İş Bitirme ve Kabul Tutanağı

Pratik rehber: İş Bitirme ve Kabul Tutanağı

İş Bitirme ve Kabul Tutanağı, iş sahibinin bir sözleşme veya iş tanımı kapsamındaki işi ya da teslim edilecekleri aldığını ve kabul ettiğini gösteren yazılı kayıttır. Kabul tarihini, varsa eksik kalan kalemleri ve artık ödenmesi gereken son ödemeyi not eder.

Ne işe yarar

İş sahipleri ve yükleniciler bu tutanağı bir projenin veya aşamanın sonunda, kararlaştırılan işin teslim edildiğini ve kabul edildiğini kayda geçirmek için kullanır. Serbest çalışan iş tanımı, yazılım veya web geliştirme sözleşmesi, bağımsız yüklenici ana hizmet sözleşmesi, taşeron sözleşmesi, kreatif veya fotoğrafçılık sözleşmesi ya da danışmanlık sözleşmesi gibi asıl sözleşmenin ardından gelir. Ortak bir kabul kaydı, projenin kapatılmasına ve son faturanın düzenlenmesine yardımcı olabilir.

İş sahibi kabulü tamamen veya listelenen istisnalarla teyit etmeye hazır olduğunda bu belgeyi kullanın. İş sahibi henüz memnun değilse ve işte değişiklik gerekiyorsa önce sorunları kayda geçirin ve sonraki adımlar üzerinde anlaşın. Proje sırasında kapsamın kendisi değiştiyse kabulden önce bir iş değişikliği formunun imzalanması gerekebilir.

Asıl sözleşmede test süreleri, kabul kriterleri veya zımni kabul kuralları gibi kabul prosedürleri olup olmadığını kontrol edin. İşin kabul edilmesinin, garantiler ve sonraki talepler dahil sonuçları ülkelere ve bölgelere göre değişir ve sözleşmeye bağlıdır. Proje önemliyse veya kalite konusunda anlaşmazlık varsa yetkin bir avukata danışın.

Kimler kullanır

• Bir web sitesinin, uygulamanın veya yazılımın kararlaştırıldığı şekilde teslim edildiğini teyit eden iş sahibi.
• İş sahibinden tamamlanan bir projeyi veya aşamayı onaylamasını isteyen serbest çalışan ya da ajans.
• Nihai raporu teslim ettikten sonra danışmanlık görevini kapatan danışman.
• Taşeronun tamamladığı iş paketini kabul eden ana yüklenici.
• İş sahibinin nihai görselleri veya medya içeriğini onayladığını kayda geçiren fotoğrafçı ya da kreatif profesyonel.

Kararlaştırılması gereken koşullar

Sözleşme veya iş tanımı

İşin yapıldığı sözleşmeyi başlığı ve tarihiyle tanımlayın. Tutanağın doğru işle ilişkilendirilmesi için varsa iş tanımı veya proje numarasını ekleyin.

Kabul edilen iş veya teslim edilecekler

Belirli aşamalar, özellikler, dosyalar veya raporlar gibi neyin kabul edildiğini ve ne zaman teslim edildiğini listeleyin. Her iki tarafın neyin kapsandığını ve neyin kapsanmadığını anlayabileceği kadar net olun.

Kabul tarihi

İş sahibinin işi kabul ettiği tarihi kayda geçirin. Bu tarih, asıl sözleşme kapsamındaki garanti süreleri, destek yükümlülükleri veya ödeme zamanlaması açısından önemli olabilir.

Eksik kalemler veya istisnalar

Bu alan isteğe bağlıdır. Hâlâ tamamlanması veya düzeltilmesi gereken küçük kalemleri, mümkünse beklenen tarihleriyle listelemek için kullanın. Alanı boş bırakmak eksik bir şey olmadığı anlamına gelir; bu nedenle dikkatle kontrol edin.

Artık ödenmesi gereken son ödeme

Artık ödenecek tutarı, para birimini ve ödeme zamanlamasını belirtin. Ödemenin bir kısmı eksik kalemler tamamlanana kadar tutulacaksa bunu açıkça yazın.

Kabul sonrası garanti ve destek

Birçok sözleşme kabulden sonra bir destek veya düzeltme süresi öngörür. Bunu not etmek isterseniz “Ek Koşullar ve Hükümler” bölümüne kısa bir atıf ekleyin.

Sık yapılan hatalar

• İşi incelemeden veya test etmeden kabulü imzalamak. Önce her teslim kalemini kararlaştırılan kapsam ve kabul kriterleriyle karşılaştırın.
• Kabul edilen işi “proje” gibi çok genel ifadelerle tanımlamak. İleride sorular yanıtlanabilsin diye kapsanan aşamaları, özellikleri veya dosyaları listeleyin.
• Bilinen sorunları eksik kalemler alanına yazmamak. Küçük görünseler bile bunları hedef tarihleriyle kayda geçirin.
• Sözleşme ve iş değişikliği formlarıyla uyuşmayan bir son ödeme tutarı belirtmek. Tutarı ilk fiyattan, düzenlemelerden ve zaten yapılmış ödemelerden yeniden hesaplayın.
• Proje sırasında imzalanan iş değişikliği formlarını unutmak. Kabul edilen işin nihai, güncellenmiş kapsamı yansıttığından emin olun.
• İş sahibi adına işi kabul etmeye yetkili olmayan birine imzalatmak. Asıl sözleşmeye göre teslim edilecekleri kimin onaylayabileceğini kontrol edin.

İmzalamadan önce

• Sözleşmenin veya iş tanımının başlığını, tarihini ve numarasını teyit edin.
• Listelenen her teslim kalemini kararlaştırılan kapsam, iş değişikliği formları ve kabul kriterleriyle karşılaştırın.
• Kabul tarihini ve garanti veya destek süresiyle ilişkisini kontrol edin.
• Tüm eksik kalemleri veya istisnaları, mümkünse hedef tarihleriyle listeleyin.
• Para birimi, zamanlama ve varsa tutulan tutar dahil son ödemeyi yeniden hesaplayın.
• Asıl sözleşmenin kabul prosedürünü ve yerel gereklilikleri kontrol edin; kalite tartışmalıysa yetkin bir avukata danışın.