vars förfallodag har passerat. Den identifierar fakturan, anger det förfallna beloppet, förklarar hur betalningen ska göras och föreslår ett nytt betalningsdatum.

Vad den är till för

Frilansare, uppdragstagare och tjänsteföretag använder påminnelsen när en kund inte har betalat en faktura i tid. Den skickas oftast med stöd av ett befintligt tjänsteavtal, till exempel ett ramavtal för oberoende uppdragstagare, en uppdragsbeskrivning för frilansuppdrag, ett avtal om mjukvaru- eller webbutveckling, ett avtal om konsult- och rådgivningstjänster, ett avtal för fotografi, videografi och kreativa medier eller ett underleverantörsavtal. Påminnelsen framför begäran på ett artigt och sakligt sätt som värnar om samarbetet.

Använd den som ett tidigt och artigt steg när en betalning är sen. Om flera påminnelser har förblivit obesvarade och ärendet har blivit en formell tvist kan ett skarpare kravbrev eller professionell rådgivning vara lämpligare. Om kunden ifrågasätter själva arbetet kan det vara bra att först lösa den frågan, till exempel med ett slutbesked och godkännande.

Kontrollera det ursprungliga avtalets betalningsvillkor, förseningsavgifter och eventuell tvistlösningsrutin innan du skickar påminnelsen. Regler om förseningsavgifter, dröjsmålsränta och inkasso skiljer sig mellan länder och regioner, så kontrollera lokala krav innan du nämner några avgifter. Be en kvalificerad jurist om råd om beloppet är betydande eller om kunden vägrar betala.

Vem använder den

• En frilansare som följer upp en obetald faktura för utfört arbete.
• En mindre byrå eller studio som påminner en kund om en förfallen projektbetalning.
• En konsult som begär betalning för rådgivning som redan har tillhandahållits.
• En underleverantör som ber en huvudentreprenör att betala för levererat arbete.
• En redovisningskonsult eller kontorschef som skickar påminnelser för ett tjänsteföretags räkning.

Villkor att komma överens om

Fakturanummer och fakturadatum

Identifiera fakturan exakt som den utfärdades, med nummer och datum. Om flera fakturor har förfallit, lista var och en antingen i detta fält eller under ”Ytterligare villkor & bestämmelser”.

Förfallet belopp

Ange det obetalda beloppet och valutan. Om en del av fakturan har betalats, visa det ursprungliga totalbeloppet, det mottagna beloppet och resterande belopp så att kunden kan stämma av mot sina egna underlag.

Ursprunglig förfallodag

Ange det betalningsdatum som står på fakturan eller i avtalet. Det hjälper kunden att se hur länge betalningen har varit utestående.

Hur betalningen görs

Ge tydliga betalningsinstruktioner, till exempel uppgifter för banköverföring eller en betalningslänk, och den referens kunden ska använda. Dubbelkolla kontouppgifterna innan du skickar påminnelsen.

Begärt betalningsdatum

Föreslå ett rimligt nytt datum för betalningen. Håll tonen artig och saklig, och kontrollera avtalet och lokala regler innan du anger några följder av ytterligare försening.

Förseningsavgifter eller ränta

Nämn bara förseningsavgifter om avtalet föreskriver dem och lokala regler tillåter dem. Om du tar med dem, beskriv grunden under ”Ytterligare villkor & bestämmelser” i stället för att lägga till oförklarade belopp.

Vanliga misstag

• Skicka påminnelsen utan att kontrollera om betalningen redan har kommit in. Stäm först av dina underlag för att undvika en pinsam rättelse.
• Ange fel fakturanummer, belopp eller förfallodag. Skriv av uppgifterna från själva fakturan så att kunden snabbt kan hitta den.
• Lägga till förseningsavgifter eller ränta som avtalet inte föreskriver. Kontrollera betalningsvillkoren och lokala regler innan du nämner någon avgift.
• Använda en aggressiv eller hotfull ton i en första påminnelse. En tydlig och artig begäran ger ofta snabbare svar och skyddar relationen.
• Lämna ofullständiga eller felaktiga betalningsuppgifter. Ta med konto, referens och det betalningssätt som kunden förväntas använda.
• Skicka påminnelsen till någon som inte hanterar betalningar. Kontrollera vem som ansvarar för fakturor hos kunden och skicka en kopia till hen om det är lämpligt.

Innan du skriver under

• Kontrollera fakturanummer, datum och belopp mot din bokföring.
• Kontrollera om någon del- eller fullbetalning redan har tagits emot.
• Kontrollera den ursprungliga förfallodagen mot fakturan och avtalets betalningsvillkor.
• Dubbelkolla att betalningsinstruktionerna och referensen är korrekta.
• Välj ett rimligt begärt betalningsdatum och granska påminnelsens ton.
• Kontrollera avtalet och lokala regler innan du nämner förseningsavgifter, och be en kvalificerad jurist om råd om skulden är betydande eller omtvistad.