İş Değişikliği Formu (Kapsam Değişikliği)

Pratik rehber: İş Değişikliği Formu (Kapsam Değişikliği)

İş Değişikliği Formu (Kapsam Değişikliği), bir sözleşme veya iş tanımı kapsamında zaten yer alan işte kararlaştırılan bir değişikliğin yazılı kaydıdır. Asıl sözleşmeyi tanımlar, değişikliği açıklar ve fiyat ile takvimde yapılan düzenlemeleri kayda geçirir.

Ne işe yarar

İş sahipleri ve yükleniciler, proje başladıktan sonra işin genişlemesi, daralması veya değişmesi gerektiğinde iş değişikliği formunu kullanır. Form; serbest çalışan iş tanımı, yazılım veya web geliştirme sözleşmesi, bağımsız yüklenici ana hizmet sözleşmesi, taşeron sözleşmesi ya da kreatif veya fotoğrafçılık sözleşmesi gibi asıl sözleşmeyle birlikte kullanılır. Her iki tarafın aynı güncel plan üzerinden çalışması için neyin değiştiğini kayda geçirir.

Eklenen bir özellik, çıkarılan bir teslim kalemi veya revize edilmiş bir son tarih gibi mevcut bir projedeki tanımlı bir değişiklik için bu formu kullanın. Değişiklik yeni bir proje sayılacak kadar büyükse yeni bir iş tanımı daha anlaşılır olabilir. Taraflar işi tamamen sona erdirmek istiyorsa fesih bildirimi veya karşılıklı fesih belgesi daha uygun olabilir.

Bu formu kullanmadan önce asıl sözleşmede bir değişiklik prosedürü olup olmadığını kontrol edin. Bazı sözleşmeler değişikliklerin adı belirtilen kişilerce imzalanmasını, sırayla numaralandırılmasını veya iş başlamadan önce onaylanmasını gerektirir. Yazılı değişikliklere ilişkin kurallar ülkelere ve bölgelere göre değişir; bu nedenle değişiklik önemliyse yerel gereklilikleri kontrol edin.

Kimler kullanır

• Serbest çalışandan veya ajanstan teslim edilecekleri eklemesini, çıkarmasını veya değiştirmesini isteyen iş sahibi.
• Proje ortasında talep edilen ek özellikleri belgeleyen web veya yazılım geliştirici.
• Bir gecikme veya gereksinim değişikliğinin ardından revize edilmiş takvimi kayda geçiren yüklenici.
• Taşeronla bir kapsam değişikliği üzerinde anlaşan ana yüklenici.
• Ek çekimleri, düzenlemeleri veya kullanımları kayda geçiren fotoğrafçı ya da kreatif profesyonel.

Kararlaştırılması gereken koşullar

Sözleşme veya iş tanımı

Değiştirilen sözleşmeyi başlığı ve tarihiyle tanımlayın ve varsa iş tanımı numarasını ekleyin. Bu, iş sahibinin aynı yükleniciyle birden fazla projesi olduğunda iş değişikliği formunu doğru belgeye bağlar.

İş değişikliği numarası

Her iş değişikliği formuna DF-01, DF-02 gibi benzersiz bir numara verin. Sıralı numaralandırma, değişikliklerin tüm geçmişini ve güncel toplam fiyatı takip etmeyi kolaylaştırır.

Değişikliğin açıklaması

Neyin eklendiğini, çıkarıldığını veya değiştirildiğini, her iki tarafın daha sonra teslim edilip edilmediğini kontrol edebileceği kadar net ifadelerle açıklayın. Değişikliğin asıl kapsamda neyin yerini aldığını belirtin.

Fiyat düzenlemesi

Artışın veya azalışın tutarını ve para birimini belirtin ve bunun sabit bir tutar mı yoksa tahmin mi olduğunu açıkça yazın. Yararlı olacaksa revize edilmiş toplam sözleşme fiyatını “Ek Koşullar ve Hükümler” bölümünde not edin.

Takvim düzenlemesi

Son tarihlerde, aşamalarda veya nihai teslim tarihinde yapılan değişiklikleri kayda geçirin. Takvim değişmiyorsa, hiçbir tarafın ek süre verildiğini varsaymaması için bunu belirtin.

Sözleşmenin geri kalanına etkisi

İş değişikliği formu genellikle asıl sözleşmenin diğer tüm koşullarını olduğu gibi bırakır. Ödeme zamanlaması, kabul kriterleri veya diğer koşullar da değişiyorsa bunu “Ek Koşullar ve Hükümler” bölümünde açıklayın.

Sık yapılan hatalar

• İş değişikliği formu imzalanmadan ek işe başlamak. Kapsam, fiyat ve zamanlama üzerinde önceden anlaşmak, neyin onaylandığı konusunda sonradan çıkabilecek anlaşmazlıkları azaltır.
• Değişikliği “küçük güncellemeler” gibi belirsiz ifadelerle tanımlamak. İlgili özellikleri, sayfaları, teslim edilecekleri veya görevleri tek tek listeleyin.
• Fiyat düzenlemesini boş bırakmak veya para birimi olmadan yazmak. Tutarı, para birimini ve sözleşme fiyatını artırıp artırmadığını ya da azaltıp azaltmadığını belirtin.
• Takvimi ele almayı unutmak. Küçük bir değişiklik bile sonraki aşamaları etkileyebilir; bu nedenle yeni tarihleri kayda geçirin veya hiçbirinin değişmediğini teyit edin.
• Tutarsız veya tekrarlanan iş değişikliği numaraları kullanmak. Her iş değişikliği formunun ve durumunun basit bir kaydını tutun.
• Formu değişiklikleri onaylama yetkisi olmayan birine imzalatmak. Her tarafta değişiklikleri kabul etmeye kimin yetkili olduğunu asıl sözleşmeden kontrol edin.

İmzalamadan önce

• Sözleşmenin veya iş tanımının başlığını, tarihini ve numarasını imzalı asılla karşılaştırarak teyit edin.
• İş değişikliği numarasının önceki değişikliklerin sırasını izlediğini kontrol edin.
• Değişikliğin açıklamasını okuyun ve her iki tarafın konuştuklarıyla uyuştuğunu teyit edin.
• Fiyat düzenlemesini, para birimini ve takip ediyorsanız güncel toplamı doğrulayın.
• Takvim düzenlemesini ve sonraki aşamalara etkisini gözden geçirin.
• Asıl sözleşmenin değişiklik prosedürünü kontrol edin ve her imzalayanın değişikliği onaylamaya yetkili olduğunu teyit edin.